今回は「5S活動を失敗させる社員の心理」についてお話をさせていただきます。
5S活動に上手くいっていない会社にはこんなパターンがよくあります。
- 5S活動の知識はあるのに全然定着しない
- 以前は活動していたのにいつのまにかフェードアウトしてる
- 活動はしてるけど一部の人だけの活動になってる
あなたの会社ではどうでしょうか？
5S活動がうまくいかないのには理由があります。
今日はその中でも、社員の心理的な観点から「これをやってると5Sに失敗する」という3つのパターンをお伝えします。
- 「トップダウンでの活動」
- 「大人数での会議」
- 「部下の意見を否定している」
◆まず一つ目「トップダウンで活動をしている」
あなたの会社で、こんなことはありませんか？
上司から「今月から5S活動をするぞ！」と言われて、「5S？何かよく分からないけど上司がそういうからとりあえず言う通りしとこう」という感じで続けている。
反対に上司や経営者の方が部下に丸投げして、ほったらかしにしてたり、言うだけ言って自分は参加してないという状態。
このようトップダウンで行う5S活動はあまりよくありません。
トップダウンで5Sを行うと、社員の心理にこんなことが起こります。
- めんどくさいけど命令だからやるしかない
- 何をすればいいかわからないから指示を待とう
- 自分がやらなくても誰かがやってくれるだろう
- 活動について意見があるけど言いづらい
こんな心理状態では、すぐに活動が滞ってしまいます。
「5S活動を社内で取り入れる！」というところまでは上司の判断でOKです。
でもその先、本気で社内に5S活動を定着させたいのであれば、トップダウンではなくボトムアップで進めてください。
まずはみんなで話し合って一人ひとりから意見を聞きながら目標を立て、計画を立てて実行する。
実行したらやってみてどうだったか、次はどうするかを定期的に話し合う場を設ける。
そしてそこには上司の方も積極的に参加してください。
そうすれば、時間はかかりますが必ず5S活動は活性化していきます！
◆失敗する理由２つ目「大人数で会議をしている」
あなたの会社で、5Sの話し合いや計画を立てる会議などを、大人数での会議形式でやってるということはないでしょうか？
会議は、人数が多ければ多いほど、意見は出しにくくなります。
大人数の社内会議では、「意見はありませんか？」と質問をしても、社員からはあまり意見が出で来ず、結局、発言しているのは、役職者ばっかり、そういう会社よくあります。
でもこれでは、社員が参加している意味がありません。
そういう会議の時の、社員の心理状態はだいたいこんな感じです。
- 言いたいけど自分の意見に自信がない
- みんなの前で言うの苦手
- 自分が意見しなくても誰かが発言してくれるだろう
こういう心理は、会議の人数が多いほど生まれやすくなります！
でもこれだと本来の会議ではなく、単なる報告会です。
社員はいつまで経っても、受け身、やらされ、他人事です。
この5S活動を早く定着させるには、社員が自分で考えて意見やアイデアを出すことが、とても重要になってきます。
そのためには、社員が意見やアイデアが出しやすい環境を整えてあげなければいけません。
ということで、会議は意見が言いやすいように、大人数ではなく少人数でグループを作って行ってください。
人数は4名から6名ほどが理想です。
それくらの人数になると、大人数ほど恥ずかしくないし、自信がなくても言いやすいです。
また、自分が意見しないと会議が進まない状態になるので、みんなが自分事として考えやすくなります。
もし今会議を全体でやってるという会社は、ぜひ小グループで話し合ってください。
そのあと、全体で発表して、意見をまとめるという形が理想的です。
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◆失敗する理由３つ目「人の意見を否定している」
例えば、5S活動について社員がせっかく勇気を振り絞って意見を言ったのに、上司が「それは無理」「それは考えが浅い」という風に、すぐに社員の意見を却下したり、否定したりしている、というようなことはないでしょうか？
これをしてしまうと社員は
「人に意見を聞いといて、聴く耳を持ってないんだったら最初から聞くなよ...」
と思ってしまいます。
そうなると、社員はだんだんと意見を言わなくなってきます。
それが続くと、社員の心理はこうなります。
「この会社は聞く耳をもってないから意見いうだけ損！」
結果、社員はもう意見を言わなくなってしまいます。
5S活動で「どの場所から」「どう改善していくか」ということに正解・不正解はありません。
5S活動は、社員が自分たちの職場を見て、どこが汚いか、どこが非効率か、どこが危険か、という気づきから始まります。
そして、それに対して「どう改善したらいいか」という社員の意見やアイデアによって進んでいきます。
だから社員が何かに気づき、意見やアイデアを出してくれないと活動は途絶えてしまいます。
もし仮に社員のアイデアで上手くいかなくても問題ありません。
また話し合って、次のより良いアイデアを待ちましょう。それが「改善活動」です。
この考える、実行する、反省する、改善するというプロセスが、社員をどんどん成長させてくれます。
5Sで失敗しても会社に大した損失はありません。
それよりも社員の成長という会社にとって大きな利益があります。
上司の方は社員のアイデアを否定せず「いい意見だな」と、受け入れる姿勢で話を聞いてあげてください。
そうすれば、社員は積極的に意見やアイデアを出すようになります。
その自分のアイデアで成果が出てくると自信にもなり、活動がどんどん自主的になってきます。
まとめ
社員の心理的な観点から「これをやってると5Sに失敗する」というパターンはこの三つ。
- トップダウンでの活動
- 大人数での会議
- 部下の意見を否定している
これに対して取り組んでいただきたいのが
- ボトムアップで活動する
- 会議は小グループで行う
- 部下の意見を否定しない
この三つです。
いかにして社員が自主的に動いてくれるように取り組めるかが5S活動を継続する秘訣になります。
