3Sとは、整理・整頓・清掃の活動のこと。
3つの頭文字を取って3S（サンエス）と呼びます。
3S活動とは、製造業や病院などで取り組まれている職場環境を整える活動で、トヨタなどで、実施されている5S活動（整理、整頓、清掃、清潔、しつけ）の、最初の3つの活動です。
3S活動とは？整理・整頓・清掃それぞれの意味
それぞれの意味合いはこのようになっています。
- 整理（Seiri）
要るモノと、要らないモノを分類し、要らないものを捨てること - 整頓（Seiton）
要るモノを、誰にでも、すぐに取り出せるようにすること - 清掃（Seisou）
ゴミや汚れがないピカピカな状態を維持すること
3S活動は、整理→整頓→清掃の順番に活動します。
まず最初に「整理」を行い、モノを分別し、要らないモノを徹底的に処分します。
整理で要らないモノがなくなったら、次に「整頓」を行い、モノを素早く楽に、より効率的に使えるように配置・収納します。
そして「清掃」で、綺麗な状態を維持できるように基準やルールを決めて実施していきます。
この3Sがしっかり維持できる仕組み（標準化）を作っていくことが、5S活動の「清潔」。
それが全社員で習慣的に無意識に守れる状態にしていくのが5Sの「躾」です。
このように、5Sが定着した組織を作るために徹底して取り組むのが3S活動なのです。
3S活動に取り組む意味・目的
「5S活動やってます」と言っておられる会社はたくさんあります。
しかし、多くの場合「なぜ3S活動が必要なのか？」の、本当の意味や目的を理解せずに行っている会社が多くあります。
そういう会社では、「3S活動を行う意味や目的をきっちり説明できる人」がおらず、「掃除を行うだけの活動」だったり、「モノをきれい並べるだけの活動」になっているなど、会社を綺麗にするために行っていたり、いつしか3S自体が目的になっているというケースも少なくありません。
3S活動はあくまで手段であり、目的ではありません。
3S活動にはしっかりとした目的があります。
それが、
- ケガや労災事故のない「安全な職場」
- 時間やお金や作業にムダのない「効率的な職場」
- 心身ともにストレスのない「快適な職場」
を作ること。
つまり働く人にとってより働きやすい環境を作ることです。
3S活動の本当の目的
これらの3S活動の目的の先には、それよりも大切な3Sの本質とも言える真の目的があります。
それは「ルールを決めて、必ず守れる風土を作ること」です。
3S活動を定着させるためにには、ただ単に整理・整頓・清掃を行っていくだけではなく、社員同士で話し合ってルールを決めてくことが必要不可欠です。
- 「整理」では、不要なモノを増やさないためのルールを決める。
- 「整頓」では、作業を効率よく行うためのルールを決める。
- 「清掃」では、会社を綺麗に維持するためのルールを決める。
そして、これらのルールを守っていくための工夫や仕組みを作っていくこと、これが活動の要となります。
これを徹底して行い、会社全体で継続的に実践することができれば、会社は自ずと「ルールを守れる風土」に変わっていきます。
これが5S活動の最後の「しつけ」の状態にあたります。
3S活動のメリット
3S活動の大きなメリットは、会社や業務の中にあるムダをなくすことで、商品やサービスの品質を高め、納期を早め、コストを下げられることです。
会社には多くのムダが潜んでいます。
モノを探すムダ、場所のムダ、チェックのムダ、動作のムダなど様々。
それらは、ムダな時間を生み・ムダな労力を使い・ムダなお金の出費に繋がります。
3Sの整理によって不要なモノを処分していけば、たくさんのスペースが生まれてきます。
普段はモノを置いている場所ごとへのコスト意識があまりないかもしれませんが、場所には全て家賃がかかっています。
モノが多ければ多いほど、それを置くために場所を使い、それらを管理する為のコストもかかってきます。
3Sを徹底していくと、このようなムダなスペースは、生産性を高めるためのスペースに変えていくことができます。
また整理をすることで必要・不必要の判断基準がしっかりできれば、いらない買い物もしなくなってきます。
次に整頓を行うことで、モノを使いやすく、見つけやすくしていけば、まず探しモノがなくなります。
モノを探している時間は、何も生み出していません。
それはただの時間のムダであり、労力のムダ。
その時間に給料が発生しているのでお金の無駄になります。
またモノが使いやすくなればなるほど、作業は速く楽になり、業務効率が上がり、作業スピードが速くなります。
このように整理・整頓によって、多くのムダが取り除くことができるため、トヨタでは、5Sの中でも整理整頓の2Sをとても重要視しています。
こうした活動を徹底して続けていくと、社員一人ひとりがムダを意識するようになります。
これはコスト意識につながります。
儲かる会社を作るためには、この社員一人ひとりのコスト意識はとても大切で、社員数が多いほど会社の利益に大きく影響します。
そして清掃のプロセスで、しっかりときれいな状態を維持できれば、会社に来られたお客様にも良い印象になります。
ピカピカで整理整頓された会社で作られたモノと、そうでない会社で作られたモノ、まったく同じクオリティの製品だった場合、どちらから購入されるでしょうか？
また、いかに汚れないようにするか？を考えるのも3Sの清掃活動の大事なポイント。
清掃のクオリティを維持しながら掃除の時間を減らしていくことも、ムダの削減になります。
これらのムダをなくす活動が会社のQDCを向上させ、利益アップにつなげていくことができます。
3S活動で得られる人材育成としてのメリット
3S活動で効果的を大きく出すには、ボトムアップ形式で行うのが理想です。
5Sの指導はトップダウン？ボトムアップ？最大限に効果を発揮する方法
これは3S活動を社員たちが主体となって、定期的に集まって話し合い、計画を立て、改善活動を行っていくやり方です。
また、この話し合いはどは一部のリーダーが3S委員だけが行うのではなく、社員全員参加で行うのが理想です。
トップダウンで、上司やリーダーが決めたことを部下に実行させていくやり方だと、社員は受け身になってしまい、自主的に考えたり行動できなくなってしまいます。
結果いつまで経ってもやらされ感のぬぐえないまま活動を続ける状態になります。
反対に、ボトムアップ形式で、全員で話し合い、みんなから意見を聞き出し、全員で計画を立てて実行するという活動を行っていくと、次第に活動が社員主導に変わってきます。
ここからは、3S活動でなぜ社員の自主性が育まれるのかを具体的に見ていきます。
１．「気づく力」が養われる
社員主体で進める3S活動は、まず自分たちの職場をパトロールし、「どこが問題なのか？」を観察することから始まります。
- なぜ乱れているのか？
- なぜ物が多いのか？
- なぜそれがそこに置かれているのか？
- なぜこんなにたくさんあるのか？
- なぜそれは必要なのか？
- なぜ清掃していないのか？
- なぜ非効率なのか？
- なぜルールが守れないのか？
定期的に3Sパトロールを行い、自社を俯瞰し、この「なぜ？」を繰り返していくことで、だんだんと「なぜ？」幅が広がってきます。
するとこれまで気づかなかったことにまで気づくようになってきます。
気づきの力が磨かれると、それが次の改善に繋がります。
２．PDCAが身に付く
3Sパトロールで発見した「なぜ？」を集めたら、次に行うのが話し合いです。
全員でそれらの問題を突き詰めて、改善策を話し合います。
そして計画を立て、実行します。
実行したらそれで終わりではなく、上手くいったかどうかを振返って検証します。
上手くいかなかった場合は「なぜ上手くいかなかったのか？」、実行できなかったら「なぜ実行できなかったのか？」などを話し合い、対策を立て、計画し、実行…
このプロセスを定期的にに行うことで、自然にPDCAサイクルを体得することができます。
3S活動でこのPDCAを学ぶメリットは、失敗しても会社として大した痛手を負わないことです。
社員にある程度の権限を持たせて活動させることで、成功体験をさせることができ、モチベーションをさらに高められます。
３．自主性が育つ
改善活動を回を重ねるごとに社員たちは
- どうすればもっと早くなるのか？
- どうすればもっと楽になるのか？
- どうすればもっときれいになるのか？
- どうすれば汚れないのか？
と考えるようになり、「よりよい方法を求めた改善活動」に変わっていきます。
このプロセスを通して、社員たちに自然と問題解決の思考がつき始め、これまでいつも受け身だった社員が、だんだんと自主的に考えて動くようになり、指示待ちだった社員は自ら何かを生み出す人材に変わります。
４．ホウレンソウができるようになる
話し合いを繰り返し経験するとこで、徐々に発言する回数も増え、コミュニケーション不足も解消されます。
報告・連絡・相談もできるようになってきます。
また、部署を越えて話し合う機会などを定期的に持つことが出来れば、部署間でのコミュニケーションやホウレンソウまでスムーズになります。
社内の風通しもよくなり、組織全体が活気づいてきます。
会社に危機的状況が訪れれば、必ず社員同士が協力し合い、一致団結して問題を解決しようとする風土になってくれます。
3S成功のポイント
「3S活動を行っている」という会社でも、実際に伺ってみると「ただの清掃活動」になってしまっている会社を良く見受けます。
それも一部の社員のみが行っていて、「上司は参加していない」ということがよくあります。
3S活動は会社全体で計画的に取り組むことがとても重要です。
会社全体で計画的に取り組まなければ、人任せになってしまい、単発で終わる可能性が大いにあります。
5S活動が続けられない原因のほとんどはそこにあります。
3S活動の成功の秘訣は「全員で話し合ってルールを決める」ことから始めることです。
その為にはしっかり話し合う時間が必要になってきます。
「忙しくてそんな時間がない」と言って、整理整頓を後回しにして仕事を続けていけば、職場環境が悪くなることはあっても、良くなっていくことはありません。
3S活動継続の手法「活動報告会」
3Sを継続させる効果的な手法は、定期的に（月一回程度）全員で集まって活動報告する会を開くことです。
各部署での3S活動がどのように進んだか、どんな成果が出たかなど、ビフォオーアフターの社員が入った活動報告資料を作成し、月に1回程度の頻度でお互いにプレゼンし合う機会を作ってください。
他部署の活動報告を確認することは、互いに刺激を与え合うことになります。
改善のアイデアが良ければお互いにパクり合うことで水平展開します。
また、負けず嫌いな写真がいれば、対抗心によって活動が活性化します。
報告資料の作成自体にも効果があります。
自部署の活動を改めて振り返って確認でき、時間が経てば昔の資料を見て「こんなに変わったんだ」と自分たちの頑張りや成長を改めて実感できます。
報告会で集まったらお互いに意見し合い、その反省から改善策などを話し合い、次の計画を立てるようにしましょう。
そして実際に活動を行い一ヶ月後に再び報告会を開く。
これを定期開催すれば、自ずとPDCAを身に着けられます。
3Sは仕事の一部
3S活動は単なる「お片付け、お掃除」の活動ではありません。
また、注意喚起を促すだけのスローガンでもありません。
トヨタなどでは、「5Sは仕事そのもの」と言われ、企業にとっての基礎体力だと言えます。
組織を変えていくには、一人ひとりのという小さな習慣を変えていくことから変えていかなければいけません。
そのための基礎が3S活動なのです。
まずは何のためにする活動なのかを明確にして、しっかりと話し合って目標を立てから活動に取り組んでください。