「5S活動の進め方がわからない」「5S活動を導入したけど定着しない」こういった悩みはよく聞きます。
その理由として、もっとも多いのが「そもそもやり方がわからない」というものです。
今回はそんな方の為に、これまで弊社が5S研修で行ってきたノウハウから5S活動の効果的な進め方をご紹介しています。
5Sとは？5S活動の意味と目的
5S活動を始められる多くの方が「活動の意味をちゃんと理解していない」という現実があります。
そこで、まずは5S活動の意味と目的からお伝えしていきます。
5S活動の意味とは
5S活動とは、5の「S」のつく言葉「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の略で、日本の製造業発祥の取り組みです。
この5Sには、それぞれ以下のように意味があります。
- 整理
要るモノと、要らないモノを分類し、要らないものを捨てること - 整頓
要るモノを、誰にでも、すぐに取り出せるようにすること - 清掃
ゴミや汚れがない綺麗な状態を維持すること - 清潔
3S（整理・整頓・整頓）が維持されている状態 - しつけ
3Sが定着し、決められたことを守れる風土になっている状態
5S活動は単なる「職場を片づける活動」「職場を綺麗にする活動」ではありません。
5Sとは、あらゆるビジネスの基本です。
5Sで有名なトヨタでは、「何事も5Sから始まる」と言われ、入社後は一番最初に5Sを叩き込まれ、5Sを理解しなければ車の整備すら担当させてもらえないそうです。
トヨタの5Sとは？整理・整頓で儲かる企業体質を作るトヨタ式5S活動
会社全体が整理・整頓・清掃を徹底し、当たり前にできる状態にしていくこと。
これが商品の品質を上げ、納期を早め、コストを削減し、会社を利益を生み出す企業体質に生まれ変わらせます。
いかなる業種も関係なく、5Sはただの片付けや掃除ではなく、「仕事そのもの」だと認識することが大切です。
5S活動の目的とは
5Sに取り組む理由は、大きく三つあります。
それが「安全」「快適」「効率的」です。
5Sの目的に関してはこちらにくわしく書いてあります。
5S活動の目標設定の必要性
5Sの具体的な取り組みの前に、考えていただきたいことがあります。
それは「あなたの会社が何のために5S活動に取り組むのか」です。
5Sはその会社が続く限り改善を繰り返していく、終わりなき活動です。そのため目的なしでは続きません。
5S自体に目的やメリットはあるのですが、なぜ5Sに取り組む必要があるのか、その理由は会社によって微妙に違います。
事故が多い会社では、まず「安全」にフォーカスする必要があるし、不良品が多い会社では「ミスをなくす」ということを目的にする必要があります。
病院や病棟など、看護・医療現場や、食品工場などでは「衛生」を目的に5Sを行っています。
経営者の方が「社員教育のため」として導入するとしても、それでは社員のモチベーションが上がらず浸透しません。
つまり立場によっても目指すものが違ってくるということです。
そこで、活動を始める際には、自社がなぜ5Sを行うのかを、会社全体でしっかり話し合う必要があります。
弊社の5S研修でも必ず活動キックオフの時に、チームごとの目標と「5Sでどんな会社にするのか」という会社のビジョンを決めていただいています。
社員一人ひとりが、自分の職場で5Sを行う意義を理解することから始めてください。
そして、それに沿った目標を立て、スローガンを決めてから、活動をスタートさせましょう。
目標があやふやなまま活動を開始してしまうと、手段が目的となり、社員はただやらされ感のまま、次第にフェードアウトしてしまうことになります。
5S活動のスローガン/標語の例と5Sスローガン・目標の作り方
効果的な5S活動の進め方
5Sと言っても、実際に行うのは、最初の「整理」「整頓」「清掃」の「3S活動」です。
「3S活動」は5Sの基礎であり、要となる活動です。
この3Sを徹底していくと「清潔」な状態となり、習慣化すると「躾」の状態となり、5S達成に繋がります。
そしてこの活動は順番がとても重要で、まずは整理からスタートさせます。
5S進め方①整理（Seiri）
5S活動でまず最初に行うのが「整理」です。
整理とは「要るモノと、要らないモノを分類し、要らないものを捨てること」です。
整えることではなく、「処分すること」が重要です。
そこで、まずは不用品を「見える化」するために「赤札作戦」を実施しましょう。
赤札作戦は、このような赤い札を
「要るか要らないか分からない」「たぶん要らないだろう」といったモノに貼り付けます。
そして、要らないと判断されたものは処分して、置いておくと判断されたものは、「いつまで置いておく」という期限をはっきり決めて、一括保管します。
期限が来たら処分し、まだ捨てないと判断されたら、期限を改めて保管します。
また、日常使っているモノでも、「どうなったら捨てる」という基準を決めていきます。
期限なのか、状態なのか、定量なのか、それぞれ一つひとつにルールを決めます。
このようにしてモノを管理することで不用品は減らしていくことができます。
整理について詳しく知りたい方はこちら。
5S進め方②整頓（Seiton）
整頓は「要るモノを、誰にでも、すぐに取り出せるようにすること」。
大事なのは見栄え良く整えることではなく、モノがいかに効率よく使えるようにするか。
つまり徹底したモノの管理ができる仕組みづくりをすることが整頓。
整頓には上手に進めるためには、以下の3つのステップで進めて下さい。
ただし整頓は整理が終わって不要なモノが無くなってから進んで下さい。
不要なモノが残っている状態では、本当の整頓ができません。
かならず整理が終わってから実施して下さい。
定位置を決める
探しモノの原因は、モノの住所が決まっていないことです。
そこで、まずはモノの定位置を決めることから始めます。
一つひとつのモノを、使用頻度、使いやすい高さ、使いやすい置き方などを考慮して、もっともベストな位置に配置しましょう。
適正量を決める
位置が決まったら、数量も確定しましょう。
多過ぎず、少な過ぎずを維持できるように、もっとも適正な量を見つけ出しましょう。
そして、その数量を一定に維持できるように仕組み化してしまいましょう。
こちらは、弊社が研修を担当していている(有)伊藤歯車製作所様の事例です。
最大何点持ち、最小何点になったら、何点発注するかを決め、発注先、注文の品番まで表示しています。
誰でも発注でき、適正量を維持できる仕組みが出来ています。
標示をする
定位置と適正量が決まったら、その場所にラベル・看板などの標示をしていきましょう。
モノと場所が対になるように表示するのがコツです。
こちらは弊社研修担当の(株)ホーム・アート様の例です。
このようにモノと場所が対になるように両方に標示をすれば、より確実に戻すことができます。
新入社員がいちいち誰かに聞かなくても見つけることができます。
5S進め方③清掃（Seisou）
整理整頓が終わったら、次は清掃活動に入っていきます。
清掃活動と言っても、ただやみくもに掃除をするだけでは、3Sの清掃とは言えません。
3S活動における清掃とは「ゴミや汚れがない綺麗な状態を維持すること」です。
重要なのは「維持すること」です。
そして、維持するためにはルール化・仕組み化することが必要です！
清掃も3つのステップで進めていきましょう。
綺麗の基準を決める
綺麗な状態を維持するためには、全社員が「同じ基準の綺麗な状態」を認識していなければいけません。
ある人にとって「綺麗だ」と感じる状態でも、別のある人にとっては「綺麗ではない」と感じることはあります。
人によって「綺麗の基準」がまちまちの状態では、同じ綺麗な状態を維持することはできません。
そこでまずどれくらいまで綺麗にするのかを具体的に決めます。
「ゴミクズのない状態」なのか「ホコリのない状態」なのか「チリ一つないピカピカ反射するぐらいの状態」なのか、場所ごとにまずゴールを設定をします。
清掃のルールをきめる
基準が決まったら、次はそれに向けてどのように清掃活動を継続していくかのルールを決めます。
「いつ」「誰が」「どのように」清掃を行うのか、あらかじめ設定し、表にしましょう。
同時に清掃マップも作って、各場所の担当者を決めましょう。
継続の仕組みを作る（5Sチェックシートなど）
ルールを決めただけでは、継続できません。
そこで継続できるような仕組みを作ります。
一番の定番はチェックシートの活用です。
チェックシートを使い、「やったか、やっていないか」を見える化しましょう。
出来ていなければ、「なぜできないか」「どうやったらできるか」という改善活動を行い、できるように工夫していきましょう。
5S活動ラボ監修「5Sチェックリスト」無料ダウンロードはこちら
3S活動の徹底～仕組み化
3S活動の具体的な手法はここまで、これを徹底して継続していくことで「清潔」の状態になります。
それが習慣化して全社員にとって当たり前になると「躾」の状態です。
それを実現するためには、維持継続するためには「仕組み化」が必要です。
本来の業務と関係のない「整理・整頓・清掃」の活動は、好きな人でない限りは面倒な作業です。
忙しくなると後回しになりがちです。
単発で終わってしまうと、それは「ただきれいにする活動」です。
それでは5S活動の本来の目的には到達できず、そこで得られるはずの多くのメリットは得られません。
そして片付けは、しっかりルールを作って守っていかなければ、必ずリバウンドが起こります。
せっかく片付けても、いつしかモノがいっぱいで使いにくい状態に戻り、また片づけて、また戻って、と無駄な片付け作業の繰り返しです。
しかし、しっかりルールを決めて、短い時間でも日々習慣的に行えば、多くのムダがなくなり、常に快適に、効率的に本来の業務を行えるようになります。
そうなると大掃除すらいらなくなります。
そうなるように、しっかり継続できるように仕組み化していくことが、5S活動成功の為に欠かせない要点となります。
ルールは全員で決める
5S活動は、本来全社を挙げて行う活動です。
お読みいただいて分かる通り、この活動は「ルールを決める」「ルールを守る」ということが一番の要点になってきます。
5S活動は「ルールを決める活動」と言っても過言ではないです。
全員で話し合ってルールを決め、それを守って活動していく。
これが5S活動の「躾（しつけ）」に繋がっていきます。
弊社のコンサルティングでも、基本的に「社長も含む全社員」に参加していただいています。
役職関係なく、全員でしっかりとルールを守っていくことが活動の浸透を早めてくれます。
もし全社で行うのが現時点で不可能な場合も、できるだけ広い範囲で行えるようにしてください。
例え一部でも、徹底して行っていれば、必ず成果が表れます。
そして、その良さというのは、必ず伝わり、活動が伝染していきます。
5Sを定着させて成果を出すために
5S活動に取り組む会社の中には、しっかりと定着させて利益をまで上げている企業がある一方、多くの会社では5Sを社内に定着させられずフェードアウトしてしまっています。
そんな5Sが続かない会社にはいくつかの共通した特徴があります。
- そもそもやりたくない
- 目的が明確でない
- 「忙しい」を理由に後回しにする
- 部下に丸投げしている
- ルールがない、ルールが守られていない
このような会社で継続させるために、整理・整頓・清掃の活動と同様に、5S活動そのものの「仕組み化」が必要です。
しっかり計画を立て、実践、検証、改善していくというPDCAサイクルを繰り返していくこと。
これによって少しずつ定着していきます。
そうやって5S活動を続けていくとまた様々な問題が出てきます。
停滞、マンネリ、温度差、反対派の存在などです。
問題が出たら、それら一つひとつを、議題に上げ、社員全員で話し合い解決策を見出していく。
それが5S活動の醍醐味であり、5Sの効果を最大限に引き伸ばしていく要素になります。
5S活動の進め方まとめ
最後に5S活動（3S活動）の進め方の要点まとめです。
- 整理
- 赤札作戦
- ルールを決める
- 整頓
- 定位置を決める
- 適正量を決める
- 標示をする
- 清掃
- 綺麗の基準を決める
- 清掃のルールを決める
- 継続できる仕組みを作る
- 整理
とにかく1日1分でも毎日続けることが大切です。
5Sの最終ステップ「躾」は、習慣の賜物です。継続は力なり。
簡単なことからで大丈夫です。本ページの5Sの進め方を参考に今できることから始めていきましょう。
