今日はホームページからのお問い合わせを頂き、愛知県の会社様を訪問しました。
こちらの会社様は独自で3年半前から懸命に5S活動に取り組まれているのですが、
- 5Sがリーダーに任せきりの活動になっている
- 「自分たちで意識して取り組んでいこう」という意識が少ないので、ある一定のレベルから活動が進まない
こういった理由から今回ご相談頂きました。
活動を伺っていると、毎週5S推進部のメンバーでパトロールを行なったり、掲示板に活動の様子が分かるように見える化したりと、継続する仕組みも整っていました。
でも、なぜだか全社員に浸透しない...
ということで今回は、「なぜ5Sが全社に浸透しないのか？」「どうすればもっと積極的に前のめりに活動をしてくれるのか？」
これらについてご説明して、解決する方法をしっかりご提案させていただきました。
5S活動が浸透しなかった理由
まず問題点は、「活動が完全な5Sリーダー任せ」になっていることでした。
5Sパトロールは担当のリーダーだけが行っていて、そこで指摘が挙がったものを、各部署のリーダーがそれにそって改善するだけ。
つまり完全な5Sリーダーだけの活動になってしまっていることが問題でした。
5S活動は、リーダーだけが頑張っても浸透はしません。
結局リーダー任せになり、他の社員からはあまり意見は出ず、頼まれてもやらされ感のまま活動することになります。
全員が積極的に参加するようになるには、そのためのアクションが必要です。
5S活動に全員を巻き込むための改善策
今回は大きく3つのことを提案させてもらいました。
- 社員1人ひとりが5S活動についてどう思っているかヒアリングすること
- みんなで話し合って決めていくこと
- 活動に対して評価（認める）ことを意識的にすること
１．社員1人ひとりが5S活動についてどう思っているかヒアリングすること
これは、弊社が5S活動の研修（コンサル）をさせて頂くとき、活動開始前に必ず行っていることです。
最初に個人面談を行い、1人ひとりに「5S活動をどう思っているのか？」や、「現状に不満や問題に感じていることはないか」を聞かせて頂きます。
それらを受け止めた上で、5S活動のメリットや、どのような活動を行っていくのかお話しして、協力を仰ぎます。
ただ、どの会社にも反対派の方は一定数必ずいらっしゃいます。
そんな方々にもしっかりと説明をします。
そこで全ての方のお気持ちを覆すことはなかなかできませんが、活動が始まってだんだんと成果が現れ、ご自身でメリットを実感されると、少しずつ「5Sは素晴らしい活動なんだ」ということにお気づきになります。
すると少しずつですが活動に参加して下さるようになります。
まずは、最初に全員に理解し、把握して頂くことが大事です。
これを行うか否かで、活動の浸透具合は大幅に変わります。
２．みんなで話し合って決めていくこと
こちらは弊社がお勧めしている「全社員参加型」の活動です。
定期的に全員で集まって5S会議を開き、
- どこをどう改善していくか
- 具体的にいつ、どんな改善を行うか
- 前回の活動はどうだったか
- 今後どのようなルールを設けるか
などを全員で話し合って決めます。
全員が話し合いに参加すれば、今どんな活動をしているのかを全員で把握することができます。
この際にチームごとに、今回どんな活動をしたか、どのような成果を出したのかを、報告し合うのが効果的です。
これを行うと、例えば良いアイデアは「うちの部署でも取り入れよう」ということで、波及していきます。
また、活動の遅れているチームや積極ではないチームも、頑張って活動して成果を出しているチームの報告を聞くと「うちもやならいとマズいな」と、モチベーションに火をつけることができます。
このようにお互いに刺激を与え合い、活動を促進することができます。
毎月集まって、自分たちの活動を振り返り、改善策を考え、計画を立てて取り組むというＰＤＣＡサイクルを5S活動で回していければ、社員さんは着実に成果を実感できます。
成果を実感した社員さんは、「より働きやすい職場環境」を求めて、自ら積極的に活動してくれるようになります。
活動に対して評価する（認める）ことを意識的にすること
心理学では、人間には「承認欲求」というものがあると言われています。
これは人間の持つ「評価されたい」「認められたい」という欲求です。
人は評価されると、自分の行動に自信と誇りを持つようになります。
5S活動でも、社員さんは例え自分たちにメリットのある活動だとは言え、一生懸命頑張って成果を出したら「評価して欲しい」と必ず感じます。
例えば、あなたが汚れていた場所を一生懸命ゴシゴシと洗ってピカピカにしたら、「出来れば誰かに気づいて欲しいな」と思いませんか？
そこでかけられる「めっちゃ綺麗になったね！」「綺麗にしてくれてありがとう！」という言葉は、社員さんにとってはとても意味が大きく、活動のモチベーションに大きくかかわってきます。
こういった言葉があるかないかで、社員さんの活動への自主性・積極性は大きく変わります。
また、これが社員さんの成功体験に繋がり、5S活動に留まらず、仕事でも自信を持って積極的に考えて行動するきっかけにもなります。
簡単な一言で、成果は変わります。
ぜひ「認める」「評価する」ということをやっていって下さい。
まとめ
5S活動の浸透には、正しいやり方があります。
もし御社で「5S活動が進まない」「会社内に浸透しない」ということで悩んでおられましたら、
- 社員1人ひとりが5S活動についてどう思っているかヒアリングすること
- みんなで話し合って決めていくこと
- 活動に対して評価（認める）ことを意識的にすること
こららの方法を取り入れて、もう一度、活動を頑張ってみて下さい。
