会社や組織で5S活動を成功させるためには、いろいろな工夫が必要です。
その中でも、5S活動のスタート前に、ぜひやっていただきたいことがあります。
それは社員全員にしっかり「5S活動の目的・メリット」を伝えることです。
可能ならばそれを社員個別面談を通して社員一人ひとりに伝えてください。
5S活動を始める前に社員個別面談を行う理由
会社や病院などで5S活動を始めることになった時に、突然上司から「わが社でも今日から5S活動をやります」と言われても、多くの社員さんは「また余計な仕事が増えるのか...」ぐらいにしか捉えていません。
理由も目的もわからずやる活動は、社員さんにとっては「余計な仕事」です。
そんな状態で5S活動をスタートしても、なかなか５Sの成果は表れません。
５S活動を前向きに行い、より早く会社に浸透させるには、まず
- なぜ5S活動が必要なのか？
- 5S活動をすると、どんな効果があって自分にどんなメリットがあるのか？
これら社員を一人ひとりに理解してもらうことがとても大事です。
これを最初に聞いたかどうかで、社員さんの5S活動への向き合い方が変わってきます。
大事なポイントは伝え方です。
5S活動の目的とメリットの伝え方
5S活動の目的とメリットを伝えるだけなら全員を集めて一斉に伝えてもいいんじゃないか？と思われるかもしれません。
ですが、大勢に向かって伝えた場合、聞いている人もいれば、聞いていない人も出てきます。
そのような状態では、全員に活動の意義が正確には伝わりません。
でも今回はただの連絡事項とは違います。
5S活動は習慣を変えていく取組みです。
一人ひとりが自分ごととして考え、5Sの目的とメリットを正しく理解してもらうことがとても重要です。
そのために、できる限り社員一人ひとりに個別に面談する形で伝えてください。
社員全員に漏れなく5S活動の目的・メリットを伝えられ、真意や熱意が伝われば、その後の活動に圧倒的な差が出てきます。
もうすでに5S活動を始めてしまっている会社の場合は、途中からでも問題ありません。これを機に新たなスタートを切ってください。
弊社スマイルシステムサポートでも、企業様で5S活動のお手伝いをさせて頂く際は、必ず全社員にこの個人面談を実施して、一人ひとりに丁寧に5Sの目的やメリットを説明させていただいています。
これによって私たちや5Sに対する、社員さんの不安感・抵抗感を大きく軽減することができています。
個別面談の際に社員に聞いて欲しいこと
この個別面談の際に、社員一人ひとりに質問して欲しいことがあります。
それは個々が思う「今の職場の問題」です。
働いている従業員たちは、日々何を問題に感じているのか？
そこには経営者や上の役職の立場では気づけない問題が隠れていることがあります。
そうして一人ひとりの意見を聞いていくと、共通の問題や関連性のある問題が挙がってきます。
一人ひとりの意見は、問題のパーツ。
それらすべてを総合したときに浮かび上がってくるのが「会社の本質的な問題」であることがよくあります。
ここで見えてきた問題を、5S活動を通して、話し合い、改善していくことで、より働きやすい会社に変わっていき、コミュニケーションやチームワークも活性化され、組織として強くなっていきます。
問題が分かったら、まずは話し合い、それらの問題をどのように改善していけばよいか話し合ってください。
個人面談を通して問題のほかに不満や愚痴まで聞き出すことができれば、社員さんのガス抜きにもなります。
5S活動の「反対派」の人をどう説得したらいいですか？
この個人面談実施にあたって、よく「反対派の人をどう説得したらいいですか？」というご質問をいただきます。
わたしたちが面談をさせてもらっていても、必ずどこの会社でも5S活動への反対の方、非協力的な方はいらっしゃいます。
経験上、長く勤められている方ほど反発しやすい傾向にあります。
これに対してはいつも、「説得はしないでください」とお伝えしています。
こういった5S活動に反対される方、非協力的的な方は、どこの職場にも少なからず存在します。
これらの方に対して、説得しようとしては行けません。
組織には「2-6-2の法則」という法則があり、人間は集団になると、2割は前向きに取り組む人、6割はどちらでもいい人、残り2割はやりたくない人、という割合にわかれると言われています。
会社組織でも例外ではないく、どこの会社であっても必ず1～2割程度5S活動に否定的な人・反対する方が出てきます。
しかし、そういった反対派の方を説得したり、なんとか参加させようとするのはとても難しいことです。
ここで大事なのは説得しないことです。
人の考え方を変えるのは容易ではありません。
反対派の方には「5Sの目的」と「自分たちのためになる活動だ」ということを知ってもらえるだけで充分です。
反対派がいれば必ず積極的な方もいます。
そういった前向きに取り組んでくれる方に活動をリードしてもらい、どちらでもいい中間層の方を巻き込むように活動を続けていってください。
そうやって半分以上の社員が活動に取り組み、コツコツ継続することができれば、少しずつ会社の風土が変わってきます。
反対派を変えられるのは「成果」です。
彼らが身を持って「5Sのメリット」を知ってくれれば、5Sへの抵抗感が薄れてきます。
そして会社として5S活動が当たり前の状態になってくれば、反対派の方も徐々に協力してくれるようになってきます。
活動をスタートする際、反対派の方には「5Sの目的」と「自分たちのためになる活動だ」ということを情報として知ってもらえるだけで充分です。
まとめ
会社で5Sをスタートさせる際は、まず社員一人ひとりに面談を行い、「5S活動の目的・メリット」をしっかり丁寧に伝えてください。
面談の際には、一人ひとりに「今の会社の問題だと感じていること」をヒアリングしてください。
そこで出てきた問題を、5S活動で解決していけるように話し合っていきましょう。
5S活動に反対されるされる方は説得せずに、前向きに取り組んでくれる社員さんを中心に活動を頑張ってください。
ということで、「5S活動を成功させるために最初にやっておいきたい社員個別面談」についてお伝えしました。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
