5Sがうまくいかない！続かない！
5S活動（3S活動）に取り組んでみたものの、「結局続かなかった」「いつの間にかフェードアウトしてしまった」、という会社様は多く存在します。
弊社に５S研修を依頼して下さった会社様の多くが、自分たちで挑戦してみたものの結局は正しいやり方も分からず、継続も難しいという理由から依頼をくださっています。
本来の業務と別に、新たな活動に取り組み、それを継続させるのは当然ながら大変なことです。
そこで、今回はなぜうまくいかないのか？なぜ続かないのか？そして、継続させるためのコツを書きます。
ぜひあなたの会社で5S活動に取り組む際の参考にして下さい。
5S活動とは？
まず5S活動とは何かを簡単にご説明します。
5Sは「整理・整頓・清掃・清潔・躾（しつけ）」の頭文字を取った言葉で、会社や病院などで実施される環境改善・業務改善の取り組みです。
それぞれには以下のような意味があります。
- 整理
要るモノと、要らないモノを分類し、要らないものを捨てること - 整頓
要るモノを、誰にでも、すぐに取り出せるようにすること - 清掃
ゴミや汚れがない綺麗な状態を維持すること - 清潔
3S（整理・整頓・整頓）が維持されている状態 - 躾（しつけ）
3Sが定着し、決められたことを守れる風土になっている状態
ここで最初にお伝えしたいのは、5S活動は「ただ単純に会社を綺麗にしていく活動ではない」ということです。
5S活動をやる目的は、まず事故や怪我のない「安全」な職場を作ること。
そして心身ともに「快適」で、無駄がない「効率的」な職場を作ること。
この「安全」「快適」「効率的」の3つが5S活動に取り組む一番の目的であり、活動を維持継続することで、会社の風土自体はよりよく変化していきます。
5Sとは？最初に知るべき5S活動の意味・目的と効果・メリット
なぜ5S活動は続かないのか？
5S活動が継続できない理由はいくつかの要素があります。
- そもそもやりたくない
- 目的が明確でない
- 「忙しい」を理由に後回しにする
- 部下に丸投げしている
- ルールがない、ルールが守られていない
それでは一つずつご説明します。
１.そもそもやりたくない
まず前提として、社員さんが積極的ではないことがほとんどです。
やはり本来の業務ではないことを新たに導入することになるので、「面倒くさい」「余計な仕事ことを増やされたくない」というのがほとんどの社員さんの本音だと思います。
また、「現状を変えられたくない」などの理由から、反対する社員さんもいらっしゃいます。
このように最初の時点で心理的なハードルがあり、継続させるにはこれを乗り越えて突き進めて行く覚悟が必要となります。
２.目的が明確でない
何のために5S活動をするのか？活動を通して何が得られるのか？
5S活動に取り組む目的が明確でなければ活動は続きません。
そもそもやりたくないものに対して、さらに「理由さえもはっきりしない」ような状態だと、なおさら活動意欲は起きません。
5S活動は、「会社をきれいにしましょうね」という活動ではありません。
冒頭申し上げましたように、本来は「作業を効率的にする」「事故や怪我をなくす」「過ごしやすい環境にする」などの目的があります。
5S活動に取り組んだ先に何があるのか？何を得るために活動に取り組むのか？
まずはこれらを明確にして、働く人にとって大きなメリットのある活動だということを全員が理解するだけで、取り組みの質が変わってきます。
３.「忙しい」を理由に後回しにする
頑張って活動を実行に移せていても、業務が忙しくなってきた時、後回しになってしまう。
そんな状況が続き、やらないことが増えてだんだん忘れてフェードアウト。
これは本当によくあるパターンです。
コンサルをさせてもらっている会社さんでも、活動を始めた頃は「忙しくて進みませんでした」という報告はよくあります。
本来の業務を優先させるのは当然のことであり、忙しくてできないのは仕方ないことです。
でも少しずつでも進めて行かなければいつまで経っても変化は望めません。
忙しくてもできる工夫が必要です。
４.部下に丸投げしている
5S活動を上司が部下に丸投げするというパターンもよくあります。
その場合上司は5S活動の意味が分かっていないということがほとんどです。
「整理整頓や掃除は若いやつの仕事だ」という考えの方もいらっしゃるようです。
しかし、5S活動は本来全社を挙げて取り組んでいくものです。
一部の社員が頑張って綺麗にしても、ルールが共有出来ていなかったり、上司が守ってくなかったりでは、活動は長続きしません。
「上司から5S活動を押し付けられた」その活動は今すぐやめましょう
５.ルールがない、ルールが守られていない
5S活動がなかなか定着しない理由として、「ルールを守らない人がいる」「そもそもルールがない」ということが上げられます。
5Sの本質は「ルールを決めて、守ること」で、これが「躾」につながってきます。
「整理」も「整頓」も「清掃」も、ルールを決めて行っていくのが基本です。
例えば、ルールを決めていなければ...
- モノ「捨てる・捨てない」の判断が各自で出来ない
- モノを置き場所が決まっていない
- 当番が決まっていないので人任せになっている
- ルールを決めても全員が把握していない
- ルールを決めても上司が守っていない
このような不具合が起こり、結局「わからないからできない」「やってない人がいるから自分もやらない」ということが起こります。
その結果、だんだんと活動に対する考えがユルくなって、フェードアウトしていってしまうことになります。
まずは「モノを捨てる基準」、どこに何を置くかという「モノの定位置」などから、一つひとつ話し合ってルールを決めて行くことから始めてください。
また、せっかくルールを決めても、一人でも守らない人がいるとルールの意味がなくなってしまいます。
もしそのルールがなかなか守れない場合、「ルールが良くない」という可能性もあります。
守らない人を責めるのではなく、ルールの方を変え、無意識に守れるような工夫を考えるようにしていきましょう。
決めたルールをしっかり守ることを徹底すること、これが5Sを継続させる上でとても重要です。
5S活動を定着・継続させる方法
5S活動は、自分たちの本来の業務ではないため、忙しい職場では後回しになりがちです。
忙しくなれば、「5Sどころじゃない」となってしまい、活動の日時を決めていても結局やらず、それを繰り返すうちにだんだんと忘れて行ってしまう。
しかし、継続しなければメリットは得られず、職場環境はこの先も変わらぬままです。
この5S活動が続かない問題を打開するには、仕組み化が重要です。
ほんの少しずつの活動であっても、それが続けられるように「仕組み化」して下さい。
具体的には「1ヶ月スパンのPDCAサイクル」で行っていくことをお勧めしています。
- 計画を立てる
- 実行する（活動を記録する）
- 振り返る（活動報告～社内点検）
- 改善策を話し合う
１.計画を立てる
まずは可能な限り全社員参加で、5S会議を開きましょう。
弊社コンサルでは社長様にもご出席いただいております。
そこで、全員で「5S活動によって何を成し遂げるか」「何を得るのかを話し合い」目標を掲げます。
次に、具体的にどのように活動を行っていくか部署ごとに計画を立てます。
一ヶ月スパンで来月までに何を行うかの計画を立てて下さい。
このとき来月の会議の日程も決めてしまいましょう。
5S活動は実質「整理 → 整頓 → 清掃」の順番で3Sを徹底していく活動です。
まずは「整理」の計画から立てて下さい。
最初は「赤札作戦」から始めることをお勧めします。
２.実行する（活動を記録する）
計画を立てた通りに実行します。
そして、実行したら活動記録を取ります。
できればビフォーアフターの写真を掲載してください。
計画通りに実行できなくても、その旨を記録してして下さい。
３.振り返る（活動報告～社内点検）
一か月後に再び会議を開き、前回立てた計画に対して、各部署の活動がどのように進んだか、どんな成果が出たかをお互い発表し合います。
これでお互いのチームの5S活動の状況を振返り、共有することができます。
これをやっていると、活動を頑張っているチームと、そうでないチームの差が出てきます。
頑張っているチームの活動報告はその他のチームにとって非常に刺激になります。
遅れをとっているチームには焦りが出て、活動のモチベーションを上げられます。
４.改善策を話し合う
活動の報告が済んだら、全員で社内を点検し、再び問題点・今後改善したい場所などを洗い出しましょう。
そして前回の反省点も踏まえ、改善策を話し合います。
もし活動が出来ていなければ、「なぜできなかったのか？」「どのようにすれば実行できるか？」を考えます。
改善案が出そろったら、また一ヶ月間の活動の計画を立てて下さい。
PDCAの継続
計画を立てたら再び実行し、一か月後に活動を報告して、反省をして次の計画を立てる。
この1ヶ月のサイクルを繰り返すようにしていってください。
定期会議だけでも継続できれば、遅くても必ず活動が進んでいきます。
活動の成果を少しでも実感できれば、活動の意味が腑に落ちて、より活動に拍車がかかります。
まとめ
5Sがうまくいかない理由は、会社によって微妙に違います。
まずは今回の記事を参考にしていただき、どこがネックになっているか、何が欠けているかを分析していただき、しっかりと目的を明確にした上で活動を進めてください。
定着には時間がかかりますが、忙しくても、一日3分でも1分でも活動を進めて行くことが、5Sを定着・継続するために大切なことです。
まずは全員で集まって目標を立てることから始めて下さい。
