今回は「5S活動が進む計画の立て方」をお伝えします。
これから5S活動（整理・整頓・清掃・清潔・躾）を始める企業様や、5S活動に挑戦したけど続かなかったという企業様にお伝えしたい内容となっております。
あなたの会社の5S活動は、毎月計画を立てて進められていますでしょうか？
5Sは大掃除のように単発でやる活動ではなく、コツコツを続けていくことに意味がある活動です。
とは言え、仕事が忙しいと後回しになったり、忘れてしまったりして、いつの間にかやらなくなってしまうということがよくあります。
そのため、会社で5Sを継続的に行っていくためには、計画的に進めていく必要があります。
間違った5S活動の進め方
5Sの進め方でよくあるケースが、5S委員会や、5Sリーダー、役職者が社内のパトロールを行ってチェックし、各部署に改善点を指摘して、それぞれの部署はその指摘されたポイントを改善するというやり方です。
この5Sの進め方の問題点は、指摘起された側は常に受け身になってしまい、「やらされてる感覚」で活動を行うようになってしまうことです。
パトロールしている側は「改善が必要」と思っていても、やる側がそれを必要だと思っていなければ、「なんでこんなことしないといけないの？」と考えて、なかなか実行にも移せません。
そして活動が常に場当たり的になって、中途半端に終わり、活動自体が徐々に縮小していってしまう、ということが起こってきます。
せっかく時間を使ったのに効果も出せず、それまでの5S活動が無駄になってしまいます。
また、特定の人ばかりがパトロールしていると視点が偏って新しい発見がなくなり、マンネリが起こりやすくなります。
そういったことを防ぐために「全員で定期的に計画を立てる」ということを行ってください。
効果的な計画の立て方
それでは効果的な計画の立て方～活動の進め方をご説明します。
計画の立て方は工場であれ、事務所であれ、病院であれ基本的には同じです。
大きく次の4ステップでご説明いたします。
- 全員で社内パトロール
- 気づきの共有～改善策を考える
- 計画をに落とし込む
- 活動報告書の作成
①全員で社内パトロール
まずは「全員で社内パトロール」を実施してください。
このとき、しっかりと何のための5S活動か、一人ひとりが「5S活動を目的」を認識した上で行うようにしましょう。
どこをどのようにチェックするか、チェックリストを作成しておくと効果的です！
パトロールはチームで分かれて、自分の部署だけでなく他部署や共有スペースもすべて見て回ります。
5S活動を行う上で大切になってくるのは「自分たちで気づく」ということです。5S活動は「自分たちの働く環境をよりよく改善していく活動」です。
たとえば、危険な場所に気づいたり、非効率なところに気づいたりと、社員一人ひとりの「気づき」が欠かせません。
全員でのパトロールを継続していくと、徐々に気づくことは増えていき、「気づきの精度」が上がっていきます。すると、より行き届いた改善ができるようになってきます。
また、より多くの目でパトロールをすることで、より幅広い気づきを得ることができるので、ネタ切れも防ぐことができます。
②気づきの共有～改善策を考える
全員での社内パトロールを実施したら、次は気づいたこと（問題点）を共有しましょう。それぞれが気づいたことを、一人ずつ発表していくのが理想です。
他の部署での気づきは、それぞれの部署に伝えます。
そして、共有した問題点に対してみんなでアイデアを出し合って改善策を考えていきます。
アイデアが浮かばないというときは、事例などを参考にしてみてください。
5S活動改善アイデア事例集 | ネタ切れ・マンネリ打破に効く！
③計画に落とし込む
改善策が出揃ったら、今度はそれらを計画に落とし込んでいきましょう。
計画はまず、3か月～1年程度で、大まかな中・長期計画を立ててください。
「事務所は何月から何月までは整理」という風にざっくりとで構いません。
これを毎月話し合いの度に見直して、計画とズレが出てきたら、その都度修正していきましょう。
次に直近1カ月の計画を立ててください。
いつ、だれが、どのように活動するのか具体的な計画にしてください。
具体的にするほど行動に移しやすくなります。
5S活動計画を立てる際の注意点
5S活動は必ず整理→整頓→清掃→清潔→しつけの順番で行ってください。
最初はまずは「整理」からです。
整理は、「要るモノ、要らないモノ、急がないモノに分けて、要らないモノを徹底的に処分すること」です。
「必要なモノ」と「不要なモノ」が混在した状態では、モノを適切な場所に置いたり、本当にベストな働きやすい状態にすることができず、無駄な動作や探しモノが残ったままになってしまいます。
まずは職場から不要なモノを徹底的に取り除いてください。
④活動報告書の作成
計画を立てて、一ヶ月間実行したら、また全員でのパトロールを行い、まずは計画を振り返りましょう。
できれば活動は写真付きで記録を残していってください。
成果を実感しやすくなります。
全員で活動を振り返ったら、パトロールの気づきを共有して、次の1カ月の計画を立てましょう。
これを毎月繰り返すことで、少しずつ会社全員が5S活動に取り組む風土に変わってきます。
まずは１年間、毎月パトロールを行って、みんなで計画を立てることを繰り返してみてください。
最初は少し大変かと思いますが、慣れてきたら頻度を減らしても進むようになってきます。
それまで頑張ってください！
