今回は5S活動の「整理」の具体的な進め方についてお伝えします。
5S活動とは
まず最初に簡単に5Sについて説明します。すでに学ばれてご存じの方は飛ばしてお読みください。
5S活動とは、「整理、整頓、清掃、清潔、しつけ」の略で、職場を働きやすくする活動です。
それぞれの意味は次のようになっています。
- 整理（seiri） 要るモノと、要らないモノを分類し、要らないものを捨てること
- 整頓（seiton） 要るモノを、誰にでも、すぐに取り出せるようにすること
- 清掃（seisou） ゴミや汚れがない綺麗な状態を維持すること
- 清潔（seiketsu） 3S（整理・整頓・整頓）が維持されている状態
- しつけ（shitsuke） 3Sが定着し、決められたことを守れる風土になっている状態
5S活動の目的、効果やメリットなど詳しくはこちらの記事を参考になさってください。
5S活動の整理とは
5S活動（3S活動）の一番最初のステップが「整理」です。
5Sの英語では「Sort」、分類という意味の言葉で訳されています。
5Sにおける整理の意味は「要るモノ、要らないモノ、急がないモノを区分し、要らないモノを徹底的に捨てること」です。
「整理」という言葉には、「散らかったものを理路整然と整える」というような意味合いもありますが、5S活動の整理でまず大事なのはしっかりと徹底して捨てることです。
要らないモノを捨てていく「断捨離」が流行っていますが、整理で大事のはルールを決め、その状態を維持していくことです。
整理の区分
では、要るモノ、要らないモノ、急がないモノとは、それぞれどんな意味か見ていきましょう。
要るモノ
「要るモノ」とは、日々の業務の中で頻繁に使っているモノのことを言います。
こちらは「生品」とも呼びます。
急がないモノ
「急がないモノ」は、必要だけど、すぐには使わないモノ。
使用するのが半年に1度なのか、年に一度なのか、その基準は会社で話し合って決めます。
こちらは休品とも言います。
要らないモノ
「要らないモノ」とは、壊れて使えなかったり、今後使わないモノのことを言います。
こちらは死品とも呼びます。
整理のポイントは捨てる基準を決めること
「要るモノ」は、日々使っているものなので、誰でもすぐにわかります。
問題は「急がないモノ」なのか「要らないモノ」なのかの基準です。
この基準をはっきりさせることが整理を進める上で重要なポイントです。
これが決まっていないことがモノが溜まる原因です。
しっかりと区分、つまり「捨てる基準」を決めて、それをルール化して守っていくこと。
これが要らないモノを増やさず、職場を必要なモノだけに保つためのコツです。
5S活動はまず「整理」から始めてましょう
これから5S活動を始めようとする社員の方が、まず疑問に思うのは「何から始めればいいの？」ということです。
その答えが「整理」、つまり要らないモノを捨てるということです。
「要るモノ、要らないモノが混在している状態」では、とれだけきれいに整えても、本当に使いやすい状態にはなりません。
整理の次のステップ「整頓」では、モノより使いやすくなるように、定位置や定量を決めていきます。
この時に、不要なモノがあると、「本当に使いやすい状態」の障害になってしまいます。
例えば工具がこのような状態だとします。
ここには、要るモノも要らないモノも混在しています。
この中から必要なモノを探すのにどれくらいの時間がかかるでしょうか？
小さいものほど見つけにくく、埋もれてしまうと必ず「探す」という行為（時間のムダ）が発生します。
ではこれを整理して、不要なモノを捨てます。
さらに急がないモノ（頻繁には使わなにモノ）も分けて除外し、本当に必要なモノだけにして、仮にこれくらいの量になったとします。
整理前の状態と比べて、「必要なモノを取り出すまでの時間」にどれくらいの差がうまれるでしょうか？
モノは少なければ少ないほど使いやくなるんです。
不要なモノが混じっていると、本当に使いやすい状態は実現できません。
そして、整理が出来ていないと正しく、効率よく整頓や清掃することも出来ません。
そうならないためにも、5S活動（3S活動）に取り組まれる場合、まずは整理から、つまり会社から不要なモノを徹底的に無くすということから始めて下さい。
5S「整理」の進め方とポイント
整理を行う際は、まず取り組むエリアを決めましょう。
モノが多い会社ほど整理に時間がかかります。
まずは例えば引き出し1段や、棚の1段など、小さいエリアから始めていきましょう。
そこでモノを一つひとつ「必要なモノ」「要らないモノ」「急がないモノ」を分類していきます。
モノ一つひとつに対してそれが本当に必要かどうかに向き合うことが重要です。
実際に整理を行ってみると、思っている以上に要らないモノがたくさんあることに気づくはずです。
赤札作戦
5S活動で「整理」を行う際に、よく使われるのが「赤札」です。
「不要かもしれない」と思われるモノに、使用期限などを書いた赤い紙を貼り付けていきます。
会社のモノを、社員さんが勝手に捨てることはできません。
そこで、まず「不用品かも？」と思うものに、赤札を貼っていきましょう。
この赤札を使うことにより、会社内の「不要なモノ」「不要かもしれないモノ」が見える化できます。
これを赤札作戦といいます。
貼った赤札には必ず処置期限を記入してください。
記入したらその処置期限までに、判断者（上長や社長）に処分判断をしてもらい、捨てられるモノから捨てていきましょう。
さらに赤札をつけたものに対して、今後、自分たちで判断しやすいように「処分のルール」も考えましょう。
例えば、「工具に１年間赤札が貼りっぱなしで使用していなければ処分する」という風に、ルールを決めておけば、今後はすべてを上司に聞かなくても社員さんで判断できるようになります。
もし赤札を貼ったモノでも、使用したら赤札を外します。
それは急がないものとして、必要な時にすぐに取り出せるように管理しましょう。
これを繰り返していくうちに、会社の中は「必要なモノ」のみになって、とても快適で効率のいい職場になります。
赤札についてはこちらの記事も参考になさってください。
赤札作戦とは？5S活動の強い見方！迷ったら貼るだけ必殺「赤札」
整理のポイント
5S活動を行う際には、一番最初に徹底的に整理を行いましょう。
整理が徹底されているかどうかで、その後の整頓・清掃が上手くいくかが変わってきます。
ただし気合いの入った単発の整理は必ずリバウンドが起こります。
大事なポイントは整理された状態が維持されることです。
「不要なモノがない状態」を維持するためには、モノを減らすと同時に、モノを捨てる基準・ルールを決める必要があります。
決めたルールは、掲示板に張り出すなど、忘れない仕組みも必要です。
整理が終わったら「整頓」に進みましょう！
