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5Sルールの作り方!5S活動の大半はルール作りである

5Sルールの決め方

多くの会社で5S活動の整理・整頓や清掃などができない原因を分析していったとき、たどり着く答えがあります。

その答えはルールが決まっていないからです。

 

5Sルールが決まっていないことの弊害

整理の場合

例えば「整理」の場合。
5S活動の進め方①5Sの整理とは?意味と目的、進め方のポイント

 

会社も家庭と同じで、放っておくと、モノはどんどん溜まっていきます。

必要なモノなら良いですが、要らないモノ、何年も使っていなくて、今後使われるかわからないモノ。

「いつか使うかも...」と言って、5年も10年も眠っているものが増えると、たちまちスペースは埋め尽くされます。

 

そして、モノが増えれば増えるほど探し物が多くなったりします。

書類の散らかったデスク

必要なモノだけを残して、要らないモノは処分していく、ということができれば、モノは溜まっていかないんですが、「モノを捨てる」という行為には心理的ハードルがかかってしまいます。

いつか使うかもしれない...と思うとなかなか捨てられないのが人情です。

 

でもそこを許してしまうと、際限なくモノが溜まってしまいます。

その結果、探し物が増えたり、スペースがなくなったり、非効率を生み、安全や快適さも低下させていきます。

 

そうならないために必要なのが「整理のルール」です。

整理のルールとは「何年間保管する」「何年使われなかったら処分する」というのを、はっきりと明確にしていくことです。

それによって、モノが増えない仕組みができます。

整頓の場合

整頓の場合ですと、例えば、モノの置き場所をしっかり考えて決めたわけではないけど、「成り行き上なんとなくそのあたり」で決まっている。

そういった会社さんは、けっこう多いように思います。

 

そうすると、

  • 使う人によって戻す場所が変わる
  • 使う人によって置き方が違う
  • 戻ってこない

ということが起こりやすくなります。

 

また「量のルール」がないと、特に消耗品などは、必要以上に在庫が余ってしまったり、逆に少なくて発注のタイミングが遅れたりしやすくなります。

こういったこともすべて「ルールを決める」ことで、解消され、快適にしていくことができます。

 

清掃の場合

清掃の場合も、「どの場所を、誰が、どのように、どれくらいまで綺麗に掃除をするのか」というルールを決めておかなければ、清掃活動と、綺麗な状態を継続することができません。

このように「ルールづくり」は、5Sに取り組む上での必要不可欠な基盤で、5S活動のほとんどが「ルールを決める作業」になります。

 

このルールをしっかり標準化して、全社員が習慣的に守っていくことが、5Sの最終ステップ「しつけ」につながります。

では、ルールをどうやって決めていくかを次の項目でお伝えしていきます。

 

5Sルールの作り方

まず5Sルールを決める上で一番大事なのは、利用者が全員で話し合って、みんなの合意の上で決めることです。

部署でのルールは部署全員で話し合って決めましょう。

そうしなければ、守らない人が出てきます。

 

整理や整頓の場合は、モノ一つ一つにルールを決めていきましょう。

処分の基準や、定位置、定方向、定量、使い方のルールなど、すべてのモノにルールを決めていってください。

 

すべてのモノとなると、モノが多い職場ではとても大変かも知れませんが、この積み重ねが5S活動です。

コツコツ進んでいけば、少しずつですが、必ず効率が上がっていることを実感できます!

 

5S会議、話し合い

ここでもう一つポイントです。

一度決めたルールでも、運用していくと、うまく機能しないことも出てきます。

その時は、もう一度話し合って、ルールを改善してください。

 

5S活動は改善の積み重ねです。

少し面倒に感じるかもしれませんが、そうすることで必ず快適な職場になっていきます。

 

 

 

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  • この記事を書いた人

(株)Smile System Support

全国で5S活動研修・セミナー・コンサルティング・講演活動を行っています。5S活動を通して社員一人ひとりが自ら考え行動する組織を作るお手伝いをしています。

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