こんにちは、5Sの研修会社スマイルシステムサポートです！
この記事では、5S活動とは何か？どういった目的で行うのか？どんな効果やメリットがあるのか？
これまで行った5S研修で培ったデータも踏まえながらお伝えしていきます。
- これから5S活動に取り組もうと思っている
- 5S活動に取り組んでみたがなかなかうまくいかない
という会社様にぜひ読んでいただきたい内容となっております。
5Sとは
5S活動とは、主に製造業を中心とした様々な会社、病院・介護現場で行われる改善活動、およびその考え方や、スローガンのことです。
その名称は整理・整頓・清掃・清潔・躾（しつけ）の5つの頭文字Sを取って名づけられました。
そもそもの発祥は不明ですが、トヨタ生産方式の中で体系化され、トヨタでは「5Sは仕事の基本」と位置付けられ、新入社員は基礎として5Sを叩き込まれるそうです。
5Sの意味と順番の大切さ
5S活動は、「整理、整頓、清掃」などの言葉の印象から、詳しく学んだ事がない人には、単に「会社の掃除」「職場を綺麗にする活動」だと思っている方が多くいらっしゃいます。
しかし、5S活動はただの綺麗活動ではありません。
この5つの「S」には、それぞれ重要な定義があります。
- 整理…必要なモノと不要モノとを分けて、不要なモノを処分すること
- 整頓…必要なモノを誰でもすぐに取り出せるようにすること
- 清掃…ゴミ・チリ・ホコリや汚れのないピカピカな状態を維持する活動
- 清潔…整理・整頓・清掃の3Sの活動を標準化し維持できている状態
- 躾……整理・整頓・清掃の3Sの活動が習慣化し、全員がしっかりルールが当たり前に守られている状態
これらを最初の「整理」から順番に取り組んでいきます。
自分の仕事場の周りから「要らないモノをなくす」ことから始めなければ、使いやすいモノの配置（整頓）もできないし、清掃もしにくい、場所がなくなる、商品や消耗品の数を把握しにくいなど、様々なムダが生まれます。
これを改善するための第一歩として、まず5Sは「整理」から取り組んでいきます。
5S活動が目指す本当の目的とは
ここでは5S活動が目指す目的についてお伝えします。
5Sに取り組む際は、必ず5Sの意味・目的を社員全員が理解することが大切です。
これまでいろんな会社の5S活動の相談に乗らせて頂いてわかった「5S活動が続かない大きな理由」の一つが、「5Sの目的を理解していないこと」です。
目的を持たずただの片付けをする、ただきれいにするという活動では、なかなかモチベーションを維持することができません。
業務が忙しい中で5Sに時間を割くのに抵抗を持つ社員は必ず現れます。
5S研修をさせていただくと必ずどこの会社にも5S活動に否定的な方、非協力的な方はいらっしゃいます。
全社で組織的に取り組むには、社員全員がまず「5Sの意味や目的」をしっかり理解する必要があります。
5S自体は手段であり、目的ではありません。
何のために5Sを行うのかしっかりと目的を明確にし、「自分たちにとって大切な活動なんだ」と理解することが活動を続けていく上でとても大切です。
社員さん一人ひとりが自分にとってのメリットを感じながら改善活動できるようにすることが継続するためのポイントとなります。
そして経営者や上司の方は、まず自分から「5Sは仕事の一部である」と捉える必要があります。
5Sの目的
5S活動には主な3つの目的があります。
それが「安全」「効率的」「快適」な職場を創ることです。
当ブログでは、5Sの目的を知っていただくために、「ラップで学ぶ5S活動～5Sの目的～」という動画を制作しました。
まずは、こちらをお楽しみいただきながら、5Sの目的を知ってください。
「安全な職場」
5Sが生まれた製造業では、事故が身近にある大きな問題です。
社員さんにたちにとって一番大事なことは、事故なく健康に仕事ができる環境。
怪我や病気になってしまうと働くことができなくなってしまいます。
とにもかくにも安全第一！
5S活動では、まず労災事故なく、安全に仕事ができる環境を作ることを目的に職場を見直し、改善を行います。
病院・病棟など、看護・医療の現場では、医療ミスなどの対策としても、5Sが重要な取り組みとされています。
効率的な職場
モノを綺麗に整えても、見つけにくかったり、使いにくくなってしまうと意味がありません。
また、無理な姿勢での作業によって疲れたり、体を壊したり、集中ができないなど仕事の能率を下げてしまうこともあります。
こういった様々な「ムリ・ムダ・ムラ」をを見つけ出し、一つひとつ改善して、生産性を高めながら、働く社員さんたちにとって、より楽に、より素早く作業できることを目指すこと。
これが二つ目の5S活動が目指す目的です。
快適な職場
働く社員さんたちにとって、物理的にだけでなく、精神的にも快適だと感じられる職場環境づくりが大切です。
そのためには、清潔を維持することは欠かせません。
また、活動を通して社員同士しっかりとコミュニケーションを取り、社内の風通しを良くするということも、5Sの大きな役割の一つです。
5Sは様々な角度から問題を洗い出し、改善していく作業です。
整理・整頓・清掃・清潔・躾それぞれの意味と目的
整理の意味と目的
整理とは「必要なモノと不要モノとを分けて、不要なモノを処分すること」。
必要なモノと不要なモノが混在している状態は、スペースのムダや探しモノのムダ、間違えたり、余計な作業を増やす原因となり、業務効率を著しく低下させてしまいます。
これはモノだけではなく情報も同じで、書類関係や、パソコン内のデータもしっかり整理する必要があります。
自分達の働く環境に「不要なモノが一切な状態」がもっとも理想的です。
整頓の意味と目的
整頓は「必要なモノを誰でもすぐに取り出せるようにすること」です。
「整頓」と聞くと、綺麗に並べるという言葉のイメージがありますが、5Sの整頓で大切なのは、「すぐに見つかる」「すぐに取り出せる」「すぐに戻せる」ことであり、ただ見栄えよく綺麗にすることではありません。
つまり徹底したモノの管理ができる仕組みづくりをすることが整頓活動だと言えます。
「どうすればより取りやすくなるか？」「どうすればもっと早く作業ができるだろうか？」、ということ第一に考えて、何度も何度も改善していくこと。
このプロセスで業務の中に隠れている多くのムリ・ムダ・ムダを見つけ出し、一つずつ改善していきます。
清掃の意味と目的
「清掃」とは、「ゴミ・チリ・ホコリや汚れのないピカピカな状態を維持する活動」です。
ただ綺麗にするだけではなく、しっかりと維持できる仕組み作りが重要です。
また、清掃には点検の意味も含まれています。
日々同じ水準のきれいな状態を維持することによって、機械の異常不備に気づきやすくなります。
清潔の意味と目的
「清潔」とは、「整理・整頓・清掃の3Sの活動を標準化し維持できている状態」です。
「清潔」は英語版の5Sで「standardize（標準化）」と訳されています。
つまりルールを決めて、誰もができるように仕組化しましょうということです。
整理、整頓、清掃によって綺麗で働きやすい環境を作り、人が入れ替わってもそれが維持継続できるようするために、標準化が必要です。
躾の意味と目的
躾とは「整理・整頓・清掃の3Sの活動が習慣化し、全員がしっかりルールが当たり前に守られている状態」です。
「しつけ」という言葉から、「しつける」「ルールを守らせる」といったニュアンスに誤解されがちですが、本来の意味は社員全員が主体的に当たり前にルールを守っている状態を目指します。
これが5Sの目指す状態であり、躾の目的です。
5Sの本質「ルールを守る風土」
5Sの目的である「安全」「効率的」「快適」な職場は、自分たちでルールを決めて、それをきっちり守っていくことで初めて実現します。
それ無しでは決して成しえません。
5S活動の整理・整頓・清掃・清掃は全て、「ルールを決める活動」であり、「ルールを守っていく活動」です。
そして、5Sのステップの最終段階である「躾」は「社内の誰もが意識しなくても、注意されなくても、当たり前にできている状態」です。
これは立場・役職関係なく、その会社の全社員が無意識にルールが守れている状態のことです。
そのために、自分たちでルールを決めて、それらをしっかり守っていくこと。
これが、まさに5S活動の本質です。
5Sを会社に浸透・定着させるためには、「いかに良いルールを作れるか？」「いかにルールを守れる仕組みを作れるか？」が重要なポイントになってきます。
そのためには、社員同士で話し合い、考え、アイデアを出し合う必要があり、トライ＆エラーを繰り返していく必要があります。
5S活動の様々な効果とメリット
職場の5S活動を徹底し、社内に定着させることによって、数多くの良い効果が得られます。
5S効果①安全性の向上
安全なルール制定、安全なモノの配置、日々の点検により労災事故がなくなります。
もっとも効果が大きいのは、社員の日々の点検の習慣化で、個々の注意力が向上することによって発揮される事故防止の効果です。
危険な職場や、ミスの許されない看護・医療の現場では特に重要な効果となります。
5S効果②業務効率の向上
「より早く」「より楽に」作業することを追及し、社員同士話し合い、検証を重ねながら最適なモノの配置や、作業順序を探り改善していく。
そうすることで、業務効率はどんどん向上し、生産性が高まります。
そして、可動率の向上、在庫回転の率向上、納期の短縮など様々な効果が生まれます。
改善活動にゴールはなく、社員にモーションマインド（より能率的な方法を探求し続ける心構え）を育むことがとても大切です。
5S効果③コスト削減
徹底した在庫管理によってムダな買い物がなくなる、人件費の削減、不良品の低減、原価の低減など、あらゆる場面でコスト削減が見られます。
5S効果④品質・サービスの向上
業務の標準化によりスムーズに正確に作業がきできるようになる効果があります。
すると次第に品質やサービスにムラがなくなり、ミスや不良品が減っていきます。
その結果、納期が早まり、お客様の満足度を上げることができます。
5S効果⑤会社の評価が上がる
5Sで成果が出始めると、企業に訪問されたお客様の印象が変わり、どんどん評価が上がっていきます。
まったく同じ商品を買うなら、整理整頓され、清掃の行き届いた清潔な会社から買いたいと思うのが人情です。
5Sへの取り組みが、取引をする評価基準になっている企業もあるくらいですので、契約率・受注率が上がるというメリットにつながります。
コストが下がり、品質サービスが向上して、評価があることでどんどん利益を生む体質に変化していきます。
3S活動で有名な大阪の山田製作所様では、「良い現場は、最高のセールスマン」というスローガンを掲げて活動を徹底しっておられます。
5S活動による人材育成の効果
5S活動のメリット上記のようなものの他に、もうひとつ大きなメリットがあります。
それは「人を育てる」というメリットです。
これは、私たちの研修がもっとも大事にしている効果です。
5Sを徹底して取り組み継続していくと、少しずつ社員の意識が変化してきます。
- ルールを守れるようになる
- 考えるようにある
- これまで気づかなかった些細なことに気づけるようなる
- 常に「改善」を意識するようになる（建設的思考）
- 自主的に発言・提案できるようになる
- 挨拶や報連相が当たり前にできるようになる
これは5S研修の現場でもたくさん目撃しています。
活動をスタートした当初、考えること自体を放棄していた社員さんが、活動をコツコツ継続していく中でだんだんと改善の提案をするようになっていったというような事例は数多くあります。
5Sの改善活動でのPDCAや成功体験で育てた「感性」、やがて5Sの枠を飛び出して普段の仕事でもその効果を発揮するようになります。
また、コミュニケーションも活性化し、職場の風通しは良くなり、離職率の低下にもつながります。
昨今では、この5Sによる人材育成・風土改革の効果に気づき、そのためのツールとして社内に導入される企業様が増えています。
スマイルシステムサポートに研修依頼される会社様の半分以上は、そういった効果を期待して社員教育の一環として活動を始められています。
企業に5S活動を導入する際の注意点
5Sを取り入れる上で注意したいことが「トップダウンでの活動」にならないことです。
上記のような社員の自主性を育てる活動にしていきたい場合は尚更、社員主導のボトムアップ形式活動にすることが理想です。
5Sの真の目的は「社員全員が決めたことを守れる風土を作る」ことです。
そのためには、社員全員が立場・役職関係なく、自分たちのルールを自分たちで話し合い、決めたルールを徹底して守ることが大切です。
Yahoo!知恵袋で5S関連の質問を拝見していると、トップダウンで5Sを押し付けられた社員さんが、どうしていいかわからず相談するといったケースが多く見られ、多くの企業で5S活動の本質を理解されないまま、「形だけの5S」を取り入れていることがわかります。
やらされの活動では、いつまで経っても5Sは定着せず、得られる効果やメリットはほとんどありません。
会社にとって、社員にとって「意味のある活動」にするためには、全員参加でボトムアップでの活動で取り組むようにしましょう。
まとめ
5S活動は製造業に関わらず、すべての職場に当てはまります。
全社で5Sに取り組めば、必ず組織は活性化し、業務効率は上がり、その結果儲かる企業体質に変わってきます。
5S活動を行う上での最も重要な本質は「自分たちでルールを決めて、それ守ること」。
これが人を変え、会社を変える力になります。
5Sを成功させるには、まず5Sの意味と目的を知ることです。
これから活動を始める企業様は、まず社員一人ひとりにそれを伝えてください。
5S活動の取り組み方
5S活動は「整理」からスタートして、整頓、清掃をステップアップする形で進めていきます。
効果的な取り組み方はこちら書いております。
ぜひ参考にして取り組んでみてください。
