今回は5S活動に本格的に取り組もうとしている・すでに取り組んでいるという企業様からよく聞かれる、「5S活動はどれくらいで職場に定着するのか」という質問についてお答えします。
まず結論としまして、5Sが定着する期間はその企業様の風土によって変わってきます。
この期間の長さには色々な要素が関わっています。
その中でも5S定着に大きく関わる3つの要素がこちらです。
- 「コミュニケーションを取れる風土かどうか」
- 「PDCAを回せているかどうか」
- 「みんながやらされ感で活動しているかどうか」
では一つずつ解説していきます。
5S定着に差が出る理由
理由①「コミュニケーションを取れる風土かどうか」
5Sを着実に進めていくためには、しっかりと計画を立てて実行していくことが重要で、そのためにはコミュニケーションが取れる風土というのはとても大切です。
会社全体で見た場合、もともとコミュニケーションがよく取れていて、会議でもよく意見を言い合えるような風土だった場合、1年ほどで相当な改善が見られて、2年ほどで定着してきます。
また、社員さん同士で職場の問題点や改善策について活発にディスカッションすることで改善のアイデアも出やすくなり、チームワークも向上するので活動が活発になります。
反対に普段からコミュニケーションが取れていない風土だった場合は、意見が出るまで1年、社員同士が普通にコミュニケーションを取れるようになるのに2年ほど必要です。
活動が徐々に定着していくのはその辺りからです。
そこから改善にはずみがついて、4年目ぐらいからやっと定着してきたなと実感する感じです。
コミュニケーションによる差は一つの会社内でもでてきます。
弊社の5S研修では、いつも企業様に4～6名のグループごとで5S活動を行なってもらうようにしているのですが、このグループでのミーティングで「しっかり話し合って計画を立てられているチーム」と「そうでないチーム」とでは、前者の方が明らかに成果が出やすくなっています。
こういった例からも5S定着のためにコミュニケーションが重要だとわかります。
コミュニケーションが苦手な企業様は、5S活動を通してコミュニケーションを活性化させていってください。
月に一度5S会議を行って、社員さん一人ひとりから意見を聞き出すようにしていきましょう。
どのような会社であっても、一日一日続けることで必ずコミュニケーションは改善してきます。
コミュニケーションが改善してくると会社の空気も前向きに変わってきます。
理由②「PDCAを回せているかどうか」
PDCAとは改善活動に有効な手法の一つで、Ｐは計画、Ｄは実行、Ｃは振返や評価、Ａは改善のことで、5S活動ではこのPDCAを繰り返しながら少しずつ成長してくことがとても大切です。
まず全員で話し合って1か月間の活動【計画】を立てて、次にそれを1か月間で【実行】する。
1カ月後、活動をやってみてどうだったかを【振り返って検証して評価】します。
そのあと、【改善策や次の改善場所】を話し合って次の1カ月の【計画】を立てて【実行】する。
このサイクルと止まらず一ヶ月ごとに繰り返すことができれば、確実に成果へと結びけることができます。
このPDCAの中で特に重要なのがＣの【振り返り】です。しっかり振返って「ここがよかった」「ここが悪かった」という評価をします。これをやらなければ、次の改善につながらず表面的な活動になってしまいます。
5Sが定着する期間を早めるためには、このPDCAを回すようにしていきましょう。
理由③「社員がやらされ感で活動しているかどうか」
5S活動を始めたばかりの頃は、「余計な仕事が増えた」と考える社員さんが少なくありません。
普段の仕事に加えて、整理・整頓・清掃といった業務とは直接関係ないと思われる作業が増えるのでどうしても「やらされ感」が出てきてしまいます。
この「やらされ活動」をいかに早く、「前向きな活動」に変えていけるかで、定着のスピードに差が出てきます。
「やらされ活動」を「前向きな活動」に変えるには、5S活動が「自分たちのためになる活動だ」と気づいてもらうことが重要です。
そのためには、まず社員さん一人ひとりに「なぜ5S活動に取り組むのか？」「5Sをやると自分たちにどんなメリットがあるのか？」という5Sの目的やメリットを伝えるのがポイントです。
その上で、社員さんたちが自分たちで職場の問題点を見つけて、自分たちで改善策を考えて実行していくように活動を進めていきます。
そうやって自分たちの手で進めた活動で成果を出したときの成功体験はとても重要です。
上司に言われるままやって成果が出ても、やらされ感にあまり変化はありません。そのため社員さんにある程度の権限移譲することがポイントになってきます。
- 上司にいちいちお伺いを立てないと進まない
- 上司に相談しても却下される
こういったことが続くと活動のモチベーションはどんどん下がってしまいます。
上司の方は5Sに関してはできる限り、社員さんに権限を持たせて、支える側に回ってあげてください。
5S活動を社内に定着させ、社員が自主的に活動を継続するための方法
まとめ
ということで、定着のスピードに差が出る理由を三つをお伝えしてきました。
- コミュニケーションを取れる風土かどうか
- PDCAを回せているかどうか
- 社員がやらされ感で活動しているかどうか
これらの問題を解消してできるだけ早く5Sを社内に定着させるために
①月に一度5S会議を行い社員さん一人ひとりから意見を聞き出す
②1ヶ月のサイクルでPDCAを回す。特にC（振り返り）をしっかりと行う
③5Sの目的やメリットを伝え、社員にある程度権限移譲して社員主導で進める活動形態にする。
これらを意識しながら、5S活動の取り組んでみてください。
