今回は5S活動のステップ２「整頓」の具体的な進め方についての記事です。
「整理」がまだの方はこちらを参考に整理から行ってください。
5S活動の進め方①5Sの整理とは？意味と目的、進め方のポイント
5S活動とは
まず最初に簡単に5Sについて説明します。すでに学ばれてご存じの方は飛ばしてお読みください。
5S活動とは、「整理、整頓、清掃、清潔、しつけ」の略で、職場を働きやすくする活動です。
それぞれの意味は次のようになっています。
- 整理（seiri） 要るモノと、要らないモノを分類し、要らないものを捨てること
- 整頓（seiton） 要るモノを、誰にでも、すぐに取り出せるようにすること
- 清掃（seisou） ゴミや汚れがない綺麗な状態を維持すること
- 清潔（seiketsu） 3S（整理・整頓・整頓）が維持されている状態
- しつけ（shitsuke） 3Sが定着し、決められたことを守れる風土になっている状態
5S活動の目的、効果やメリットなど詳しくはこちらの記事を参考になさってください。
5S活動の整頓とは？定義と目的とポイント
5Sにおける「整頓」の定義は、「必要なモノを必要な時に誰でもすぐに取り出せるようにすること」です。
英語では「set in order」と呼び、「順序正しく設置する」という意味で訳されています。
イメージとして「綺麗に見栄えよく直しましょう」という風に捉えている方が多いですが、これでは本当の意味での5S活動になりません。
5S活動では、綺麗にすることよりも、より安全で効率的にすることを大事にしています。
5Sの整頓では「より使いやすい仕組み」を作っていくことを目的とします。
新入社員が初日からどこに何があるか誰にも聞かずに取り出せる状態 、これが5Sでの整頓です。
見栄えではなく「より効率よく」する工夫をする
会社の場合、同じ道具を複数の人で共有していることも多いと思います。
その時、人によって戻す場所が変わっていたら、その都度「あれはどこいった？」という状態が起こります。
そして「探す」、わからなければ「聞く」、聞かれた人が「教える」、わからなければ一緒に探す．．．
本来の業務とは関係のないことにムダな時間を奪われて行ってしまいます。
小さな探しモノでも、積み重なると、とても大きなムダとなります。
こういったムダを無くして、より素早く、スムーズに仕事をできるようにするのが整頓の目的です。
大事なポイントは「誰でもできること」。
これは今日入ったばかりの新入社員でも、一目で判る状態です。
自分毎日使っている作業場の場合、多少乱れていても感覚で場所がわかるかもしれません。（それでも「探す」は起こります）
でも自分が休んだとき、その人にしか場所がわからないモノがある状態では意味がありません。
会社のモノは全て、誰でも、探さずにすぐに取り出せる状態にすることベストです。
会社で使っているモノは、ほとんどでが自分の物ではなく会社のモノです。
それらを大切に使うという意識を常に持つことは、良い品を作ることにもつながります。
「整頓」を進める上で、一番に考えて頂きたいのが、「効率的かどうか？」です。
整頓を行って素晴らしい見栄えに片づけたとしても、「使いにくい」「見つけにくい」状態になっていたら本末転倒です！
作業効率を落としてしまっては、その片付けにあまり意味がありません。
仮に一つの作業を「1日10秒」短縮したとします。
月の稼働日数が22日だった場合、10秒×22日×12カ月で、年間「44分」も短縮できます。
これを、社員一人ひとりが、使っているモノ一つひとつに行い、積み重ねいくと、大きな時間短縮になります。
1日10分短縮できたら、1年で44時間の短縮。
1日30分短縮出来たら、1年で132時間の短縮。
1秒2秒という些細な時間の短縮も、積み重ねていくことで、とても効率のいい職場に生まれ変わっていきます。
5Sで有名なトヨタの生産方式は、こうしたムダを排除していった先に誕生した手法です。
1秒縮めることから始めていきましょう。
5S活動の整頓の方法は3つのステップ
まずは「整理」をして要らないモノがなくなってから、整頓に取りかかりましょう。
5Sを体系化したトヨタでは、整頓の方法として「3定」という手法を使います。
これは、「定品」「定置」「定量」の略で、決まったモノを、決まった場所に、決まった量を置きましょうという意味です。
私たちスマイルシステムサポートの５Sでは、その仕上げに標示(表示)を加えて、三つのステップにまとめました。
- 定位置を決める
- 適正量を決める
- 標示をする
この3ステップに沿って整頓を行なえば、簡単に職場を整頓出来ます。
5S整頓ステップ①定位置を決める
まずは文具や工具などモノ一つひとつの定位置を決めて行きましょう。
探しモノがなぜ起こるかというと、モノの住所、つまり定位置が決まっていことが原因です。
定位置のルールを決めて、それをみんなで守るようにすれば、会社から探しモノは一切なくなります。
まずはあなたが仕事でよく使う場所から始めていってください。
定位置を決める際は、使用頻度や、動き、動線など考慮して考えてください。
道具を使うとき必ず持ち方は決まっています。
もし左の写真のように置き方がまちまちだと、道具を持った時に正しい方向に持ち変えるムダが生まれます。
これを繰り返すのは、相当な時間のロスです！
持つ時にいちいち確認が必要になると、その時間もムダだし、集中力が低下しやすく、ミスも起きやすくなるという悪循環を生みます。
つまり方向次第で作業効率・作業時間が大きく変わってきます。
定位置を決めるときは、作業者にとって最も取りやすく、戻しやすい場所を考えましょう。
また、個人のモノではなく、共用のモノの場合は、利用者全員意見を聞き、利用する人全員が使いやすい状態を考えましょう。
まずはいったん「これの定位置はここ」と、置き場所を確定して下さい。
使ってきて不具合があれば、そこからまた考えましょう。
これまでの場所から移動すると、つい以前の場所に取りに行ってしまい、慣れるまで少し時間がかかるかもしれませんが、どちらが効率的かを観察してみて下さい。
5S整頓ステップ②適正量を決める
定位置を決めたら、どれだけの数を保持するか「適正量」を決定しましょう。
必要なモノであっても、「こんなに多くは必要ない」という場合があります。
消耗品の場合、セットで買うと送料が無料になったり、お得だと感じてしまうことがあります。
しかし、いくら必要だといっても、量が多いと場所も取るし、管理も大変になります。
先買によるキャッシュフローの悪化を生んでしまいます。
特に消耗品は、発注してから納品されるまでのリードタイムも短いので、目安としては「１か月分以下」の在庫の量を維持するのがベストです。
まずは、あなたの会社にとって最もベストな量を見極め、定量化しましょう。
適正な量を見極めるには、まず「必要最低数」を調べましょう。
1ヶ月でどれくらいの量を使うかを調べ、そこから最大何個持つか、またいくつになったら発注するかを決めましょう。
使用頻度の低いモノは、個人では所持せず、職場（部署）で共有しましょう。
こちらは弊社が5Sのお手伝いをさせていただいてる伊藤歯車製作所様の事例。
事務所の共有ラックです。
使用頻度の少ない文具類を事務所の1ヵ所で集中管理されています。
消耗品には「最大保有数」と「最小保有数」、「何個発注するか？」という定量の仕組みまで出来ています！
こうすれば、無駄な買い物が減り、モノがスッキリします。
そして、持ち過ぎることも、切らすこともなくなります。
ぜひこういったアイデアも参考に適正量を保つ仕組みを考えて下さい。
5S整頓ステップ③標示（表示）をする
モノの定位置と訂正量が決まったら、仕上げに行うのが標示です。
標示は、目印として示すこと、または示したもののことで、それが何か？何をする場所なのか？を誰でもわかるようにするためのものです。
たとえ定位置や、適正量をしっかり決めても、「一部の人しか知らない」状態だと、誰かがまた違う場所に置いたり、過剰に発注したり、ということが起こり、せっかく決めた整頓のルールを維持することが難しくなります。
周知徹底のためにも標示は重要な役割を果たします。
標示は全ての「モノ」と「場所」にも行なっていきましょう。
文具や工具などのモノだけではなく、そこが何をする場所なのか、お客さんでも迷わないように標示していくことがベストです。
量が決まっているものは、定量も標示しましょう。
標示は簡単なので、すぐにやってしまいがちですが、まずは定位置を決めて、定量をしっかり決めてから、最後に表示をしてください。
これ一つで整頓完了！5Sをラクにする形跡管理の事例
整頓には、「形跡管理」という方法があります。
モノの形で管理する方法です。
こちらも弊社が5Sをお手伝いさせていただいている会社の株式会社高産様の事例で、事務所のデスクです。
これは形跡管理用のアイテム。
専用の堅めのスポンジ素材の板を、「そこに入れるモノの形」に切り抜き、置き場所が形で分かるようにしています。
戻す場所が一目でわかり、なくなった時も一瞬で気づきます。
それ以外のモノが置けず、余計なモノが増えません。
伊藤歯車様では、標示もされています。
スポンジ素材のものは弊社でも扱っておりますので、ぜひご利用ください。
その他5S整頓の活動事例はこちらを参考になさってください。
5S整頓のポイント
清掃も意識した改善
そして整頓は、「清掃」のことも考えて行いましょう。
整頓がしっかり出来ている状態と、そうでない状態では清掃の効率が違います。
例えば以下の二つの写真ではどちらが清掃しやすいでしょうか？
整頓されているだけで、清掃はしやすく、清掃時間も短くなるのが分かると思います。
このように、整頓をするときは、清掃がしやすいかどうかも考える必要があります。
整頓は、ムダをなくし、生産性を高めていくための最も重要なプロセスとなります。
ルールを守れる仕組みを考える
3Sつのステップが終わったら、最後はルールを守れる仕組みも考えていきましょう。
「ルールを決めて、徹底して守ること」は5S活動の根幹にある基本です。
そのままで守られればいのですが、もし「モノが増える」「元場所に戻らない」場合は、できない人を責めず、守れるルール・守れる仕組みにアップデートしましょう。
まとめ
最後におさらいです。
まずは、整理で不要なモノを処分してから
- 定位置を決める
- 適正量を見極める
- 標示する
この3つのステップで整頓しましょう。
ルールを守れない人がいれば、人を変えようとせず、ルールや仕組みに工夫をしましょう。
カイゼン活動に終わりがありません。
常に「もっといい方法はないか？」という疑問を持ち続け、常にアップデートし続けることが大切です。
そして整頓が終わったら清掃に進みましょう。
