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5S活動 整頓 5Sの活動方法

5S活動の進め方②整頓は誰でもできる簡単な3つのステップで完了!

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オフィス 3s 5s

今回は具体的な5S活動の進め方「整頓」のセクションです。

 

「整頓」を始める前に、もし「整理」がお済でない方は、まず整理から始めて下さい。

(5S活動の進め方①5Sで失敗しないためには必ず「整理」から始めましょう)

 

5S活動の整頓とは

「整頓」とは、「必要なモノを必要な時に誰でもすぐに取り出せるようにすること」です。

 

何となく「綺麗に見栄えよく直しましょう」というイメージをお持ちの方が多いですが、これでは本当の意味での5S活動になりません。

5S活動では、綺麗にすると同時に、安全であったり、効率を高めることを意識しなくてはいけません。

5Sの整頓では「より使いやすい仕組み」を作っていくことを目的とします。

 

新入社員が初日からどこに何があるか誰にも聞かずに取り出せる状態 、これが5Sでの整頓です。

 

見栄えではなく「より効率よく」する工夫をする

特定の人しかわからない状態だと必ず「探す」「聞く」「教える」という本来の業務とは関係のない時間が発生します。

小さな探しモノでも、積み重なるととても大きなムダとなります。

 

仮に整頓を行って素晴らしい見栄えに片づけたとしても「使いにくい」「見つけにくい」状態になっていたら本末転倒!

作業効率を落としてしまっては、その片付けにあまり意味がありません。

 

5S活動の整頓3つのステップ

まずは「整理」をして要らないモノがなくなってから、整頓に取りかかりましょう。

5S活動での整頓簡単に行うために三つのステップにまとめました。

 

  1. 定位置を決める
  2. 適正量を決める
  3. 標示をする

 

この3ステップに沿って整頓を行なえば、簡単に職場を整頓出来ます。

 

5S整頓ステップ①定位置を決める

まずはモノ一つひとつの定位置を決めて行きましょう。

 

その際、使用頻度や、動き、動線など考慮して、作業者にとって最も取りやすく、戻しやすい場所を考えましょう。

同時に置き方(向きなど)も考慮して下さい。

 

向きは揃えている方が、見栄えも良く使いやすくなります。

整頓 5頓 定方向 色鉛筆

 

道具を使うとき必ず持ち方が決まっています。

もし左の写真のように置き方がまちまちだと、道具を持った時に正しい方向に持ち変える必要が出てきます。

 

これを繰り返すのは、相当な時間のロスです!

いちいち確認するとなると無駄に思考を使うことになり集中力が低下し、ミスも起きやすくなるという悪循環を生みます。

 

定位置を決める際は、より使いやすい向き・置き方を考えるようにしてください。

 

 

また、個人のモノではなく、共用のモノの場合は、利用者全員意見を聞き、利用する人全員が使いやすい状態を考えましょう。

まずはいったん「これの定位置はここ」と、置き場所を確定して下さい。

使ってきて不具合があれば、そこからまた考えましょう。

これまでの場所から移動すると、つい以前の場所に取りに行ってしまい、慣れるまで少し時間がかかるかもしれませんが、どちらが効率的かを観察してみて下さい。

 

5S整頓ステップ②適正量を決める

定位置を決めたら、どれだけの数を保持するか「適正量」を決定しましょう。

必要なモノであっても、「こんなに多くは必要ない」という場合があります。

 

あなたの会社にとって最もベストな量を見極め、定量化しましょう。

適正な量を見極めるには、まず「必要最低数」を調べましょう。

1ヶ月でどれくらいの量を使うかを調べ、そこから最大何個持つか、またいくつになったら発注するかを決めましょう。

 

 

使用頻度の低いモノは、個人では所持せず、職場(部署)で共有しましょう。

 

こちらは弊社の5S活動のコンサルティングのクライアントでもあります伊藤歯車製作所様の事務所の共有ラックです。

伊藤歯車文具ラック

使用頻度の少ない文具類を事務所の1ヵ所で集中管理されています。

 

消耗品には「最大保有数」「最小保有数」「何個発注するか?」という定量の仕組みまで出来ています!

伊藤歯車文具ラック2

こうすれば、無駄な買い物が減り、モノがスッキリします。

そして、持ち過ぎることも、切らすこともなくなります。

 

ぜひこういったアイデアも参考に適正量を保つ仕組みを考えて下さい。

 

5S整頓ステップ③標示をする

モノの定位置と訂正量が決まったら、仕上げに行うのが標示です。

テプラを使うなど、モノと場所両方にラベリングをしましょう。

 

 

これ一つで整頓完了!5Sをラクにする姿絵管理

整頓には、「姿絵管理」という方法があります。

「姿絵」つまり、モノの形で管理する方法です。

 

こちらも弊社の5Sコンサルのクライアント会社の株式会社高産様の事務所のデスクです。

高産引き出し

これは姿絵管理キットという整頓用のアイテム。

専用の堅めのスポンジ素材の板を、「そこに入れるモノの形」に切り抜き、置き場所が形で分かるようにしています。

 

これ一つで、定位置化、適正量も保つことができます。

また戻す場所も一目でわかるので、なくなった時も一瞬で気づきます。

 

伊藤歯車様では、さらにラベリングもされています。

伊藤歯車姿絵

 

5S整頓のポイント

3Sつのステップが終わったら、最後はルールを守れる仕組みも考得ましょう。

 

「ルールを決めて、徹底して守ること」は5S活動の根幹にある基本です。

そのままで守られればいのですが、もし「モノが増える」「元場所に戻らない」場合は、できない人を責めず、守れるルール・守れる仕組みにアップデートしましょう。

 

 

まとめ

最後におさらいです。

まずは、整理で不要なモノを処分してから

  1. 定位置を決める
  2. 適正量を見極める
  3. 標示する

この3つのステップで整頓しましょう。

ルールを守れない人がいれば、人を変えようとせず、ルールや仕組みに工夫をしましょう。

 

カイゼン活動に終わりがありません。

常に「もっといい方法はないか?」という疑問を持ち続け、常にアップデートし続けることが大切です。

 

 

そして整頓が終わったら清掃に進みましょう。

5S活動の進め方②清掃とは?綺麗な状態を維持する仕組みの作り方


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