会社には、時間とともに必ず書類が増えてきます。
それについての処置をせず、そのまま放っておけば、いつか書類棚に入りきらなったり、使いやすく分類できなくなってしまいます。
その結果、ギュウギュウに詰め込んだり、上に積み上げたりして、取り出しにくく、戻しにくい状態になったりします。
また、多ければ多いほど、探すのに時間がかかってしまいます。
あなたの会社では書類の探しモノはありませんか？
もし少しでも迷うことがるとしたら、あなたのオフィスはまだまだ業務効率を上げることができます。
無駄な探し物の時間をなくし、いつでも快適に書類を使えるように、しっかり整理・整頓をしていきましょう。
今回は、あなたのオフィスの書類棚が生まれ変わる5つのステップをご紹介します。
ステップ①書類を「必要」「不要」に分類し、不要なモノを捨てる。
まずは整理から始めていきましょう。
整理とは綺麗に並べることではありません。
会社で行われる5S活動の整理では、「要るモノと、要らないモノ、急がないモノに分けて、要らないモノを捨てること」と定義しています。
書類を一枚一枚、要るモノ、要らないモノ、急がないモノに分類することから始めて下さい。
そして要らない書類は、処分していきましょう。
さて、分類を進めて行くと、早い段階で、「捨ててもいいか、置いておくべきか迷うもの」が出てくると思います。
こういった迷ってしまうものは、「期限付き」で保管するようにしましょう。
期限の書いたラベル赤札を直接貼るか、箱にまとめてそこに期限を記しておきましょう。
そして期限が来たら処分します。
ステップ②電子化できるものは電子化して、紙ベースのモノは捨てる。
書類はモノと違い、スキャンしてデータで保管することが可能です。
今、多くの企業様で書類の電子化がどんどん進んでいます。
「どうしても紙ベースで必要なもの」以外の書類ものは、スキャンしてPDF形式などで、保存するようにしましょう。
同時に、電子化した書類も、PC上でしっかり整理整頓する仕組みを作っていくこともお忘れなく。
そして、データ化が済んだ書類は処分していきましょう。
ステップ③保持する書類は保存期間を決める。
残った必要な書類にも、保管期限のルールを決めてしまいましょう。
「この種類の書類は○年保管する」というように、ファイルや、ジャンルごとに具体的に捨てる基準を決めることが書類を増やさないようにするコツです。
ちなみに、統計によれば、オフィスで使う書類の99％は、1年後見ることがないそうです。
こういったことも頭に入れながら、社内で話し合って、適切な期限を決めていきましょう。
ステップ④定位置を決める
ここからは整頓のプロセスに入っていきます。
整頓とは、「必要なモノを、誰でもすぐに取り出せるようにすること」と定義しています。
こちらも「綺麗に見栄えよく、並べること」ではありません。
「いかに使いやすくするか」を考えて行っていきましょう。
まずは定位置を決めることから始めます。
ファイルの場合は、どのようなカテゴライズで、どのような順番で並べるかがポイントになってきます。
- 業務内容別
- 形式別
- 案件別
- 担当会社別
など、色々なカテゴライズができます。
もっとも効率のいい形を選びましょう。
使用頻度から分類する
使用頻度によって分ける方法もあります。
例えば、一ヶ月に1回以上使うものは、「急ぐモノ」としてオフィス内に置く。
それよりも使用頻度の低いものは、アーカイブとして倉庫に保存する。
このように、期間のルールを明確に設けて、それに従って定位置を決めると、快適な状態が保てるようになります。
一つの棚でも、使用頻度の高いジャンルは「腰から目線」の高さ、頻度の低いものは、「目線より上」か、「腰より下」の高さに配置する。
こうすることで、身体的ストレスも軽減させられます。
保有量を一定にする
「どれだけの量を保持し、そこにどれだけの量を置くのがベストか」も考え、一定の量を保てるようにルール化します。
種類ごとにエリアを確定して、量がこれだけ溜まったらアーカイブにするなどのルールの決め方があります。
共用の場合は、利用者全員が解りやすく、使いやすい並べ方を話し合って決めるようにしましょう。
⑤ファイルや棚に標示をする
ルールがしっかり確定したら、標示を施していきます。
ファイル一つひとつはもちろんですが、ファイル置き場の方にも標示をして、ファイルとファイルを置く場所が対になるようにします。
このとき、色などを利用すると、より直感的に分かるようになります。
また、ファイルの標示には、こんなアイデアもあります。
標示のアイデア①斜めに線を引く
このように、複数のファイルの背表紙をまたいで、斜めに線をいれると、戻す場所が一目でわかます。
同時に、取り出した時にどのファイルがないか一目でわかります。
標示のアイデア②写真やイラストを入れる
こちらも、斜めの線と同じく、複数の背表紙にまたがって、絵やイラストをいれることで、抜けた場所がわかり、戻す場所も直感的にわかり戻すことができます。
人は、完成したものから一箇所かけると、そこが気になってしまいます。
このように、複数のもので、一つの完成品にしてしまうと、欠けたところを埋めるように、無意識に戻せるようになり、きれいな状態を維持できる仕組みになります。
ぜひ取り入れてみて下さい。
まとめ
最後にまとめです。
- 書類を「必要」「不要」に分類し、不要なモノを捨てる。
- 電子化できるものは電子化して、紙ベースのモノは捨てる。
- 保持する書類は保存期間を決める。
- 必要な書類の使いやすさを考えて定位置を確定する。
- 場所が決まったらファイルや棚に表示をする。
このステップで書類を整理すると、あなたの職場の書類は、きれいで使いやすく生まれ変わります。
お読みいただいて、気づいたかもしれませんが、書類整理のポイントは、きっちりと基準を決め、ルール化することです。
これは5S活動の基本でもあります。
ぜひ、あなたのオフィスでも挑戦してみて下さい。
