5Sとは?最初に知るべき5S活動の意味・目的・効果の出る進め方と事例

2020年6月29日5S活動,5Sとは(3Sとは),5s活動のコツ

5S活動の意味・定義と真の目的とメリット。効果の出る進め方と事例

5Sとは

5S活動とは、主に製造業を中心とした様々な会社、医療・看護などの現場で行われる改善活動、およびその考え方や、スローガンのことです。

その名称は整理・整頓・清掃・清潔・躾(しつけ)の5つの頭文字Sを取って名づけられました。

そもそもの発祥は不明ですが、トヨタ生産方式の中で体系化され、トヨタでは「5Sは仕事の基本」と位置付けられ、新入社員は基礎として5Sを叩き込まれるそうです。

 

5Sの意味と順番の大切さ

5S活動は、「整理、整頓、清掃」などの言葉の印象から、詳しく学んだ事がない人には、単に「会社の掃除」「職場を綺麗にする活動」だと思っている方が多くいらっしゃいます。

しかし、5S活動はただの綺麗活動ではありません。

 

この5つの「S」には、それぞれ重要な定義があります。

  1. 整理…必要なモノと不要モノとを分けて、不要なモノを処分すること
  2. 整頓…必要なモノを誰でもすぐに取り出せるようにすること
  3. 清掃…ゴミ・チリ・ホコリや汚れのないピカピカな状態を維持する活動
  4. 清潔…整理・整頓・清掃の3Sの活動を標準化し維持できている状態
  5. 躾……整理・整頓・清掃の3Sの活動が習慣化し、全員がしっかりルールが当たり前に守られている状態

これらを最初の「整理」から順番に取り組んでいきます。

 

自分の仕事場の周りから「要らないモノをなくす」ことから始めなければ、使いやすいモノの配置(整頓)もできないし、清掃もしにくい、場所がなくなる、商品や消耗品の数を把握しにくいなど、様々なムダが生まれます。

これを改善するための第一歩として、まず5Sは「整理」から取り組んでいきます。

 

詳しい進め方は後半にお伝えしていきます。  

⇒ 5S活動の取り組み手順

 

5S活動が目指す本当の目的とは

ここでは5S活動が目指す目的についてお伝えします。

 

5S活動が続かない大きな理由の一つに、「5Sの目的を理解していないこと」が挙げられます。

ただの片付けや、きれいにするだけの活動では、なかなかモチベーションを維持することができません。

 

業務が忙しい中で5Sに時間を割くのに抵抗を持つ社員は必ず現れます。

全社で組織的に取り組むには、社員全員が5Sの意味や目的をしっかり理解する必要があります。

 

5S自体は手段であり、目的ではありません。

何のために5Sを行うのかしっかりと目的を明確にし、「自分たちにとって大切な活動なんだ」と理解することが活動を続けていく上でとても大切です。

そして経営者や上司の方から「5Sは仕事の一部である」と捉える必要があります。

 

5Sの目的

5S活動には主な3つの目的があります。

それが「安全」「効率的」「快適」な職場を創ることです。

 

当ブログでは、5Sの目的を知っていただくために、「ラップで学ぶ5S活動~5Sの目的~」という動画を制作しました。

まずは、こちらをお楽しみいただきながら、5Sの目的を知ってください。

「安全な職場」

社員さんにたちにとって一番大事なことは、事故なく健康に仕事ができる環境です。

怪我や病気になってしまうと働くことができなくなってしまいます。

 

とにもかくにも安全第一!

5S活動では、まず労災事故なく、安全に仕事ができる環境を作ることを目的に職場を見直し、改善を行います。

病院・病棟など、看護・医療の現場では、医療ミスなどの対策としても、5Sが重要な取り組みとされています。

 

効率的な職場

モノを綺麗に整えても、見つけにくかったり、使いにくくなってしまうと意味がありません。

また、無理な姿勢での作業によって疲れたり、体を壊したり、集中ができないなど仕事の能率を下げてしまうこともあります。

 

こういった様々な「ムリ・ムダ・ムラ」をを見つけ出し、一つひとつ改善して、生産性を高めながら、働く社員さんたちにとって、より楽に、より素早く作業できることを目指すこと。

これが二つ目の5S活動が目指す目的です。

 

快適な職場

働く社員さんたちにとって、物理的にだけでなく、精神的にも快適だと感じられる職場環境づくりが大切です。

そのためには、清潔を維持することは欠かせません。

 

また、活動を通して社員同士しっかりとコミュニケーションを取り、社内の風通しを良くするということも、5Sの大きな役割の一つです。

5Sは様々な角度から問題を洗い出し、改善していく作業です。

 

5Sの本質「ルールを守る風土」

5Sの目的である「安全」「効率的」「快適」な職場は、自分たちでルールを決めて、それをきっちり守っていくことで初めて実現します。

それ無しでは決して成しえません。

 

5S活動の整理・整頓・清掃・清掃は全て、「ルールを決める活動」であり、「ルールを守っていく活動」です。

そして、5Sのステップの最終段階である「躾」は「社内の誰もが意識しなくても、注意されなくても、当たり前にできている状態」です。

これは立場・役職関係なく、その会社の全社員が無意識にルールが守れている状態のことです。

 

そのために、自分たちでルールを決めて、それらをしっかり守っていくこと。

これが、まさに5S活動の本質です。

 

5Sを会社に浸透・定着させるためには、「いかに良いルールを作れるか?」「いかにルールを守れる仕組みを作れるか?」が重要なポイントになってきます。

そのためには、社員同士で話し合い、考え、アイデアを出し合う必要があり、トライ&エラーを繰り返していく必要があります。

 

5S活動の様々な効果とメリット

職場の5Sに取り組み、それを社内に定着させることによって、多くの良い効果が得られます。

 

5S効果①安全性の向上

安全なルール制定、安全なモノの配置、日々の点検により労災事故がなくなります。

もっとも効果が大きいのは、社員の日々の点検の習慣化で、個々の注意力が向上することによって発揮される事故防止の効果です。

危険な職場や、ミスの許されない看護・医療の現場では特に重要な効果となります。

 

5S効果②業務効率の向上

「より早く」「より楽に」作業することを追及し、社員同士話し合い、検証を重ねながら最適なモノの配置や、作業順序を探り改善していく。

そうすることで、業務効率はどんどん向上し、生産性が高まります。

 

そして、可動率の向上、在庫回転の率向上、納期の短縮など様々な効果が生まれます。

 

改善活動にゴールはなく、社員にモーションマインド(より能率的な方法を探求し続ける心構え)を育むことがとても大切です。

 

5S効果③コスト削減

徹底した在庫管理によってムダな買い物がなくなる、人件費の削減、不良品の低減、原価の低減など、あらゆる場面でコスト削減が見られます。

 

5S効果④品質・サービスの向上

業務の標準化によりスムーズに正確に作業がきできるようになる効果があります。

すると次第に品質やサービスにムラがなくなり、ミスや不良品が減っていきます。

 

その結果、納期が早まり、お客様の満足度を上げることができます。

 

5S効果⑤会社の評価が上がる

5Sで成果が出始めると、企業に訪問されたお客様の印象が変わり、どんどん評価が上がっていきます。

まったく同じ商品を買うなら、整理整頓され、清掃の行き届いた清潔な会社から買いたいと思うのが人情です。

 

5Sへの取り組みが、取引をする評価基準になっている企業もあるくらいですので、契約率・受注率が上がるというメリットにつながります。

コストが下がり、品質サービスが向上して、評価があることでどんどん利益を生む体質に変化していきます。

 

5S効果⑥従業員の満足度が上がる

若いリーダー主導で、全社で組織的に取り組む5S活動は、社員の自主性を伸ばし、モチベーションを向上させる効果があります。

5Sの改善活動によるPDCAや成功体験は、やがて普段の仕事でもその効果を発揮するようになります。

コミュニケーションも活性化し、風通し良い職場となり、離職率の低下にもつながります。

 

 

以上のように、5Sには様々なメリット・副産物があり、すべての企業・すべて職場にとって必要不可欠な活動であることがお分かりいただけたと思います。

これらの効果を得るには、全社で取り組むこと、永続的な改善活動として習慣化していくことが必須となります。

 

5S効果⑦社員の意識が変わり、社内風土が変わる

5Sを徹底して取り組み、継続していくと、少しずつ社員の意識が変化してきます。

しっかりとルールを守れるようになるということだけではなく、これまで気づかなかったことに気づけるようなったり、自主的に発言・提案できるようになったり、挨拶や報連相が当たり前にできるようになったりと、5S以外のことでも社員の意識に変化が表れます。

これが5Sの精神と言えます。

5Sの精神(ごえすのせいしん)

そして、次第に会社の風土が変化し、組織が活性化し、業務効率が上がり、儲かる企業体質に変わってきます。

社員は働きやすく、会社の売上も上がっていく、もっとも理想的な状態に近づいていきます。

 

これが5Sの本当の目的であり、最大のメリットです。

これは裏テーマではありません。

昨今、このように5Sが人材育成・風土改革に役立つということに気づき、そのためのツールとして社内に導入される企業様も少しずつ増えています。

 

5Sに取り組む際は、必ず意味・目的を社員全員が理解することが大切です。

そして、社員さん一人ひとりが自分にとってのメリットを感じながら改善活動できるようにすることが継続するためのポイントとなります。

企業に5S活動を導入する際の注意点

5Sを取り入れる上で注意したいことが、「トップダウンでの活動」です。

5S活動は全社員で取り組むことが大前提です。

 

先にも述べました通り、5Sの真の目的は「社員全員が決めたことを守れる風土を作る」ことです。

そのためには、社員全員が立場・役職関係なく、自分たちのルールを自分たちで話し合い、決めたルールを徹底して守ることが大切です。

 

Yahoo!知恵袋で5S関連の質問を拝見していると、トップダウンで5Sを押し付けられた社員さんが、どうしていいかわからず相談するといったケースが多く見られ、多くの企業で5S活動の本質を理解されないまま、「形だけの5S」を取り入れていることがわかります。

やらされの活動では、いつまで経っても5Sは定着せず、得られる効果やメリットはほとんどありません。

 

会社にとって、社員にとって「意味のある活動」にするためには、全員参加でボトムアップでの活動で取り組むようにしましょう。

5S活動の目標設定の必要性

5Sの具体的な取り組み方法をお伝えする前に、一度立ち止まってい考えていただきたいことがあります。

それは、「あなたの会社が何のために5S活動に取り組むのか」です。

 

5Sはその会社が続く限り、ひたすら改善を繰り返していく、終わりなき活動です。

目的なしでは続きません。

 

先に述べましたように、5Sには目的があり、メリットがあります。

しかし、なぜ5Sに取り組む必要があるのか、その理由は会社によって微妙に違います。

 

事故が多い会社では、まず「安全」にフォーカスする必要があるし、不良品が多い会社では「ミスをなくす」ということを目的にする必要があります。

病院や病棟など、看護・医療現場や、食品工場などでは「衛生」を目的に5Sを行っています。

 

また、経営者の方が「社員教育のため」として導入するとしても、それでは社員のモチベーションが上がらず浸透しません。

つまり立場によっても目指すものが違ってくるということです。

 

そこで、活動を始める際には、自社がなぜ5Sを行うのかを、会社全体でしっかり話し合う必要があります。

社員一人ひとりが、自分の職場で5Sを行う意義を理解することから始めてください。

 

そして、それに沿った目標を立て、スローガンを決めてから、活動をスタートさせましょう。

目標があやふやなまま活動を開始してしまうと、手段が目的となり、社員はただやらされ感のまま、次第にフェードアウトしてしまうことになります。

 

5S活動のスローガン/標語の例と5Sスローガン・目標の作り方

 

5S活動の進め方の手順

5Sの進め方の手順を説明する先生

ここからは、具体的な5Sの進め方の手順をお伝えしていきます。

 

まずは前項を参考に、5Sの「目標」を決めてください。

それが決まりましたら、「①整理」から順番に活動を開始していってください。

5S進め方①整理(Seiri)

5S活動でまず最初に行うのが「整理」です。

 

「うちは5S活動に取り組んでいます」とおっしゃる会社さんも、実際見てみると「清掃しかしていない」というパターンがよくあります。

しかしこれでは、効率の良い職場はできません。

 

5Sで特に大事だと言われるのが最初の2S「整理・整頓」で、これが5Sの基礎になります。

 

5Sにおける「整理」とは、必要なモノと不要なモノとを分類し、不要なものを徹底して処分することです。

整理と言うと、「きれいに整える」といったニュアンスでイメージされる方が多いのですが、重要なポイントはしっかりと「処分すること」です。

必要なモノと不要なモノが混在している状態は、スペースのムダや探しモノのムダ、間違えたり、余計な作業を増やす原因となり、業務効率を著しく低下させてしまいます。

 

これはモノだけではなく、情報も同じです。

書類関係や、パソコン内のデータもしっかり整理する必要があります。

仕事を行う上で不要なモノをいろんな角度から見てみるとたくさんのムダが見つかります。

 

 

5S活動を行う際には、一番最初に徹底的に整理を行いましょう。

自分達の働く環境に「不要なモノが一切な状態」がもっとも理想的です。

ここが徹底されているかどうかで、その後の整頓・清掃が上手くいくかどうかが変わってきます。

 

そしてもう一つ大事なポイントは、その状態が維持されること。

 

気合いの入った単発の整理は、必ずリバウンドが起こります。

一気にモノが減ってスペースができたけど、ルールがないのでまた色んなモノが置かれ始め、気づいたら前よりモノが増えた…なんてこともよくあります。

 

「不要なモノがない状態」を維持するためには、モノを減らすと同時に、モノを捨てる基準・ルールを決める必要があります。

決めたルールは、掲示板に張り出すなど、忘れない仕組みも必要です。

 

5S進め方②整頓(Seiton)

整理で不要なモノがなくなったら、次に行うのが「整頓」です。

5Sにおける「整頓」とは、必要なモノをいつでも、誰でもすぐに取り出せるようにすることです。

 

「整頓」もなんとなく、綺麗に並べるという言葉のイメージがありますが、5Sの整頓で大切なのは、「すぐに見つかる」「すぐに取り出せる」「すぐに戻せる」ことであり、ただ見栄え翌綺麗にすることではありません。

つまり徹底したモノの管理ができる仕組みづくりをすることが整頓活動だと言えます。

 

5S活動をやっていると、見た目の綺麗に囚われるあまり、逆に「見つけにくい・取りにくい」という効率の悪い状態にしてしまっている例も少なくありません。

それでは本末転倒で、改善ではなく改悪にもなりかねません。

 

「どうすればより取りやすくなるか?」「どうすればもっと早く作業ができるだろうか?」、ということ第一に考えて、何度も何度も改善していくことが重要なポイントです。

このプロセスで業務の中に隠れている多くのムリ・ムダ・ムダを見つけ出し、一つずつ改善していきます。

 

そして整頓は、「清掃」のことも考えて行いましょう。

整頓がしっかり出来ている状態と、そうでない状態では清掃の効率が違います。

 

例えば以下の二つの写真ではどちらが清掃しやすいでしょうか?

床にコードを這わせないコードの整理

整頓されているだけで、清掃はしやすく、清掃時間も短くなるのが分かると思います。

このように、整頓をするときは、清掃がしやすいかどうかも考える必要があります。

 

 

整頓は、ムダをなくし、生産性を高めていくための最も重要なプロセスとなります。

 

トヨタでは整頓の基本的な取り組みとして「5S3定」という方法を体系化しました。

「3定」とは、「定品」「定位」「定量」のことで、「決まったモノを、決まった場所に、決まった量だけ置くようにしよう」という考え方です。

つまり「モノのルールを決めよう」ということです。

 

弊社では、この5S3定理論を発展させ、「定位置」「定量」を定めたら、仕上げとして「標示」をすることまでを整頓のセオリーとしてお伝えしています。

 

文具・工具などの整頓の方法では、「形跡管理」が定番です。

そこの置くモノの形に型抜きれた置き場所を作るという方法です。

姿絵キット 形跡管理-5S活動の整頓

そこに置くモノの形になっているので、それ以外のモノが置けず、余計なモノが増えません。

量も置き方も変わらず、戻す場所は一目瞭然で、業務がとても効率的になる優れた方法です。

 

素材はスポンジ素材のものや、プラダンがよく利用されています。

スポンジ素材のものは弊社でも扱っておりますので、ぜひご利用ください。

 

その他5S整頓の活動事例はこちらを参考になさってください。

5s活動アイデア事例集

5S進め方③清掃(Seisou)

整頓が終わったら次に行うのが「清掃」です。

5Sにおける「清掃」とは、ゴミや汚れがないピカピカな状態を維持することです。

こちらも、ただ綺麗にするだけではなく、しっかりと維持できる仕組み作りが重要です。

 

そのためには、「どれくらい綺麗にするか」という基準を社内でしっかり統一し、「いつ誰がどのように清掃するか」ルール化することから始めます。

(決まったルールは掲示するなど、忘れないようにしましょう)

 

清掃道具の整理整頓も大切です。

また、清掃には点検の意味も含まれております。

日々同じきれいな状態を維持することによって、機械の不備・異常に気づきやすくなります。

 

日常的に社内の安全性を高めながら、機械の管理を徹底することができます。

 

5S進め方④清潔(Seiketsu)

整理・整頓・清掃のステップの次が「清潔」です。

5Sにおける「清潔」とは、ここまでの3S(整理・整頓・清掃)をきっちり標準化し、維持することです。

つまり「3Sの徹底」です。

 

「清潔」という言葉でニュアンスが伝わりづらいですが、英語の5Sでは、清潔を「standardize」、つまり標準化と訳しています。

標準化とは、簡単に言えば、ルールを決めて、だれでもできるように仕組化すること。

 

整理、整頓、清掃され、綺麗で働きやすい環境を、人が入れ替わっても維持継続できるようするためには、標準化が必要です。

また、継続のためには「忘れない工夫」も必要になってきます。

無料ポスターはこちらからダウンロードできます。

 

仕組みとして5Sが会社で取り組めるようになってきたら、次の段階「躾」に上がります。

 

5S進め方⑤躾(Shitsuke)

清潔の次が「躾(しつけ)」です。

5Sにおける「躾」とは、清潔のプロセスで標準化された3Sのルールがしっかりと守られ、習慣化された状態です。

 

 

「しつけ」という言葉から、「教育」や「ルールを守らせる」といったニュアンスに思われがちですが、5Sの躾はまったく違います。

英語の5Sでは「sustain」(保つ・維持する)と訳されているように、3S活動の徹底して継続していくことを意味します。

 

5Sは社内の誰もが意識しなくても、注意されなくても、当たり前にできている状態になっていることが最も理想的です。

「習慣」と言い換える方が、しっくりくるかもしれません。

 

強制的な活動では必ず反発を生み、「やらされ感」が付きまといます。

大切なのは、社員全員が前向きに自主的に行動できる状態です。

そのためには、全員で話し合って計画し、改善を積み重ねていくことがとても重要なポイントです。

 

5Sを定着させて成果を出すために

5S活動に取り組む会社の中には、しっかりと定着させ、利益をまで上げている企業がある一方、多くの会社では5Sを社内に定着させられずフェードアウトしてしまっています。

その差はなんなのでしょうか。

 

5Sが続かない会社にはいくつかの共通した特徴があります。

  • そもそもやりたくない
  • 目的が明確でない
  • 「忙しい」を理由に後回しにする
  • 部下に丸投げしている
  • ルールがない、ルールが守られていない

などです。

 

では継続させるためにはどのように活動を推進していけばいいのでしょうか?

それは整理・整頓・清掃同様に、5S活動そのものの「仕組み化」です。

しっかり計画を立て、実践、検証、改善していくというサイクルを繰り返していくことで少しずつ定着していきます。

 

また、5S活動を続けていくと、様々な問題が出てきます。

停滞、マンネリ、温度差、反対派の存在など。

⇒「5S活動の反対派対策は活動の成果を実感してもらうこと」

 

これら一つひとつを、議題に上げ、社員全員で話し合い解決策を見出していく。

それが5S活動の醍醐味であり、5Sの効果を最大限に引き伸ばしていく要素になります。

 

そしてとにかく1日1分でも毎日続けることが大切です。

5Sの最終ステップ「躾」は、習慣の賜物です。

継続は力なり。

 

簡単なことからで大丈夫です。

本ページの5Sの進め方を参考に今できることから始めコツコツ続けていきましょう。

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