5S活動を開始する際、多くの企業は「何から手を付ければいいのか？」という問題に直面します。
そんな時には、まず自社が5S的にどんな状態なのか？どんなレベルなのか？分析することが大切です。
この記事では、まず5Sの問題認識から始めて、次に効果的な分析手法である「4M分析」について解説します。
具体例も交えつつ活動の取り組み方も紹介していきます。
4M分析とは
4M分析は、「Man（人）、Machine（機械）、Material（材料）、Method（方法）」の4つの要素で問題点を分析する手法です。
各要素には以下のような意味があります。
- Man（人）: 従業員の知識・スキル、コミュニケーション
- Machine（機械）: 設備やハードウェア
- Material（材料）: 使用する材料や部品
- Method（方法）: 業務プロセスや手順
この4M分析を用いて、5S活動での問題点を効率的に洗い出します。
問題点を、これら4の要素に分類することで、問題の本質が見つけやすくなります。
弊社で行なっている5S活動研修では、活動開始時にこの「4M分析」を使って、自社の問題点を洗い出しをしてもらっています。
では、問題をどのように分析するかについて見ていきましょう。
4M分析による5Sの問題の洗い出し方法
では5S活動を、この4M分析を使って5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）の問題や、業務効率の問題などを洗い出していきましょう。
問題認識: 5S活動を始める際の課題
5S活動を効果的に進めるためには、まずは現状の問題点を明確にすることが重要です。
そこでまず社内で以下のような問題が起きていないか、点検してリストアップしていきます。
- 乱れている場所
- 汚れている場所
- 効率が悪いプロセス
- 危険な状況
という場所を点検してリストアップしていきます。（それぞれの場所や状況の写真を撮って印刷して持ち寄るとさらに効果的です）
それができたら、チームで話し合って、それらの問題を4Mのうちどこに該当するか分類していきます。
Man：人
人が原因の場合は、ここに振り分けます。
- 従業員がルールを知らなくて物を適当な場所に置いている
- コミュニケーションの不足で誤解が生じている
- 清掃の責任が明確でないために汚れが放置される
- 従業員が清掃する時間や方法を知らない
このような場合は、人が原因と考えられます。
Machine：機械・設備
設備・機材などのハード部分が原因だと思ったら、ここに振り分けます。
- 老朽化によって故障が起こる
- 操作が複雑で作業が遅くなる
- 機械が油や塵を発生させている
- 保護装置が不足または故障している
このような場合は、設備・機材が原因と考えられます。
Material：材料・部品
材料・部品などが原因だと思ったら、ここに振り分けます。
- 材料の品質が一定でない
- 不要な材料が場所を取っている
- 必要な材料と不必要な材料が混在して使いにくい
- 在庫が多すぎてスペースが乱雑になる
Method：方法
方法、やり方などが原因だと思ったら、ここに振り分けます。
- 作業フローが不明確なので物がランダムに移動してしまう
- 整理整頓のルールが決まっていないので乱れる
- 清掃のルールが決まっていないので汚れる
- 汚れたものと清潔なものが同じ場所で取り扱われる
5S問題を4M分析するポイント
例えば「モノが元の場所に戻らない」という一つの問題でも、もし「戻す場所のルールが決まっていない」のであれば、それは「方法」が原因かも知れないし、「ルールが決まった上で散らかる」のであれば「人」が原因になるかも知れません。
また、「ルールが決まった上で散らかる」としても、「ルールが合っていないから守れない」のであれば、「方法」が原因とも考えられます。
どれがどこに分類されるかという正解はありませんが、5S研修でこ4M分析に取り組んでもらうと、多くの問題の原因が「方法」に振り分けられる傾向があります。
これは「やり方を変えれば問題が改善する」と社員の皆さんが気づいたということです。
このように最初に4M分析を使って問題と原因を洗い出すと、これから改善しなければならないことが見える化するので、より5S活動の必要性を感じられるようになり、活動のモチベーションに繋がります。
分析が終わったら、これらの問題を、5S活動の中で一つひとつ改善していきましょう！
まとめ
5S活動を成功させるためには、問題の洗い出しから始めることが非常に重要です。
4M分析（Man、Machine、Material、Method）は、その際に非常に役立つ手法であり、弊社の5S研修でも必ず最初に取り組んでもらっています。
この分析を通じて問題と原因を明確にすることで、改善活動の方向性が明確になり、モチベーションも高まります。
改善は1回で正解を出そうとするのではなく、考えながら改善を繰り返して、最善に近づけていくプロセスが重要です。
まずは「自社の5S活動の現状を把握」する。
そして、「4M分析を用いて問題点を洗い出し」をして、「具体的な改善策を立てる」という流れで、活動を進めていきましょう。
