もしあなたが上司から「5S活動を自分たちだけでやれ」と言われたのでしたら、
そんな5S活動は今すぐにやめて下さい！
多くの会社で5S活動を掲げて、活動に取り組まれていますが、5S活動の本当の意味を知らず、上司が部下に押し付ける形で活動を行っている会社はたくさんあります。
そもそも、5S活動は個人や会社の一部でやるような活動ではありません。
会社全体で行っていくものです。
なぜ会社で5S活動を行うべきなのか？
これを理解して、正しく取り組まなければ、会社にとって好ましい本当の効果はまったく得られません。
5S活動を行うには、まずその意味を理解することが必要です。
5S活動の意味の勘違い
5S活動とは「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の頭文字の「S」を取ったもの。
詳しい5Sの意味はこちらをご覧ください。
まず5S活動は、「整理」「整頓」「清掃」の3S活動を行っていく活動です。
整理からスタートして、整頓、清掃と段階的に進めて行きます。
ただしこれは、ただ綺麗にする活動ではありません。
安全面、作業効率、快適さを考えながら、計画的に行います。
そのためにルールを決めて、しっかり守っていくことを徹底します。
この3S活動を徹底した結果が「清潔」の状態。
さらにそれが習慣化して、全員が当たり前に行えるくらい会社の風土として定着している状態、これが「しつけ」状態です。
つまり5Sの前半の3Sが行動、後半の2Sは、結果であり、その状態のことです。
5Sが目指すゴールは、上記の指す「しつけ」の状態です。
それは整理・整頓・清掃が徹底され、立場・役職関係なく会社全体がルールを当たり前に守れる風土です。
しかし多くの場合、5S活動は「ただ綺麗にする活動」のように思われがちです。
また「しつけ」という言葉の印象から、子供やペットをしつけるように、「会社の風紀を乱さないように社員（部下）を教育する」という意味合いに勘違いされています。
本来5S活動は、「社員をしつける」ためのものではなく、しっかりルールを守ることを徹底した結果、「会社全体がしつけられる」ものです。
こういった意味合いを理解せずに、形だけ綺麗にしても、また、社員や部下に丸投げするような活動では、5S活動としてはまったく意味がありません。
5S活動を部下に押し付けてくる上司は、十中八九、5S活動の意味や本当の価値を理解していません。
5S活動に取り組むためには、まず、5Sの定義を明確にする必要があります。
5S活動に取り組むためにすべきこと
これまでの説明の通り、5S活動は会社全体で徹底して取り組むものです。
誰かがやって誰かがやらないということでは成立しません。
誰が何をやって、という役割分担は必要です。
しかし、計画やルール決めの話し合いには、全員参加が好ましい形です。
決めたルールは、全員で守るのが鉄則です。
それが社長であろうが、役職者であろうか、関係ありません。
ここが機能しなければ、効果は得られません。
そのためにもルールを決めるときは必ず全員参加で、全員が守れるルールを話し合って、全員が納得する形で決める必要があります。
そして、もし守れなければ、「なぜ守れないかったのか？」「どうしたら守れるか？」ということを考え、話し合い、改善していく。
それを継続していくこと、これは5S活動でとても重要なこと。
5S活動を行うには全員の理解が必要です
5S活動を会社に取り入れ、成功させるには、全社員の理解が必要です。
まずは上司に相談・提案してみて下さい。
5S活動に取り組むメリットはこちらに詳しく書いておりますので参考になさってください。
その上で、全社で取り組む機会を作ってもらいましょう。
5S活動は短期間で成果の出るものではありません。
即効性のあるものではなく、例えるなら漢方薬のように、少しずつ体質を改善していくものです。
そういったことを理解してもらった上で、少しずつ取り組むように進めて下さい。
反対派に対してどうするか？
全員の理解が必要だと書きましたが、5S活動（3S活動）を全員で取り組むとなると、必ず反発する人たち、反対派の人たちが現れます。
「自分は出来ている」
「めんどくさい」
「今のままで充分だ」
など、「現状を変えられることへの恐怖心」がおおよその理由です。
「262の法則」という法則があり、どんな組織でも、2割の人が良い働きをして、6割の人は普通の働き、2割の人が良くない働きをするという法則です。
5S活動もこれに当てはまります。
弊社これまで色んな会社様で5Sのコンサルティングをさせて頂いてきましたが、こういった理由から5S活動に反発する人たちは、どこの会社にも必ず存在します。
では、このような方々にどのように対応していけばいいのか。
それは気にしないことです。
私たちのコンサルでは、会社で5S活動を取り入れるにあたり、最初に社員さん一人ひとりに、「5S活動とは何か？」「これからどういった活動をしていくのか」などをしっかり説明させてもらいます。
だからといって全員から賛同が得られるわけではありません。
そういった方々に口で説明しても理解を得るのは難しいです。
その会社に長く勤めている社員さんほど、その環境に居心地がよく、それが変わってしまうことに反発をします。
ですので、無理に言葉で説得するといのは得策ではありません。
まず先ほどの262の法則でいう頑張ってくれる2割の社員さんにリードしてもらい、中間層6割の社員さんを巻き込んで活動を進めていって下さい。
8割の社員さんで活動を進めていけば、そのうち必ず5S活動による良い成果が出てきます。
社内が整理整頓され、綺麗で安全で使いやすく、仕事が効率的になってくれば、反対派の方々は、それら5Sのメリットを身をもって体験することになります。
すると5S活動は良い活動だということを、だんだんと理解してもらえるようになり、次第に反発心が薄れ心を開いてくれるようになってきます。
そして、少しずつ協力してくれるようになってきます。
5Sに反発する彼らの心を動かすには、行動で示し、結果で説得することが一番効果的です。
それは、数カ月、数年かかる可能性もあります。
それまでは反対派のことは気にせず、ネガティブな言葉には耳を貸さないようにしましょう。
会社全体で取り組むのが難しい場合
そうは言っても、会社全体で取り組むのは難しい。
その場合は自分の班や部署などのグループ単位から始めて下さい。
ただし、そのグループの社員さんは、全員参加が原則です。
全員で取り組み、グループの風土から変えていきましょう。
そうしなければ長続きしませんし、5Sとは名ばかりの薄い活動になってしまいます。
もし、ここで成果が出せれば、とても時間はかかりますが「うちもやろう」という風に他部署にも波及していきます。
それまでぜひ頑張ってください。
まとめ
それでは最後に要点をまとめます。
- 5S活動は綺麗にする活動ではなく会社の風土を変えていく活動である
- 5S活動は全員で行わなければ成果は出せない
- そのために5S活動の意味を全員が理解する必要がある
- 全員でルールを決め、それを守れなければ、活動は長続きしない
- 反対派は言葉で説得せず、成果で説得する
- 会社全体が難しければ、部署などの小グループ単位で遂行する（ただし全員参加）
これを前提に、ぜひ有意義な5S活動に取り組んでみて下さい。
