5S活動の基本とは「自分たちでルールを決めて、そのルールを守っていくこと」です。
社員全員がしっかりルールを守っていくことが5Sの「しつけ」につながり、それが企業に根付いた風土をよりより形に変えて、「安全」「快適」「効率的」な職場を実現します。
ですので5S活動は大小・ジャンル問わずどのような企業・病院にも当てはまり、成果の出る取り組みです。
そのため5S活動を正しく進めていくと、社内にいろいろな基準やルールができていきます。
ところが、せっかく決めた基準やルールを守らない人が出てきます。
決めたことが習慣になっていなければ、忘れてしまったり、ついこれまでのやり方でやってしまったりということが必ず起きてきます。
ここで大事なのは、「ルールを守らない社員を責めないこと」です。
『人を責めるな、しくみを責めろ』
自動車のトヨタに
『人を責めるな、しくみを責めろ』
という有名な言葉があります。
ルールも守れない、言ったことがきちんと出来ない、同じ失敗をしてしまう…
どんな組織でも、必ずこういったことが起きます。
ただその都度その相手を攻めても、それは根本的な解決にはなりません。
仮にその人がルールを守れるようになったとしても、また違う誰かが同じミスを犯します。
問題は「守れない人」の方ではなく、「守れる仕組みがないこと」の方にあります。
多くの人が集まる会社のような組織で、みんながちゃんとルールを守るためには、みんなが守れる仕組みが必要です。
ルールが守れるようになる仕組みづくり
仕組みがなければ、「出来なかったら注意する」を延々繰り返していくことになります。
守るべき基準やルールができたら、それらをしっかりと守れるように「仕組化」していきましょう。
例えば弊社スマイルシステムサポートの5S研修を受けていただいている企業様の事例ですが、こちらの会社ではスリッパを脱いで揃えられない人がおり、注意してもなかなか言うとおりにしてもらえませんでした。
そこで5S会議で話し合い、スリッパ定位置に足型を貼っておくという工夫を行いました。
こうしたことで「無意識に」、社員さんが定位置に戻すようになりました。
このように自然にしたくなる仕組みがあれば、ルールは守られるようになっていきます。
その他、朝礼後、決まった音楽を流して、それが流れている間は清掃をするという仕組みの事例もあります。
それでも守れない
それでも守れないというときは出てきます。
その場合は「なぜ守れないのか」を考えて原因を見つけましょう。
そこで「なぜなぜ分析」という方法があります。
これは一つの問題に対して「なぜ？」と問い、出てきた答えにさらに「なぜ？」と問い、原因を深堀りしていく分析方法です。
詳しくはこちらの動画を御覧ください。
このようにして、上手くいかなければ原因を見つけて改善するということを繰り返していけば、いつか必ず必ず問題は解決して、ルールを守れる仕組みが見つかります。
これがまさに5Sの改善活動です。
こういったことを習慣にしていただくと、社員さんたちの考える力もぐんぐん伸びて、普段の業務でも積極的にアイデアが出るようになります。
まとめ
5S活動とはつまり「みんなで話し合ってルールを決め、それを守っていくこと」。
そのルールを守るためには「守れる仕組み」が重要。
守れなかったときは、守れないことを責めるのではなく「どうすれば守れるようになるか？」を考えましょう。
それでも守れないときは「なぜ守れないか？」を深堀りして、仕組みの改善を繰り返し、精度を高めていくようにしてください。
これが5S活動の本質的な取り組みとなります。
