あなたの会社では、「いつの間にか社内のスペースが埋まってしまった…」なんてことありませんか？
例えば、ある部署が頑張って整理整頓（5S活動）を行い、せっかくスペースをこしらえたのにも関わらず、いつの間にか他の部署がそこにモノを置いてしまう。
スペースができる度にそこにモノが置かれ、イタチごっこになっている。
社内でそんなことは起こっていませんでしょうか。
5S活動のコンサルティングを担当している会社様でも、活動を始めた段階ではよく目にすることです。
もしそのような問題が起こっていたら、見逃さず早急に改善してください。
百害あって一利なしです。
「いつの間にか社内のスペースが埋まってしまう」問題のデメリット
例えばこんなデメリットがあります。
- せっかく整理整頓を行っている部署のモチベーションが下がる
- 誰のモノか分からず、聞いて回るというムダな時間が発生する
- 勝手に処分することもできず何年も放置され、スペースのムダ使いになる
色んなムダは全てお金のムダに繋がります。
「いつの間にか社内のスペースが埋まってしまう」の対処法
この問題を打開する方法はとてもシンプルです。
それは「ルールを決めること」です。
例えば、以下のようなルールです。
- そのスペースの管轄部署を決める
- その管轄部署の許可を得てから物を置くようにする
- そのスペースに置いてモノのルールを明確にする
こうすることで、モノ入ってきた時に同時に仕分けができます。
「誰が置いたかわからない！」ということも起こらず、ムダな時間はなくなります。
また、モノを減らすには、捨てる基準を決めることです。
「1年使わなかったら処分」とか、「これくらい劣化したら捨てる」という風に、モノ一つひとつにルールを決めて下さい。
そして一つひとつに定位置を決めましょう。
ただしルールは立場は関係なく全員が厳守です。
もし守られなければ、守れる工夫をするか、ルール自体を変えて下さい。
5S活動の本質は、「ルールを決めて、守ること」です。
「整理・整頓・清掃」にしっかりルールを決めて、それを継続していくことが「清潔」「躾（しつけ）」へと繋がっていきます。
組織が大きくなり、社員の数が多くなってくると、それぞれの価値観で動き、こういったことがたくさん起こってきます。
これは「ここにこれを置いた人間が悪い」という問題ではありません。
「仕組がない」ことが問題なのです。
このような支障が出たら、社員で話し合ってルールを作ることから始めて下さい。
ルールが増えていくと
ルールが増えていくと、縛られている気がするという意見も出てくるかもしれませんが、それは最初だけです。
今ルールがないと思っていても、実はただルールが明確でないだけで、暗黙のルールに従って動いているのです。
ルールは社員を縛るためにあるのではなく、お互いに気持ちよく仕事ができるようにするためのものです。
些細な問題でも、一つひとつルールを決めて解決していくことで、だんだんと社内環境は改善されてきます！
さて、
あなたの会社にはどんな問題が生まれていますか？
どんなルールがあれば解決できますか？
ぜひ色んな社員さんの言葉に注意を傾けてみて下さい。
