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KPT法とは?5S活動の反省と改善計画に最適な振り返り手法

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5S活動から社員の【気づく力・考える力・解決する力】が育つ社風づくりをサポートする会社 Smile System Support の宇江です。

 

 

弊社コンサルでは、5S活動の途中経過で、「KPT法」を用いて、社員さん達にこれまでの5S活動を振り返っていただいています。

今回は、「KPT法」による5S活動の振り返りについて。

 

KPT法とは

KPT法とは、プロジェクトの振り返りなので使われる手法で、別名「振り返り手法」とも呼ばれています。

「K」は「Keep」、「P」は「Problem」、「T」は「Try」の略です。

 

まず「K(Keep)」のブロックでは、そのプロジェクトを行ってきて「良かったこと」「このまま継続したいこと」の意見を出し合います。

次に「P(Problem)」のブロックでは、そのプロジェクトをやってきて「問題だったこと」についての意見を出し合います。

最後に「T(Try)」のブロックで、「これから挑戦したいこと」についての意見を出し合います。

 

この3つのステップで、プロジェクトを振り返り、新たな目標計画を立てていきます。

 

KPT法はプロジェクトのCheck機能を果たす

プロジェクトを行っていく上では、「計画(Plan)」「実行(Do)」「反省(Check)」「改善(Action)」のPDCAサイクルを回していくことが良いとされています。

しかし多くの場合、「計画」「実行」はされても、なかなか「反省(振り返り)」をしません。

 

実行したものに対して、振り返って反省をしなければ、プロジェクトをよりよく向上させていくことができません。

 

そんな時このKPT法は、振り返るための方法としてとても有効です。

 

Keep、Problem、Tryの三つの観点から振り返りを行うことで、普通では思いつかなかった新たな気づきが生まれます。

また、メンバーで意見を出し合い、いろんな意見に触れることで、感性が磨かれます。

 

これを定期的に行っていけば、メンバーそれぞれに「改善する意識」が生まれ、常に自主的に改善に取り組めるようになり、自然に改善活動が繰り返されるようになります。

そして、自然にPDCAサイクルができ、プロジェクトが少しずつ成功に近づいていきます。

 

5S活動をKPT法で振り返ろう

イセキテックKPT

それでは、実際にこのKPT法を用いて、5S活動を振り返っていきましょう。

 

KPT法の準備

まず前提として、このKPT法による振り返りは、チーム全員で行います。

一人でやっても高い効果は得られません。

 

準備するのは大きな模造紙と、付箋(ポストイット)、各自筆記具のみです。

模造紙の代わりにホワイトボードでもOKです。

 

模造紙は半分に区切り、片方をさらに半分に区切ります。

KPT法模造紙

そして図のように、「K」「P」「T」の文字を書きます。

 

これで準備はOK。

 

「K」良かったこと・継続したいこと

まずは付箋(ポストイット)などに、5S活動をやってきて「良かったこと」「このまま継続したいこと」を個々で記入していきます。

個々でというのがポイントで、最初からディスカッションすると他人の意見に流されてしまい、個性的な意見が出にくくなってしまうので、まずは相談せず一人で考えて書き出しましょう。

その時、一つの提案につき、付箋を一枚使います。

 

それぞれ書き終えたら、一人ずつ発表する形で付箋を貼っていきましょう。

その時同じ意見が出たらまとめて貼っていきます。

 

「P」問題点・改善点

今度は、同じく付箋に5S活動をやっていて出てきた「問題点」「改善すべき点」などを個々で記入していきます。

先ほど同様、書ききったところで、共有しながら貼り付けていきます。

 

ここでもし、「K」「T」の案が出てきたら、それぞれの付箋に書き留めておき、後で共有しましょう。

 

「Try」改善策・挑戦したいこと

最後に、5S活動をやる上で「これから挑戦したいこと」に加えて、「Tで出た事柄をさらに良くする方法」や「Pで出た問題点に対する改善策」を個々で付箋に書いていきましょう。

ここでのポイントは、「具体案を出すこと」です。

 

書き終えたら共有しながら貼り付けていき、その上でディスカッションします。

そして、その中で「これは実際に取り組もう」という案件について、いつ誰がやるかの計画を立てましょう。

 

定期的KPTしよう

最初は難しくて意見も少ないかもしれませんが、回を重ねるごとに上達して意見も出るようになってきます。

またお互いの意見を共有し合っていくことで、チームの結束力も高まります。

次第に5S活動は洗練されていきます。

 

ぜひ5S活動の振り返りにこのKPT法を利用してみて下さい。

 

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