オフィスのファイル(書類)を正しく整理整頓してコスト削減

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整理・整頓・清掃から
【気づく力・考える力・解決する力】が育つ社風づくりを
サポートする会社 Smile System Support

の宇江です。
 
 
 
あなたのオフィス、書類はすぐに出てきますか?

迷うことなく、すぐに取り出すことができていますか?

そしてきっちり使った後、きっちり戻すことはできますか?
 
 
 
 
たびたび探すことがある、というのは論外。

もし少しでも迷うことがるとしたら、

あなたのオフィスはまだまだ業務効率を上げることができるはずです。
 
 
ファイル書類整理

ファイルのラベリングで大事なのは書き方のルール

 
まずは不要な書類は捨て、PDFなどにデータ化できるものはしてしまい、なるべくコンパクトになるように整理しましょう。

整理が終わったら整頓です。

適切な分類をして表示、つまりラベリングを行いましょう。 
 
 
 
さて、ファイルには必ずラベリング(タイトル・名前を書く)をされると思いますが、

ファイルのタイトルの付け方がバラバラだということはないですか?
 
 
 
ファイルを作るたびに書き方のルールが違ったり、

ファイルを作った人が、それぞれ独自のルール書いてしまうと

途端に書類は探しにくくなります。
 
 
そして整理整頓が困難になります。
 
 
 
ファイルのラベリングで大事なのが(整理整頓全般にいえることですが)

ルールを統一することです。
 
 
その一番の目的は、「きれいに書くこと」「きれいに並べること」でもなく

「書類を見つけやすくすること」です。
 
 
 
ここを念頭に置かないと書類棚は無法地帯と化し、

「探す」「迷う」といった本来の業務とは関係ない作業に時間を奪われることになります。
  
 
 
まずは書き方のルールを決めて統一しましょう!
 
 
 

ルールを守れるしくみ

ルールを決めたら、必ず守らなければ意味がありません。
 
 
しかし、使うのは人間であり、機械ではないので、必ず守らない人や、守れない人が出てきます。

人間なのでそれなしょうがないこと。

その人たちを責めても始まりません。
 
 
 
そこで必要なのが「ルールを守れるしくみ」です。
 
 

置き場所が確定したら、棚の方にもラベリングをしましょう。
 
 
下の絵のように、ファイルと棚とがリンクするように表示すると

無意識に戻せるようになります。

ファイル書類整理

一緒にファイル・書類のジャンル(種類)も棚にラベリングしましょう。
 
 
また是非「」も活用してください。

」は人間が直感的に識別できるとても便利なアイテムです。

直感で分かるということは、考えなくてよいので、ますます時短に繋がります!
 
 
 
直感でわかると言えば、このようなファイル整理のアイデアもあります。
 
ファイル整理 斜め線

これはうちの3S活動コンサルティングの担当会社の社員さんが、

紹介するやいなや早速取り入れて下さっているアイデアなのですが、

ファイルの背表紙に斜め線をいれるというもの。
 
 
 
これをやると、戻す位置が直感でわかり、

ズレると気持ち悪いので、必然的に同じ場所に戻すようになります。
 
 
 
このように、仕組みさえ出来れば、無意識にルールは守られるようになり、

教えるという手間も省けます。

こういった些細なことが積み重なると、いつしか大きなコスト削減につながります。
 
 
  
何も考えなければ、職場はこういった細かい所から無法地帯が生まれてきます。

それは作業効率を下げ、まるでシロアリが家を少しずつ食べていくように、貴重な時間を少しずつ蝕んできます。

それを放置してしまうと、会社は時間を食べるシロアリに食いつぶされてしまいます。
 
 
 
大袈裟なように聞こえますが、ここを甘く見られている経営者様が非常に多いのです。
 
 
 
ここで一番重大なのは、社員一人ひとりがこういうことに無頓着であることです。
 
 
 
こういった改善は、社員1人ひとりが「今の当たり前の職場環境」に「?」と疑いの目を向ける抱くことから始まります。

これは「やれ」と言ってできるものではありません。
 
 
 
社員たちが「?」と感じられる感性を磨くには訓練が必要です。
 
 
そのために、これ以上のものはない、最も適したツールは、やはり3S活動ではないでしょうか?

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