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5S改善アイデア事例集【オフィス・事務所編②】画像で見る業務効率が上がる整頓術

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5S改善事例オフィス編

5Sの改善事例を見たいというご要望にお応えして、5S改善アイデア事例集の「オフィス・事務所編」の第二弾をお届けいます。

第一弾はオフィスでよく使う文具の整理整頓事例を紹介しました。

今回は書類やキャビネット、その他仕組み化の事例についてご紹介します。

 

事例は弊社がコンサルティングで5S活動のお手伝いをさせて頂いている企業様の、5S改善アイデアを画像にてご覧いただきます。

 

自社で転用できそうな改善アイデアは、どんどん使ってパクッて5S活動に役立ててください。

 

書類・キャビネットの5S改善事例

書類棚の改善事例

まずこちらは書類のファイルの整頓事例。

同じ種類のファイルの背表紙に連続で斜めの線を引くというアイデアです。

5S改善事例書類ファイル

これで抜けた場所に違和感が出るので、持ち出し中であることや、戻すときに位置が一目でわかるようになります。

 

カタログ棚の改善事例

こちらの会社様は、カタログの棚を種類別に色分けして表示。

5S改善事例カタログ棚

文字の表示は読まなければいけませんが、色を使った見て判断できるので、より直感的に見つけられ、作業効率を上げあることができます。

 

キャビネット内の書類整頓事例

この会社様は、キャビネット内に、種類ごとにファイルボックスに入れ、見出しに文字+写真で標示。

5S改善事例キャビネット

写真のようにビジュアルを使った表示は、文字を使うよりも直感的に分かりやすくなります。

 

キャビネットへの表示例

キャビネットの外側から、中身がわかるように扉に中身をマップ表示した例。

5S改善事例キャビネット

扉を開けてから探すよりも予め位置が分かるので効率的です。

また、新入社員や他部署に人来た時にも、探したり、聞いたりする手間が省けます。

 

こちらは、キャビネットの引き出し内の中の様子を写した表示の例で、モノの位置と正しい置き方を示しています。

5S改善事例キャビネット

これらのよ例のようにモノを誰にでも探しやすくする工夫が整頓です。

 

給湯室の整頓事例

キッチン台・シンク下のモノの整頓事例。

戸棚の中に何が入っているかを、外の扉にマップ表示。

5S改善事例シンク下整頓

収納場所が多くなるほど、「探す」という行為が増えてきます。

それをいかに軽減させるかという発想でのアイデアが業務効率を上げてくれます。

 

 

こちらはシンク上の収納で、モノを分類して、100円ショップで手に入る取っ手付のバスケットに入れて整頓した事例。

5S改善事例食器整頓

バスケットなので、しっかりグループ分けができて、さらに取っ手付なので、高い場所のモノも取りやすくなっています。

 

清掃道具の5S改善事例

清掃道具と、それらの道具をかける場所がリンクするように表示。

5S改善事例清掃道具

これで、誰が使っても確実に同じ場所に戻ってくるようになります。

表示は「モノと場所が対になる」ようにするのが5S整頓のポイントです。

 

 

ぞうきんなどは表示がしにくいので、どれが何用のぞうきんなのかがわからなくなります。

こちらの会社様では、用途によって雑きんを色分けして、置き場所に表示。

5S改善事例清掃道具 

これで誰でもすぐにわかるようになりました。

色はそのものが表示になるので、整頓には欠かせないアイテムとなります。

 

オフィスの定量化の例

消耗品はしっかり定量化して、自然に維持できる仕組みが理想的です。

 

こちらは、どこの職場でも必ず使うトイレットペーパー・ティッシュペーパーの定量化事例。

5S改善事例定量化

必要な個数から発注点を割り出し、「残り何個で、何個注文するか」を明確に。

そして発注の為の品番も記載して「誰も発注できる仕組み」がになっています。

 

 

こちらは「書類が一定量溜まったら紐で縛る」というルールによる定量化の事例。

5S改善事例定量化

誰でもできる仕組みであることと、書類の束の量が均一になるというメリットがあります。

 

 

次はキャビネット内の軍手の定量化の事例です。

中がすぐに分かるように外側に写真つきで表示。

5S改善事例キャビネット  

 

引き出し内にも、軍手の定位置を数字つきで表示して、現在の個数が一目でわかるようになっています。

5S改善事例キャビネット

 

さらに、「発注カード」を設置して、発注点が来たら担当者に提出するという仕組みです。

5S改善事例キャビネット

これで、切らさずに持ち過ぎず定量を維持できます。

 

その他オフィスの5S改善事例

照明スイッチの表示事例

照明のスイッチが複数あると、どれがどこの照明かわからなくなりますが、表示することで「迷う」「間違える」というムダがなくなります。

5S改善事例照明スイッチ

会議机・イスの整頓事例

会議室の机や椅子を移動させて使うことがある場合、人によって戻し方が違うという問題があります。

こちらの会社様は、正しい戻し方を撮影した写真を表示。

5S改善事例会議室

これで誰がやっても同じ状態に戻すことができます。

先ほど紹介したキャビネットのように、写真を使う表示は誰にでも正しく認識できます。

色んな場面で転用しましょう。

 

ホワイトボードの改善事例

プラダン(プラベニ)を使い、型抜きをした姿絵でマーカーを定位置化。

5S改善事例ホワイトボード

 

リモコンの定位置化事例

リモコンの定位置がなく、どこにいったか分からなくなるという問題にたいして、定位置を設定。

5S改善事例リモコン

定位置化することで、モノをなくす、探すということが激減します。

5S活動を維持するためのアイデア事例

5S活動のモチベーション維持するためのアイデアの事例です。

 

「無駄な時間を300時間削減する」という目標を立て、実際に削減した時間を加算していくという仕組み。

5S改善事例モチベーションアップ

目標に対して具体的な計画なのでより確実に実現できるようになりモチベーションが高まります。

また、キャラクターイラストを使うことでより楽しく活動できるような工夫があります。

 

些細なアイデア、些細な改善が少しずつあなたの職場環境を快適にしていきます。

まずはあなたのデスクから始めて下さい♪

 

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