5Sの改善事例を見たいというご要望にお応えして、5S改善アイデア事例集の「オフィス・事務所編」の第二弾をお届けいます。
第一弾はオフィスでよく使う文具の整理整頓事例を紹介しました。
今回は書類やキャビネット、その他仕組み化の事例についてご紹介します。
事例は弊社がコンサルティングで5S活動のお手伝いをさせて頂いている企業様の、5S改善アイデアを画像にてご覧いただきます。
自社で転用できそうな改善アイデアは、どんどん使ってパクッて5S活動に役立ててください。
【5S改善アイデア事例シリーズ】
書類・キャビネットの5S改善事例
書類棚の改善事例
まずこちらは書類のファイルの整頓事例。
同じ種類のファイルの背表紙に連続で斜めの線を引くというアイデアです。
これで抜けた場所に違和感が出るので、持ち出し中であることや、戻すときに位置が一目でわかるようになります。
ラベルも色分けされており、見つけさすさに工夫もされています。
カタログ棚の改善事例
こちらの会社様は、カタログの棚を種類別に色分けして表示。
文字の表示は読まなければいけませんが、色を使った見て判断できるので、より直感的に見つけられ、作業効率を上げあることができます。
キャビネット内の書類整頓事例
この会社様は、キャビネット内に、種類ごとにファイルボックスに入れ、見出しに文字＋写真で標示。
写真のようにビジュアルを使った表示は、文字を使うよりも直感的に分かりやすくなります。
キャビネットへの表示例（１）
キャビネットの外側から、中身がわかるように扉に中身をマップ表示した例。
扉を開けてから探すよりも予め位置が分かるので効率的です。
また、新入社員や他部署に人来た時にも、探したり、聞いたりする手間が省けます。
こちらは、キャビネットの引き出し内の中の様子を写した表示の例で、モノの位置と正しい置き方を示しています。
これらのよ例のようにモノを誰にでも探しやすくする工夫が整頓です。
キャビネットへの表示例（２）
こちらは事務所のキャビネットの表示の事例
棚の一番の下のところに「カテゴリー」と「色分け」、「棚番号」が表示されています。
すべてモノを見つけやすくする工夫になります。
給湯室の整頓事例
キッチン台・シンク下のモノの5S整頓事例。
戸棚の中に何が入っているかを、外の扉にマップ表示。
収納場所が多くなるほど、「探す」という行為が増えてきます。
それをいかに軽減させるかという発想でのアイデアが業務効率を上げてくれます。
こちらはシンク上の収納で、モノを分類して、100円ショップで手に入る取っ手付のバスケットに入れて整頓した事例。
バスケットなので、しっかりグループ分けができて、さらに取っ手付なので、高い場所のモノも取りやすくなっています。
シンクの下の戸棚も、きっちり区分けして入れるモノを表示することで、余計なモノが増えず、探すこともなくなります。
清掃道具の5S改善事例
清掃道具と、それらの道具をかける場所がリンクするように表示。
これで、誰が使っても確実に同じ場所に戻ってくるようになります。
表示は「モノと場所が対になる」ようにするのが5S整頓のポイントです。
ぞうきんなどは表示がしにくいので、どれが何用のぞうきんなのかがわからなくなります。
こちらの会社様では、用途によって雑きんを色分けして、置き場所に表示。
これで誰でもすぐにわかるようになりました。
色はそのものが表示になるので、整頓には欠かせないアイテムとなります。
その他オフィスの5S改善事例
照明スイッチの表示事例
照明のスイッチが複数あると、どれがどこの照明かわからなくなりますが、表示することで「迷う」「間違える」というムダがなくなります。
会議机・イスの整頓事例
会議室の机や椅子を移動させて使うことがある場合、人によって戻し方が違うという問題があります。
こちらの会社様は、正しい戻し方を撮影した写真を表示。
これで誰がやっても同じ状態に戻すことができます。
先ほど紹介したキャビネットのように、写真を使う表示は誰にでも正しく認識できます。
色んな場面で転用しましょう。
ホワイトボードの改善事例
プラダン（プラベニ）を使い、型抜きをした形跡管理（姿絵）でマーカーを定位置化。
リモコンの定位置化事例
リモコンの定位置がなく、どこにいったか分からなくなるという問題にたいして、定位置を設定。
定位置化することで、モノをなくす、探すということが激減します。
ゴミ分別の表示の事例
こちらはゴミ分別の事例ですが、種類ごとに「イラスト」「色」を使って表示しており、直感的でわかりやすくなっています。
また、ゴミ箱の置き場所にも表示があり、捨てるために移動させても定位置が変わることがありません。
ムダなやり取り、探す時間を無くす表示
「〇〇はどこ？」という質問が多い会社は、聞かずにわかる仕組みが必要です。
よく聞かれるものほど、わかりやすく、目立つように標示しましょう。
お客様に優しい表示の事例
来客時など、お客さんが迷ったり、戸惑ったりするシーンは改善すべきポイントです。
その際、文字で「〇〇してください」と書くよりも、記号やイラストを使うと、より分かりやすく親切になることがあります。
オフィスの書類ファイルを正しく整理整頓してコスト削減5つのステップ
【5S改善アイデア事例シリーズ】
