オフィス・職場の整理にとても役立つ便利アイテム「赤札」、これを使った整理活動を赤札作戦と呼びます。
その前に「整理」とは何か？ということが重要ですので、先についてお伝えしさせていただきます。
整理とは
整理とは「要るモノと要らないモノを分けて、要らないモノを処分すること」です。
よく整理と聞くと、「どのように収めるか」と考えがちですが、それは後のステップになります。
まず最初にするべきなのが、「分類すること」こと。
それはつまり、持っているモノを全て把握することです。
整理をしていない職場では、モノを分類をしていくと、必ず100%不要なモノが出てきます。
現在使っていないモノであるとか、もはや仕事に関係ないモノまで出てきます。
こういった不要なモノと、実際に使っている必要なモノが混在した状態では、使いやすく整頓・収納することはできません。
これは探しモノが増える原因にもなります。
すでに持っているのに忘れて新たに購入してしまうというムダを生み出します。
これら時間のムダ、お金のムダ、スペースのムダなどを無くすためにも、「整理」がとても重要となってきます。
職場でよく取り組まれている5S活動でも、まずは整理から取り掛かります。
整理は仕事の基礎の基礎と言えます。
そこでまず最初に行うのが、「何が必要で、何が不要なのか」をはっきり明確にすることです。
要る・要らないを「見える化」するアイテム赤札とは
職場の整理に役立つ取っておきのアイテムがあります。
それが赤札です。
赤札とは、を行う際に利用される、不用品を見える化するためのアイテムです。
このように、赤い札に、そのモノの「有効期限」「担当者（責任者）」などを書いて、それを対象のモノに貼り付けていきます。
こうやって赤札を貼っていっくことで、そこにあるのが「要るモノ」なのか「要らないモノ」かが一目でわかります。
5S活動の赤札作戦
5S活動では、「赤札作戦」と言って、赤札貼りを一斉に行います。
どのようなプロセスで行うかをご説明します。
①基準を決める
まず最初に「こういうモノは捨てる」という基準を設定して、一斉に貼り付けていきます。
基準の決め方は様々です。
「○ヶ月使っていないモノ」「○ヶ月先まで使わないモノ」といった期間の設定。
「複数あるモノ」「原本のあるコピー」など重複しているかの基準など。
②貼り付け
決めた基準を基に、一斉に赤札を貼り付けていきます。
③リストアップ
赤札を貼り付けたものをリストアップして、一覧表を作ります。
④処分
最終的に一箇所にまとめて、要・不要の判断をします。
不要なモノは処分。
捨てないモノは、保有期限を決めて、一時保管をする場所で一括管理する。
期間が来たら処分するか、しない場合は改めて保有期限を決め直して保管。
一度赤札を貼られたもので、利用すれば「要るモノ」なので、赤札を剥がし、定位置に戻しましょう。
整理は終わったら整頓へ
以上のような赤札作戦を行うことで、社内から不要なモノが一掃でき、モノが使いやすい環境に一歩近づきます。
また、これを定期的に行っていっくことで、今どういったモノを保有しているか、常に把握できている状態にできます。
赤札作戦によって不要なモノがなくなったら、やっと次にモノをどのように配置していくか、という整頓・収納のプロセス入っていきます。
要らないモノが残っている状態だと、本当に使いやすい整頓はできませんからね。
まずは赤札を利用して、徹底的に「整理」を行って、働くスペースから不要なモノを排除！
整理が終わったら「整頓」に進みましょう！
→ 5S活動の進め方③整頓は誰でもできる簡単な3つのステップで完了！
もし、モノを捨てるのが苦手で「赤札を貼ることすら心理的に抵抗がある」という方は、こちらのイエローカードというアイデアはいかがでしょうか？
