色んなコトに当てめて考える5S活動
業務の5S活動
5S活動は、職場を働きやすくする活動として、物質的なモノの整理・整頓から活動を行っていくわけですが、進んでいくと「業務」の整理・整頓にたどり着きます。
業務を本当の意味で効率かしていくには、「自分たちが今行なっている業務・作業・動作が、本当に価値を生んでいるか？」に向き合う必要があります。
つまり、目の前の作業一つひとつが、本当にお客様にとっての価値につながっているのか？という観点から、整理、つまり必要な仕事・不要な仕事に分けて、不要な仕事を排除していくことが重要です。
例えば、必要のない報告書の作成や、ムダな二重のチェックなど、「これまでやってきたから」という理由で、何となく続けている仕事はないでしょうか？
作業自体が目的になっていて、実は全く価値を生んでいない仕事というのが意外にあります。
そういったことを見直していくことも、5S活動の延長線上にあります。
ぜひ一度、振り返り、不要な仕事がないか、見直してみてください。
データの5S活動（PC内の整理・整頓）
今やパソコンはマストアイテムであり、使っていない会社はほとんどないのではと思います。
パソコンには日々データ・情報が蓄積されていきます。
データはモノと違い、物理的なスペースを必要とせず、モノよりも速いスピードで溜まっていきます。
日常的に整理をしていかなければ、パソコン内に要らないデータもどんどん増えていきます。
データが増えれるほど、パソコンの処理速度は低下していきます。
そして、モノと同じくデータ・ファイルも多くなるほど、見つけにくくなってき、どんどん業務効率が下がってしまいます。
共有のパソコンや・共有のクラウドの場合だと、尚更「あのファイルはどこ？」というムダな探す時間が生まれてきます。
これを回避して、最適な状態を保つためにも、パソコンの5S活動はとても重要です。
- 整理：不要なファイルの処分
- 整頓：見つけやすくする工夫（フォルダ分け、ファイル名の付け方）
- 清掃：メンテナンス（クリーンアップやデフラグ）
これらにしっかりルールを決めて、日常的に行いましょう。
心の5S活動
5S活動の最終到達地点は、「心の5S」と言えます。
よく「部屋の乱れは心の乱れ」と言われます。
部屋の状態というのは心理状態と関連しており、整理すると心も整理されます。（部屋が片づけられない人は、心に問題を抱えているケースが多い）
これは仕事場にも置き換えられ、「職場が乱れていると、仕事も乱れている」と言うことができます。
不要なモノがあったり、必要なモノがすぐ見つからない状態では、当然ながら仕事が遅くり、集中力も低下して、ミスが増えてしまいます。
心の状態に反映してきます。
5S活動を徹底するというアプローチから、この乱れた状態を改善していくと、社員の心の乱れも整っていきます。
そして、習慣的に5S活動を行なっていくことで、社員の心が洗練され、感性が研ぎ澄まされていきます。
例えば、些細な変化に気づけるようになったり、落ちているゴミを無意識に拾えるようになったり。
「挨拶できなかった社員が5Sを始めてから挨拶をするようになりました」という声を頂戴したこともあります。
こういった社員一人ひとりの心の変化を生むのが5Sの最大の効果であり、社内風土を改革する大きな手助けとなります。
このような心の5Sの成果はトップダウンの活動では決して得ることはできません。
5Sが必要な業種とは
5Sの本質は、「自分たちでルールを決めて、それらをきっちりと守っていくこと」です。
これはどんな会社であっても必要なこと。
トヨタさんが「5Sは仕事の基本」として入社時に教えるように、大事なのは基本精神であり、そこに業種は関係りません。
5Sはトヨタで体系化されたモノなので製造業中心に広がってはいますが、サービス業であろうと、食品工場であろうと、リサイクル業であろうと、学校であろうと、すべての職場に当てはまります。
安全・衛生の観点からは、看護・医療現場でも重要であると考えられ、普及しています。
5Sをやる目的や、そこから教授できるメリットは、どの業種でも同じです。
5Sは会社の漢方薬
私たちは、5Sを漢方に例えることがあります。
薬には二種類あって、ひとつは対処療法として即効性を求める薬。
もう一つは日常から服用して内側からの回復を狙う漢方薬です。
例えば、CMなどで見かける風邪薬などは、薬の成分で症状を一時的に抑える効果はありますが、風邪を治すものはありません。
人間の病気を治すのは、最終的にはその人自身の免疫力、「病に打ち勝つ力」です。
病気にならないためには、毎日の運動だったり、栄養バランスの採れた生活だったり、習慣的に体質を改善することで免疫を高めていくことが大切です。
そして、それをサポートしてくれるのが漢方薬です。
会社の場合も同じです。
会社が病気（事故、人材不足、遅延、納期遅れ、不良品、クレーム）を起こさないようにするためには、社員一人ひとりの日頃の「習慣」が大事。
それを防いで、健康で元気な会社を作る手助けをしてくれる漢方薬が5S活動です。
会社の問題の多くは言ってみれば生活習慣病です。
安全、効率的、快適を目的に、整理・整頓・清掃の活動を日常的に行っていくことで、病気に負けない風土、強い組織を作ることができます。
