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5Sの活動方法 5s活動のコツ 5S活動のお悩み

効果的な5S活動の進め方!ゼロから簡単に取り組める5Sのステップ

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何から始めるかわからない

「5S活動の進め方がわからない」「5S活動を導入したけど定着しない」

こういった悩みはよく聞きます。

 

その理由として、もっとも多いのが「そもそもやり方がわからない」というものです。

今回はそんな方の為に、5S活動の効果的な進め方についての記事を書きます。

 

5S活動の意味と目的

5S活動を始められる多くの方が「活動の意味をちゃんと理解していない」という現実があります。

そこで、まずは5S活動の意味からお伝えしていきます。

5S活動の意味とは

5S活動とは、5の「S」のつく言葉「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の略で、日本の製造業発祥の取り組みです。

この5Sには、それぞれ以下のように意味があります。

  1. 整理
    要るモノと、要らないモノを分類し、要らないものを捨てること
  2. 整頓
    要るモノを、誰にでも、すぐに取り出せるようにすること
  3. 清掃
    ゴミや汚れがない綺麗な状態を維持すること
  4. 清潔
    3S(整理・整頓・整頓)が維持されている状態
  5. しつけ
    3Sが定着し、決められたことを守れる風土になっている状態

 

ご覧いただいた通り、5S活動は単なる「職場を片づける活動」「職場を綺麗にする活動」ではありません。

5Sは、あらゆるビジネスの基本です。

 

5Sで有名なトヨタでは、「何事も5Sから始まる」と言われ、入社後は一番最初に5Sを叩き込まれ、5Sを理解しなければ車の整備すら担当させてもらえないそうです。

トヨタの5Sとは?整理・整頓で儲かる企業体質を作るトヨタ式5S活動

 

会社全体が整理・整頓・清掃を徹底し、当たり前にできる状態にしていくこと。

これが商品の品質を上げ、納期を早め、コストを削減し、会社を利益を生み出す企業体質に生まれ変わらせます。

 

いかなる業種も関係なく、5Sはただの片付けや掃除ではなく、「仕事そのもの」だと認識することが大切です。

 

5S活動の目的とは

ではなぜ会社が5S活動に取り組まなければならないのでしょうか?

 

取り組む理由は、大きく三つあります。

それが「安全」「快適」「効率的」です。

 

「安全」な職場作り

「安全第一」と言われるように、働く上でまず大事なことは「安全」です。

5S活動に取り組むと安全・衛生面が向上し、職場での事故・怪我がなくなります。

 

大きな労災事故も発生しやすい製造業発祥の活動ですので、安全面でとても効果的します。

 

「快適」な職場作り

整理・整頓・清掃によって、モノが最小限で、とても使いやすく、いつも清潔な状態を維持できると、自ずと職場は「快適」になってきます。

また基本的に全社で参加し、グループごとに進めて行く活動ですので、習慣的に行うことでコミュニケーションも活性化し社内の風通しなども良くなってきます。

 

「効率的」な職場作り

5S活動は、見栄え良くする活動ではなく、常に使いやすさを考えてカイゼン活動を行います。

不要なモノを捨て最小限にするだけで、探しモノは一気に減ります。

そして、いかに楽に、いかに素早くモノを使って戻せるかを追及することで、作業効率はどんどん向上します。

 

これらの3つの目的を目指した先には、とてもたくさんのメリットがあります。

こちらに詳しく書いておりますので、ぜひご覧ください。

5Sは仕事の基礎

 

 

効果的な5S活動の進め方

では本題の効果的な5S活動の進め方です。

 

5Sと言っても、実際に行うのは、最初の「整理・整頓・清掃」の「3S」の活動です。

「3S活動」は5Sの基礎であり、要となる活動です。

 

この3Sを徹底していくことが、5S達成に繋がります。

ではこの3S活動を具体的にどのように進めて行くのか、ご説明します。

 

整理の進め方

整理とは「要るモノと、要らないモノを分類し、要らないものを捨てること」です。

 

そこで、まずは不用品を「見える化」するために「赤札作戦」を実施しましょう。

赤札作戦は、このような赤い札を

赤札

赤札の無料ダウンロードはこちら

「要るか要らないか分からない」「たぶん要らないだろう」といったモノに貼り付けます。

 

そして、要らないと判断されたものは処分して、置いておくと判断されたものは、「いつまで置いておく」という期限をはっきり決めて、一括保管します。

期限が来たら処分し、まだ捨てないと判断されたら、期限を改めて保管します。

 

また、日常使っているモノでも、「どうなったら捨てる」という基準を決めていきます。

期限なのか、状態なのか、定量なのか、それぞれ一つひとつにルールを決めます。

 

このようにしてモノを管理することで不用品は減らしていくことができます。

 

整頓の進め方

整頓は「要るモノを、誰にでも、すぐに取り出せるようにすること」

整頓には上手に進めるコツがあります。

以下の3つのステップで進めて下さい。

 

 

ただし、整頓は整理が終わり、不要なモノが無くなってから進んで下さい。

不要なモノが残っている状態では、本当の整頓ができません。

かならず整理が終わってから実施して下さい。

 

定位置を決める

探しモノの原因は、モノの住所が決まっていないことです。

そこで、まずはモノの定位置を決めることから始めます。

 

一つひとつのモノを、使用頻度、使いやすい高さ、使いやすい置き方などを考慮して、もっともベストな位置に配置しましょう。

 

適正量を決める

位置が決まったら、数量も確定しましょう。

多過ぎず、少な過ぎずを維持できるように、もっとも適正な量を見つけ出しましょう。

 

そして、その数量を一定に維持できるように仕組み化してしまいましょう。

こちらは、弊社がコンサルティングを担当する会社様の例です。

伊藤歯車文具ラック2

最大何点持ち、最小何点になったら、何点発注するかを決め、発注先、注文の品番まで表示しています。

誰でも発注でき、適正量を維持できる仕組みが出来ています。

 

標示をする

定位置と適正量が決まったら、その場所にラベル・看板などの標示をしていきましょう。

モノと場所が対になるように表示するのがコツです。

 

こちらも弊社の担当会社の例です。

整理整頓された棚の例

このようにモノと場所が対になるように両方に標示をすれば、より確実に、戻すことができます。

また、新入社員がいちいち誰かに聞かなくても見つけることができます。

 

清掃の進め方

整理整頓が終わったら、次は清掃活動に入っていきます。

清掃活動と言っても、ただやみくもに掃除をするだけでは、3Sの清掃とは言えません。

3S活動における清掃とは「ゴミや汚れがない綺麗な状態を維持すること」です。

 

重要なのは「維持すること」です。

そして、維持するためには仕組み化することが必要です!

清掃も3つのステップで進めていきましょう。

 

綺麗の基準を決める

綺麗な状態を維持するためには、全社員が「同じ基準の綺麗な状態」を認識していなければいけません。

 

ある人にとって「綺麗だ」と感じる状態でも、別のある人にとっては「綺麗ではない」と感じることはあります。

人によって「綺麗の基準」がまちまちの状態では、同じ綺麗な状態を維持することはできません。

 

そこでまずどれくらいまで綺麗にするのかを具体的に決めます。

「ゴミクズのない状態」なのか「ホコリのない状態」なのか「チリ一つないピカピカ反射するぐらいの状態」なのか、場所ごとにまずゴールを設定をします。

 

清掃のルールをきめる

基準が決まったら、次はそれに向けてどのように清掃活動を継続していくかのルールを決めます。

「いつ」「誰が」「どのように」清掃を行うのか、あらかじめ設定し、表にしましょう。

清掃マップ例

同時に清掃マップも作って、各場所の担当者を決めましょう。

継続の仕組みを作る(チェックシートなど)

ルールを決めただけでは、継続できません。

そこで継続できるような仕組みを作ります。

 

一番の定番はチェックシートの活用です。

清掃チェックシート

チェックシートを使い、「やったか、やっていないか」を見える化しましょう。

出来ていなければ、「なぜできないか」「どうやったらできるか」という改善活動を行い、できるように工夫していきましょう。

 

3S活動の徹底~仕組み化

3S活動の具体的な手法はここまでですが、大変なのはこれを継続することです。

上記の清掃のセクションでも書きましたが、維持継続するためには「仕組み化」が必要です。

 

本来の業務と関係のない「整理・整頓・清掃」の活動は、好きな人でない限りは面倒な作業です。

忙しくなると後回しになりがちです。

 

単発で終わってしまうと、それは「ただきれいにする活動」です。

それでは5S活動の本来の目的には到達できず、そこで得られるはずの多くのメリットは得られません。

 

そして片付けは、しっかりルールを作って守っていかなければ、必ずリバウンドが起こります。

せっかく片付けても、いつしかモノがいっぱいで使いにくい状態に戻り、また片づけて、また戻って、と無駄な片付け作業の繰り返しです。

 

しかし、しっかりルールを決めて、短い時間でも日々習慣的に行えば、多くのムダがなくなり、常に快適に、効率的に本来の業務を行えるようになります。

そうなると大掃除すらいらなくなります。

 

そうなるように、しっかり継続できるように仕組み化していくことが、5S活動成功の為に欠かせない要点となります。

 

ルールは全員で決める

5S活動は、本来全社を挙げて行う活動です。

お読みいただいて分かる通り、この活動は「ルールを決める」「ルールを守る」ということが一番の要点になってきます。

5S活動は「ルールを決める活動」と言っても過言ではないです。

 

全員で話し合ってルールを決め、それを守って活動していく。

これが5S活動の「躾(しつけ)」に繋がっていきます。

 

弊社のコンサルティングでも、基本的に「社長も含む全社員」に参加していただいています。

役職関係なく、全員でしっかりとルールを守っていくことが活動の浸透を早めてくれます。

 

もし全社で行うのが現時点で不可能な場合も、できるだけ広い範囲で行えるようにしてください。

例え一部でも、徹底して行っていれば、必ず成果が表れます。

そして、その良さというのは、必ず伝わり、活動が伝染していきます。

 

5S活動の進め方まとめ

最後に5S活動(3S活動)の進め方の要点まとめです。

    1. 整理
      1. 赤札作戦
      2. ルールを決める
    2. 整頓
      1. 定位置を決める
      2. 適正量を決める
      3. 標示をする
    3. 清掃
      1. 綺麗の基準を決める
      2. 清掃のルールを決める
      3. 継続できる仕組みを作る

とにもかくにも、まずは整理から!

少しずつでもいいので、継続できるように頑張ってください!!

 

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