5S活動丸２年の節目に個人面談を実施
5S活動から社員の【気づく力・考える力・解決する力】が育つ社風づくりをサポートする会社 Smile System Support の代表・上石です。
大阪・吹田で建設業をされているT社様5S活動（3S活動）コンサルティングをさせていただいて丸2年。
そこで、改めて社員さんと個人面談を行い、一人ひとりから5S活動や会社の現状などを行いました。
そこである社員さんからとても素晴らしい意見が出ました。
「うちの会社にもっとマニュアルがあったら、新しく入った人や、その仕事が担当じゃない人でも、誰が休んだ時にスムーズにいくのにな」
というご意見です。
建設業T社様では最初の1年目、社員さんから「業務が忙しい中、製造業でもないのに、なぜそこまで整理整頓しなければならないのか？」という5S活動導入に対する反対意見が多くありました。
その後、活動は少しずつ進んではいるものの、意見が出ない時が続きました。
そんな感じが一年間ほど続きました。
しかし、2年目に入ったころから、「だんだんと作業効率が良くなってきている」「整頓された職場で働くのは気持ちがいい」ということを肌で感じてもらえ、社員さん達が徐々に前向きに活動をしてくださるようになってきました。
そして、色んな「気づき」が増え、当たり前のように自分たちの業務のやり方に疑問を抱いたり、より良くする方法を考えてもらえるようになってきました。
また、新しい社員さんからの刺激もあり、5S活動も活性しています。
3年目の活動が今からとても楽しみです。
業務のマニュアル化について全員で討論
個人面談での社員さんの意見を受けて、今回の5S活動定例会では「仕組化・マニュアル化」についての講座を実施。
そこで「新入社員でもすぐに業務ができるようにマニュアルできないか？」というテーマで、みんなで討論していただきました。
今まで5S会議は部署ごとで行ってきましたが、今回からは全部署合同での話し合いに変えました。
すると、とても話の内容も深く掘り下げることができました。
話し合いでは社員さんから以下のような「気づき」が出ました。
- まだまだ業務の中で暗黙の了解が多い
- 自分の当たり前が、他の人にとっては当たり前ではない
そこで、もう一度「ルールから見直そう」という展開になりました。
電話返信や、業務連絡、業務の流れなどに付いて、現在問題になっていることについて、色々見直しました。
そして、決まったルールに関しては「全員が習慣化するまで掲示する」ということになりました。
仕事に追われていると、「業務一つひとつを振り返って見直す機会」というのが持てません。
このように、みんなで話し合う時間は会社にとって貴重で重要なものです！
業務のマニュアル化の進展
翌々月の5Sコンサルティングの日にマニュアル化の話しが進みました。
吹田の建設業は職人さんが多い職場で、個々に受け持っている業務が違うため、1人が休むとその業務をフォローするのが、とても大変な状態。
全体的に高齢化も進んでおられるので早急にマニュアル化が必要です。
今回マニュアル化についての講座をさせてもらったところ、最初は「他の人の業務はマニュアルにしても一人ですぐに実行するのは難しい」との意見がありました。
しかし、前回から「業務の仕組化」についても考えてい頂いていた経緯もあり、前向きに考えて下さいました。
建設業務の方では、鋼管やポストのわかりやすいサイズ表が作成されていました。
事務所は見積書の作成をマニュアル化するなど、一人しかできない業務をフォローできる体制が進んでいました。
離れの倉庫では、常に1人での業務なので、朝の開錠から夕方の施錠までの一連の作業をマニュアル化し、引き継ぎできるようになりました。
マニュアル作成もやっていくうちにコツがわかって上達していきますので、まずは自分の仕事の中で簡単な簡単な業務から形にしていって頂こうと思います。
