仕組み化 業務効率化 業務改善

あなたの会社で「社員に休まれると機能しなくなる業務」ありませんか?

代わりがいない

5S活動から社員の【気づく力・考える力・解決する力】が育つ社風づくりをサポートする会社 Smile System Support の代表・上石です。

 

今日は5S活動3年目になる大阪・吹田の建設業のT社様の5Sコンサルティングに行ってきました。

 

今回は「業務の仕組み化」について、社員の皆様に徹底討論していただいたわけですが、どのようなことを話し合ったのかをシェアします。

ぜひこの記事を読んで下さっているあなたにもぜひ参加していただきたいと思います。

 

まず質問です。

あなたの会社で「社員に休まれると機能しなくなる業務」はありませんか?

 

例えば誰かが急病などで出社できなくなってしまった時に、誰も代わりが出来ないというはないでしょうか?

 

もし思い当たる節があれば、業務の仕組み化の必要性があります。

万が一、誰かが出社できなくなった時に、他の社員が引き継げる仕組みです。

 

 

業務の仕組み化・マニュアル化のすすめ

大手企業では、広い範囲でマニュアル化が進められている会社が多く存在します。

しかし中小企業はそこがとても弱いです!

 

必要性は感じているものの人員ギリギリで業務を回しているので、マニュアル作成まで手が回らず、後回しになってしまう。

そんなパターンがケースが多いようです。

 

私が色んな製造業を見て来て感じるのは、中小企業では高齢化が進んでいくのに対して、その人でしかできないことがとても多いということです。

古くから一筋でやられている職人さんの多くが「仕事は見て覚えるものだ」という考えを今も強く持たれています。

見習い 職人 仕組み マニュアル

しかし、人材不足で働き手が少ない現状の中、「見て覚える」をやっているととても追いつきません。

その結果、属人的な仕事ばかりになり、突然辞められたり、来られなくなったりする度にワタワタしてしまうということが起こります。

 

終身雇用の時代も終わって、高齢化が進み、今はそういった事態が起こりやすくなっています。

それを回避するためには、今から少しずつでも業務の仕組み化を始めて行かなければいけません。 

 

日々の業務に追われていて、「今そんな余裕はない」という言い訳をしていると、いつまでたっても弱い組織のままです。

何かあってからでは遅いです!

 

今から少しずつ業務を仕組み化を始めていきましょう。

 

 

業務の仕組み化・マニュアル化の第一歩

では、どのように進めて行くか?

今回の講座で行った話し合いをシェアいたします。

 

ぜひあなたの会社でもやってみて下さい。

①社員の皆さんで「自分でしかできないこと」「自分以外の人でもできること」とに分けて考えてもらいます。

②その中の「自分でしかできないこと」については、「なぜ自分でしかできないのか?」を考えます。

③「自分以外の人でもできること」は、「慣れればできるものなのか?」「マニュアルがあるのか?」「もっと分かりやすくマニュアル化できないか?」を考えます。

これらをみなさんで討論していきましょう。

 

これによって、社員一人ひとりに業務を仕組み化することの重要性に気づいてもらうことができます。

話し合ったら、その提案の中で、マニュアル化、仕組み化出来そうなものから始めてみて下さい。

 

まずは、トライしてみることが、会社にとっても、社員さんにとっても重要な意味を持ちます。

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