5Sは仕事の基本!整理整頓から業務改善まで!トヨタ式5Sの目的とは?

2020年6月8日5S活動,トヨタ式,5Sとは(3Sとは)

トヨタの5S

5Sとは、整理・整頓・清掃・清潔・躾(しつけ)の頭文字を取った名称で、職場環境をよりよく維持・改善していくための活動、およびスローガンです。

 

世界的にもトップクラスである日本の自動車メーカー・トヨタは、この5Sを取り入れて徹底されています。

日本の企業で5Sと言えばトヨタの名前が挙がるでしょう。

 

では、トヨタにおける5Sとはいったいどういうモノなのでしょうか?

 

◆トヨタにおける5Sとは?

トヨタ自動車工場

5Sと聞くと「片付け」「掃除」といった活動をイメージされる方も多いかと思われます。

確かに、実際に行う活動には、片付けや掃除も含まれます。

しかし、トヨタは5Sをただの片付けや、清掃活動とは捉えていません。

 

5Sを徹底していくと、スペースのムダ、時間のムダ、ミスするムダや、移動のムダなど、業務における様々なムダがなくなり、どんどん効率化されていきます。

反対に、5Sができていない会社ほどムダが多く、非効率な状態で業務を行っていると言えます。

 

これについて多くの企業は理解しておらず、いつまで経っても生産性を上げられないままでいます。

 

5Sには、安全性の向上、QDCの向上(品質の安定、納期の短縮、コスト削減)、さらに社員のマネジメントなどの人に関する問題まで、様々な面での改善効果を生み出し、それが会社に利
益をもたらします。

そのため、トヨタでは「何事も5Sから始まる」と言われ、5Sを仕事そのものと考えています。

そして、「自動化」「ジャスト・イン・タイム」などに代表されるトヨタ生産方式を導入するためには、この5Sは基礎となり、欠かせない活動となってきます。

 

◆5Sの意味

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5Sは、整理・整頓・清掃・清潔・躾(しつけ)の5つの活動から成ります。

この5つの言葉には、それぞれ以下のような意味があります。

 

整理(Seiri)

要るモノと要らないモノを明確にし、要らないモノを処分すること

整頓(Seiton)

必要なモノをいつでもすぐに取り出せるようにすること

清掃(Seiketsu)

職場をきれいな状態にして、汚れないようにする

清潔(Seiketsu)

整理・整頓・清掃を徹底し、身なりや体調管理を行う

躾(Shitsuke)

ルールを当たり前に守れるように習慣化する

 

トヨタの5Sでは、まず整理・整頓の2Sを徹底することが始めていきます。

そして、残りの3Sは、整理・整頓を維持する活動と捉えています。

 

トヨタの5S活動の取り組み

トヨタではどのようなことに重点を置いて、5Sに取り組んでいるのでしょうか。

1つずつ紹介していきます。

整理

整理は、見栄えよく整えることではありません。

重要なのは、持ち物を「本当に必要なモノだけ」にすることです。

 

これはムダを取り除くための、もっとも初歩的で、もっとも大切なステップです。

そのためには、何が必要で、何が不要か、しっかりとルールを明確にしなければいけません。

 

モノ一つひとつと向き合い、それが本当に必要か?なぜ所持するのか?本当に使うのか?を明らかにします。

そこで必要ないと判断されたものは、徹底的に処分します。

整理を進めていくと必ず「いつか必要になるかもしれない」モノが出てきます。

しかし、その「いつか」が来ることはほとんどありません。

 

この「整理」のステップが徹底できなければ、この後の整頓・清掃がどんどんやりづらく、効果が薄まってしまい、業務効率の改善も望めません。

モノがあればあるほど、色んなムダが生じてしまうからです。

ほとんどの場合使われない、「使うかもしれない」モノのためにスペースを割き、そのための家賃や、それを整備や管理するために人件費や管理費を使うのはムダでしかありません。

 

そうならないために、トヨタ式の5Sでは「捨てる基準」を決めます。

何を「いくつ」持つのか?保管するモノは「いつまで」置いておくのか?これらを予めしっかり設定しておきます。

 

そうすれば、あとはルールに応じて誰でもモノを処分することができます。

整頓

整頓では、モノを「もっとも使いやすい状態に置く」ことを目指します。

 

モノがちゃんと管理されていない状態で必ず発生するのが「探す」という作業(時間)です。

多くの職場では、この「探す」という作業が日常的に行われています。

あまりに日常的なために、探すことも仕事の一部と化してしまっています。

 

しかしトヨタでは、この「探す」を、ムダな作業、ムダな時間として、徹底的になくすように取り組んでいます。

 

5S三定

そこでトヨタが行っているのが、「三定」を使った整頓です。

三定とは、定位、定品、定量のことで、何を、どこに、どれだけ置くかを定めることです。

この三定を、モノの使用頻度や、動作経済(作業現場において、いかに動作のムダのなくすかの考え方)を考慮しながら、一つひとつ決めていきます。

決してただ綺麗に並べるだけの整列とは違います。

 

ここでは、ムダな動きがないか?ムダな作業がないか?労力をムダにしていないか?もっと早く楽に作業できないか?ということに向き合います。

また、毎日使用するモノは個人で管理し、使用頻度の低いモノに関しては共有で管理するなど、所有するモノの量も最適化します。

伊藤歯車文具ラック

 

そうして決まった三定を維持するために、しっかり仕組み化します。

 

姿置き

三定の仕組化として有名な方法が「姿置き」です。

モノの置き場所に、そこに置くモノの形が描かれていたり、型抜きされている状態を作る方法です。

伊藤歯車姿絵

これによって、使った人が無意識に元に戻せる仕組みができます。

使用されている間も、そこに何があったのか?今何が使われているか?が分かるようになります。

 

「7つのムダ」と「ムダ取り」

トヨタ生産方式では、生産過程で出てくる「ムダ」を、「付加価値を高めない各種現象や結果」として、それらを徹底排除する取り組みを行っています。

その中の代表的なムダを「7つのムダ」と称して、以下を挙げています。

  • 作り過ぎのムダ
  • 手待ちのムダ
  • 運搬のムダ
  • 加工そのもののムダ
  • 在庫のムダ
  • 動作のムダ
  • 不良をつくるムダ

整頓を突き詰めていくと、これらのムダを取る業務改善へとつながっていきます。

 

様々な角度からのムダをなくし、作業場において最適な状態を作っていくことで、生産性を高めていくことが5S活動の大きな目的の一つです。

これはモノだけに限らず、スペースの使い方、情報の管理や、事務作業、業務スキルの管理なども、すべて5Sの改善対象となります。

 

清掃

清掃は掃除をして職場をきれいにする活動なのですが、だた掃除するだけで終わらないのがトヨタの5Sです。

清掃活動をやる上でトヨタが実施しているのは、「なぜ汚れるのか?」という根本となる原因を見つけ出し、「汚れないようにするには?」を考えて改善していくこと。

 

そこで取り入れているのが「なぜなぜ5回」という手法です。

これは問題の原因について「なぜ?」を5回繰り返すことで、真因に辿り着くというもの。

例えば「作業場の床に汚れが溜まってしまう」という問題があった場合。

 

なぜ? → 清掃をしてもすぐにゴミが出るから

なぜ? → 外の土やホコリが入ってきてしまうから

なぜ? → 汚れた靴で作業場を歩くから

なぜ? → 靴の汚れを落とさずに作業場に入るから

なぜ? → 靴の汚れを落とす仕組みがないから

 

こうして導き出された問題の原因に対して「靴の汚れを落とす仕組みを考える」という風に対策と取ります。

しっかりと改善出来れば、清掃のムダは大きく省かれることになります。

 

清掃に限らず、このように問題の核になる原因を見つけ出して改善していくのが、トヨタの基礎となる取り組みです。

 

 

日常の清掃活動もしっかり仕組み化します。

清掃の方法、どの清掃道具を使うのか、誰がいつどこを清掃するのかもきっちりと決めます。

そして、それを全員で取り組んで習慣化していきます。

 

トヨタには「清掃は点検なり」という言葉があります。

日常的に清掃を行い習慣化していくと、社員は些細な変化に気づきやすくなります。

 

すると、「亀裂が見つかった」「摩耗が進んでいた」「腐食が進行していた」など、普段気に留めない場所への欠陥(トラブルの原因)を事前に発見することができます。

日々の清掃によって、異常にいち早く気づくことができれば、事前に対処して、事故やトラブルを未然に防ぐことができます。

そのため、トヨタでは「日常の清掃=日常の点検」と考え、徹底して取り組んでいます。

 

清潔

清潔は、上記の整理・整頓・清掃の3Sの活動を維持していくことです。

きれいになったからと言って活動が単発で終わっては意味がありません。

きれいな状態が継続していくことが重要です。

 

そのために「標準化」を行います。

つまり誰がやっても同じ状態になるように、そして、誰もが無意識でも実行できるようなるための仕組みを形成します。

 

また、従業員の身だしなみなども清潔面での改善対象となります。

躾(しつけ)

躾では、標準化されたルールを守ることを徹底します。

そこでトヨタが注目しているのが、リーダーのあり方です。

リーダーがいかに、部下に3Sのルールを守らせることができるかが重要になっています。

 

ただトップダウンで命令するだけでは、部下のモチベーションを維持することはできず、いつまでたってもやらされ感のまま、自主的に行動するようにはなりません。

まずはリーダーが5Sをやる目的と、その大切さをしっかりと理解し、それに対して本気で取り組む姿勢を見せられるかにかかっています。

 

また、整理整頓に限らず、言葉遣いなどのビジネスマナーへの取り組みもしつけの重要な項目であり、全て5Sの改善対象となります。

 

5Sのルールが守れないということは、他のルールさえも守れませんし、どこかに必ず気の緩みができてきます。

しかし、5Sを仕事の基礎として徹底して守ることができるようになれば、その他の様々なルールを守れるようになり、周囲に注意を払えるようになるなど、風紀・風土自体がとても前向きで良質なものになります。

 

これが5S活動の躾の効果です。

 

トヨタ工場の5S活動見学

トヨタの5S工場見学
トヨタ元町工場生産組み立てライン(トヨタ公式HPより)

 

トヨタの5S活動及びトヨタ生産方式は、愛知にある本社での工場見学で確認することができます。

ご予約はトヨタ工場見学オフィシャルページからできます。

 

本社での工場見学では、トヨタ生産方式(TPS)によって製造されている自動車の組立工程を、専門ガイドさんの案内を受けながら見学することができます。

撮影などは一切禁止となっております。

 

トヨタ工場見学の感想

弊社でも工場見学に活かせていただきました。

 

まず最初にトヨタ会館に集合します。

ここにはショールームがあり、トヨタ生産方式を学べる色々な展示物もあって、待ち時間も楽しめます。

下階にはスターバックスも併設されています。

 

集合時間になったら、ガイドさんの案内のもと、バスに乗って工場へ移動します。

時期やコースによって見学内容が違いますので、ご利用の際はご確認ください。

 

私たちが行ったときは、最初に溶接の工場を見学、移動して組み立ての工場を見学させていただきました。

情報として知っているトヨタ生産方式(カンバンやアンドンなど)も、実際に自分の目で見て学ぶのと全然違い、それがいかに優れた手法であるかがとてもよく理解できます。

 

最後に開館に戻るバス内では、ガイドさんによる質疑応答の時間もありました。

見学中に疑問に思ったことは、メモしておいて、この時間に聞かれるとよいかもしれません。

 

ガイドさんは、あの長い工程のガイド内容をすべて暗記して、なんでも答えられるように勉強されており、とても感心しました。

 

トータルで150分の工場見学。

自動車がどのようにして出来上がっていくのかを間近で体験でき、車好きでなくても興奮しながら楽しめます。

ロボットの動作が生きているみたいで、ずっと見ていられます。

 

ガイドさんの説明を聞いていると、このトヨタ生産方式が一朝一夕ではなく、改善の上に改善、さらに改善を重ねて、長い時間をかけて成熟されてきた成果だというのが良くわかります。

このノウハウを惜しみなく開示しているトヨタさん、カッコいいですね。

 

百聞は一見に如かずです。

ぜひ一度見学に行ってみてください。

 

トヨタ式の5Sが学べる本

図解・トヨタの片づけ

[図解]トヨタの片づけ / (株)OJTソリューションズ

 

なぜ片づけをするのか?片付けの原理原則がよくわかります。

イラストが豊富でとても分かりやすいので、初心者が5Sの基礎や、その奥深さを学ぶには持ってこいの1冊です。

 

取り組み方、具体例などもあり、すぐに実践してみよう!という気持ちにさせてくれます。

https://amzn.to/2X31M8n

 

トヨタ流「5S」最強のルール

トヨタ流「5S」 最強のルール ~生産性“劇的向上"ノウハウを2時間のストーリーで学ぶ~

 

ドSのコーチが5Sを教えるというダジャレから誕生したようなストーリーで学ぶ5Sの本。

 

先に紹介した「トヨタの片づけ」同様、やはり5Sを体系化したトヨタ流というのは、本質がとてもわかりやすいです。

「5Sは仕事の基本」であるというトヨタの教えが、ストーリーから学ぶことができます。

 

こちらも5Sの導入に適した1冊となっており、5S関連の本の中でも定番となっているオススメ本です。

https://amzn.to/2zy3zt7

 

まとめ

今回の記事では、トヨタにおける5Sの取り組みについてお伝えしてきました。

ただの「片付け」「掃除」と考えて活動ではないということが、お分かりいただけたと思います。

トヨタの5Sが大事にしているのは、表面上の綺麗さではなく、仕事に対する考え方そのものなのです。

 

そこで社員たちは、自分たちで気づいた問題に対して改善策を考え、トライ&エラーを繰り返すことで成功体験を得られます。

これが社員のモチベーションを高め、通常業務でも主体的に行動できるように変化してきます。

このように、5S活動が人を育てる上でも重要な役割を果たしているのです。

 

5Sはビジネスの基本であり、その効果は製造業に限らず、あらゆる業種にも共通するものです。

ぜひあなたの職場にも5Sを取り入れていってください。

 

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