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整理 整頓 職場の整理整頓のコツ

デスクを整理整頓できない人は仕事できない?5Sでデスク整理名人になろう

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汚いデスク

デスクの上が、いつも書類が山積みだったり、細々とモノがたくさんあって片付かない人いますよね。

あなたの周りにも、そういう人いますよね?

 

よく「机が汚い人は、仕事ができない」と言われたりします。

一概には言えませんが、これまで自分の勤め先や、コンサルで伺った沢山の職場で見てきた統計的、これはかなり当たっています。

 

デスクの整理整頓できない人が、仕事ができない理由

 

デスクの上は、頭の中と同じです。

デスクが整理出来ていない人は、得てして頭の中が整理できていません。

 

そういうデスクの主は、ほぼ全員「どこに何があるかちゃんと分かってるから」と言います笑

でも絶対にそんなわけはありません!

 

人間の頭で処理できる量なんてたかが知れています。

ちゃんと分かっているつもりでも、分かってるのは「なんとなく」で、いざ必要になると結局探しモノをしてることが大半です。

これを仕事に置き換えてもらえば、自ずと見えてくると思います。

 

整理とは必要なモノと、不要なモノを分けて、不要なモノを捨てることです。

仕事にも優先順位があり、時間管理マトリクスで分類されるように、緊急で重要なものから、別に急ぎでも重要でもないものまであります。

 

 

 

机の整理が出来ていない人は、そういった仕事の優先順位も決められておらず、「なんとなく」で行っていることが多いのです。

 

時間管理マトリクス

そのため、第一領域にあるような「必須」の仕事を後回しにし、第四領域にあるような、「無駄」な仕事もしてしまっている…

だからデスクが汚い人は、仕掛の仕事が多く、残業も多い!!

つまり仕事ができない人が多い、ということです。

 

 

デスクの整理整頓のコツ

さて、ではデスクはどのように整理していけばよいのか。

よく職場で行われる5S活動(3S活動)の、整理・整頓のステップで行っていきましょう。

 

効果的な5S活動の進め方!ゼロから簡単に取り組める5Sのステップ

5Sとは?最初に知るべき5S活動の意味・目的と進め方の順番

 

まず整理と整頓は別物ですので、分けて考える必要があります。

重複しますが整理とは、「必要なモノと、不要なモノを分けて、不要なモノを捨てること」です。

そして、整頓とは、「必要なモノを、誰でもすぐに取り出せるようにすること」です。

 

ここで大事なのは順番です。

まずは整理から

不要なモノがなくなったら整頓に取りかかります。

 

5S活動では、まずは整理から始め、整頓、そして清掃へとステップアップしていきます。

 

要るか要らないか、どちらかわからないモノがでてきた、有効期限を決めて、ラベル(赤札)貼っておきましょう。

そして、期日が来たら捨てるようにして下さい。

 

では早速始めましょう!

デスクの整理

まずは机の上のモノを一つひとつ「要る」「要らない」と分類しましょう。

 

要らないモノは必ず出てきます。

それはあなたの仕事を遅らせる原因菌です。

勇気を持ってどんどん捨てていきましょう!

 

デスクの上が終わったら、今度は引き出しも行いましょう。

 

よく整理整頓を「きれいに納めること」と認識している人がいますが、それだとモノは溜まっていく一方で、また散らかってしまいます。

家でも職場でも、モノは放っておくと勝手に増えていきます。

それが片付かなり理由です。

 

使いやすくするためには、まずは要らないモノを一掃することが大事です!

デスクの整頓

要らないモノがなくなったら整頓に取りかかりましょう。

5S活動での整頓を簡単な三つのステップにまとめました。

  1. 定位置を決める
  2. 適正量を決める
  3. 標示をする

この順番に行っていただければ、簡単にデスクを整頓できます。

 

整頓ステップ①定位置を決める

使用頻度など考慮して、あなたにとって取り出しやすく、戻しやすい位置や向き(置き方)を考えましょう。

共用の場合は、利用者全員にとって使いやすいことが重要ですので、みんなの意見も聞くようにしてください。

 

見栄えよく並べるだけではだめです。

それだとまた、散らかってしまいます。

 

「これの置き場所はここ!」と、住所を確定することが大事です。

整頓ステップ②適正量を決める

場所が決まったら、量も決めましょう。

たとえ必要なモノでも、「こんなにたくさん要らない」という場合があります。

 

あなたにとって適正な量をしっかりと見極めた上で、「ここには、これだけの量を置く」というふうに定量化しましょう。

 

利用頻度が低い場合は、個人で保有せず、オフィス全体で共有する方法もあります。

弊社で3S活動のコンサルティングを担当させってもらっている伊藤歯車製作所様の事務所ではこんな感じで、使用頻度の少ない文具類を共有する形にされています。

伊藤歯車文具ラック

 

消耗品はには、「最大いくつ持つか」の定量と、「いくつになったらどこに発注する」という発注の仕組みまで出来ています!

伊藤歯車文具ラック2

このようにすれば、個人で無駄に持つ必要がなくなり、モノがスッキリしますし、持ち過ぎず、切らすことがありません。

取り入れてみて下さい。

 

整頓ステップ③標示をする

モノの場所と量が決まったら、最後に標示です。

テプラなどでラベリングをしましょう。

 

デスクの場合、書類のファイルにラベルングをして、デスクトレーなどのファイル置き場にもラベリング。

デスクの引き出しや、卓上のキャビネットの引き出しも、一つひとつ、しっかりラベリングしましょう。

 

デスクをスマートに整頓する姿絵管理

整頓には、「姿絵管理」という方法があります。

「姿絵」つまり、モノの形で管理する方法です。

 

こちらは弊社で担当している株式会社高産様のオフィスのデスクです。

高産引き出し

姿絵管理キットという専用の堅いスポンジの板を、そこに入れるモノの形に切り抜いて、「そこがこれの置き場所だ」と一目で分かるようにしています。

これ一つで、定位置化、適正量も保つことができます。

また戻す場所も一目でわかり、なくなった時も一瞬で気づきます。

 

伊藤歯車様では、さらにラベリングもされています。

伊藤歯車姿絵

 

整頓のポイント

デスクの整頓で注意していただきたいことがあります。

それは見栄え重視にならないことです。

 

職場のデスクは、作業をする場所です。

見た目をきれいにしても、それで仕事がやりづらくなってしまったら本末転倒です!

 

あくまでそれが効率的かを意識して整頓を行うようにしてください。

 

そして、これは5S活動を行う上での基本なのですが、「決めたルールは守ること」を意識して下さい。

もしルールが守られず、モノが溜まったり、所定の場所に置けない場合は、何か原因があるので、守れる工夫をするか、ルールを変更するようにしましょう。

 

まとめ

以上のように、デスクの整理整頓を行う際は、

  1. 不要なモノをいっさいがっさい無くす
  2. 定位置を決める
  3. 適正量を見極める
  4. 標示する

このプロセスで行ってもらえれば、あなたのデスクはきれいで使いやすくなります。

まずは整理から挑戦してみてください。

 

もし職場に、「全然片づけない人」「何度言っても片づけられない人がいる」、

その場合は、オフィス全体で取り組む必要があります。

 

ぜひ3S活動を取り入れてみて下さい。

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