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整理 整頓 職場の整理整頓のコツ

オフィス・職場の整理整頓ができないのはなぜ?原因と対策

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汚いデスク

 

オフィス・職場の整理整頓ができない!

 

と悩んでいる方は意外に多いのではないでしょうか?

おそらくあなたも、そういった悩みから当サイトを訪れて下さったことと思います。

 

会社、職場などでは「整理整頓」という標語や、「5S活動(3S活動)」のポスターを貼られていることがよくあります。

整理整頓飾り

でも、こういったものを貼り出しても、口でどれだけ「整理整頓しましょう」と啓発したところで、なかなか整理整頓ができるようにはなりません。

 

なぜできないのか...

 

それは整理整頓の意味や正しいやり方を知らないからです。

 

整理整頓の意味

「整理整頓」という言葉ですが、これをざっくり「お片付け」というイメージでとらえられている方が多いと思います。

でも実は「整理」と「整頓」はまったく別物です。

 

整理とは

整理とは、要るモノ要らないモノを分けて、要らないモノを捨てることです。

職場の場合は、要るモノを、急ぐモノ急がないモノに分類します。

 

ここで大事なのは要らないモノを捨てることです。

家でも職場でも、放っておけばモノはどんどん増えていきます。

 

モノは増えますが、スペースには限りがあります。

どんどん置く場所がなくなって、生活スペースや作業スペースまで浸食してしまう...

 

モノを捨てない、捨てられない、これがまず職場が片付かない理由です。

そのため、それが要るか要らないか、しっかり見定め、要らないモノはどんどん捨てていく必要があります。

 

整頓とは

整頓とは、要るモノを誰でもすぐに取り出せるようにすることです。

 

ここでポイントなのは、きれいに見栄えよく納めることではないということです。

特に職場の場合、モノの置き方は作業効率や、安全性にかかわってきます。

 

いかに素早く、楽に、取って使って戻せる仕組みを作るか。

これが整頓で一番考えなければならないことです。

 

一見綺麗に片付いていても、取りにくい、戻しにくいでは、本末転倒です。

 

 

整理整頓の進め方

綺麗なデスク

整理整頓は順番が大事です。

5S活動でも、[整理 → 整頓 → 清掃 → 清潔 → しつけ]の順番で行っていきます。

 

とにもかくにも、まずは整理からです。

 

要るモノと要らないモノが混在している状態では、本当に使いやすい整頓はできません。

また、モノがたくさんある状態では清掃もしにくく、とても非効率です。

 

まずはしっかり要らないモノを捨てることから始めましょう。

 

整理整頓のポイント①全員でルールを決める

職場の整理を進める上で大事なのは、まず「要るモノ」「急がないモノ」「要らないモノ」のルールを明確に設けることです。

モノがどんどん増えてしまうのは捨てる基準がないからです。

 

例えば、「1年間使わなければ捨てる」というように基準をしっかり決めてくことで、モノは一定以上は増えなくなります。

 

整頓の場合は、定位置(モノをどこに置くか)と、適正量(どれだけの量を保持するか)のルールを決めましょう。

そして、位置が確定したら、誰でもすぐ見つけて識別できるようにラベル標示や看板を施しましょう。

 

これが出来てくると、職場はどんどんと使いやすくなり、能率や生産効率が上がり、ムダがなくなってコストも減り、商品のクオリティも高まってきます。

 

整理整頓のポイント②全員でルールを守る

ここで大事なのは、このルールを「職場全員で守ること」です。

それは、平社員でも、役職者でも、経営者でも、アルバイトでも例外なくです。

 

「社長だから例外」と、ちょっとでも例外を作ってしまうと、そのルールは崩れ、いずれ機能しなくなります。

これは整理に限らず、5S活動すべてにおいて同じです。

 

ですので、職場の整理整頓は社員全員でしっかりとルールを共有して行わなければいけません。

誰か特定の人に任せたりしていては、いつまで経っても職場はきれいにはなりません。

 

これが、職場の整理が進まない一番の原因であり、改善すべき点です。

整理整頓のポイント③全員で取り組むこと

職場には、整理が得意な人もいれば、苦手な人も必ずいます。

だからと言って、得意な人だけ頑張っていてもキレイにはならないし、特定の人に負担やストレスがかかってしまいます。

 

もしあなたが、職場の整理が進まないと悩んでおられるのでしたら、まず全員で取り組めるようにしましょう。

全社で取り組める上司の人に相談してみましょう。

 

職場の整理整頓には、きれいになるだけではない、もっとたくさんのメリットがあります。

上司に提案する場合は、ぜひそれらのメリットもプレゼンしてみて下さい。

 


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