整理 整頓 職場の整理整頓のコツ

会社内の整理整頓をしたいが物を収めるスペースがない問題を解消する方法

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困る女性社員

 

整理整頓の苦手な上司が、部下に職場の片付けを押し付けることは、よくあります。

しかし「費用はかけるな」と言う。

そうは言われても、スペースにも限界があり物理的不可能。

 

まるで無理問答のよう。

これは一休さんのようにとんちで返すしかないのか?

 

ちょっと待ってください。

それは、根本的に「整理」というものを誤解しています。

 

整理とは

「整理整頓」とか「整理収納」という言葉を聞くと、

「綺麗に収める」「見栄えよく片づける」

おおよそこんなイメージをお持ちではないでしょうか?

 

でも、これは大きな間違いで、片付けができない大きな理由の一つです。

これは職場でもご家庭でも同じです。

 

片付けにおける「整理」にはしっかりとした定義があります。

 

整理とは、

「要るモノ」と「要らないモノ」を分けて、「要らないモノ」を処分すること

です。

職場で取り組まれる5S活動(3S活動)では「要るモノ」「要らないモノ」に加え「急がないモノ」とに分類します。

これは、作業効率などにも重点を置いているからです。

 

ポイントは、まずしっかり所有している全てモノを把握すること。

そして、徹底的に処分することです。

「限られたスペースにいかに詰め込むか?」という戦いではなく、「モノと向き合うこと」が整理の本質です。

 

まずは整理から始めましょう

おそらく、整理整頓しろと押し付けてきた上司も、「使いすく綺麗に収めろ」という意味合いで言っておられるのだと思います。

しかし、上記のように本当の意味での整理が出来ていなければ、「無駄な片付け」は永久に続きます。

 

仕事を快適に行うには、まず整理からが基本です。

先ほど出てきました職場で取り組まれる「5S活動」は「整理・整頓・清掃・清掃・しつけ」の活動。

 

この5S活動でも、まず「整理」から取り組みます。

 

要るモノと要らないモノが混在した状態では、それだけで色んなムダが発生してきます。

これは物理的な物に限らず、情報でも同じです。

 

ですので、まずは整理から始めていきましょう。

 

整理のステップ①分類する

整理したい棚や物置のモノを全て引っ張り出して、「要るモノ」と「要らないモノ」に分類してください。

自分では判断できないモノは、上の人に聞いて下さい。

 

やってみると分かると思いますが、普段から整理できていない場所からは「要らないモノ」が必ず出てきます。

こういったモノは、許可をもらってどんどん処分して行きましょう。

 

整理のステップ②保有期限を設ける

整理を進めて行くと、「今は要らないけど、この先要るかもしれない」というものも出てきます。

また、「どう考えても要らないモノだけど、上司が置いておきたいと言っているモノ」も出てくるでしょう。

 

こういった微妙なモノは、期限つきで保管しましょう。

「上司が置いておきたいモノ」も、可能ならば交渉して期限を決めてもらいましょう。

 

そして、それらのモノには赤札を貼ってください。

赤札

 

 

「いついつまで保管する」「誰が責任者か」というのを明確にして、対象のモノに貼り付けておきましょう。

複数ある場合は、できるだけ一箇所にまとめるようにしてください。

 

もし、その場所より使用頻度の少ないものを入れられる場所(納戸・倉庫)などにスペースがあれば、移動させてもいいかも知れません。

よく使う棚には、よく使用するモノだけ置くようにするのが理想です。

 

整理のステップ③捨てる基準を決める

ここまでで整理の作業は終わり。

かなりモノが減ってスッキリしたものと思います。

 

ですが、放っておくとモノは勝手に増えていきます。

「これ以上増やすまい」と思っていても、必ず増えます。

 

そうならないために必要なのが「捨てる基準」です。

これは、一人で決めることができないので、そこで働いている人みんなで話し合う時間が必要です。

 

そこで、

  • どういう状態になったら捨てる
  • どれくらいの期間使わなければ捨てる
  • どれくらいの量になったら捨てる

などの基準を決めて行きましょう。

これをきっちり表などにして、掲示板などに貼って全員が守れるようにしましょう。

処分のルール表

ここまですれば、今後無駄にモノは増えず、「整理」という作業は必要なくなります。

 

整理が終わったら次にやっと「整頓」のプロセスに入っていきます。

 

整頓とは

整理整頓と一言で言ってしまいますが、「整理」と「整頓」には違いがあり、しっかりと意味があります。

 

5S活動(3S活動)における「整頓」の定義は、

必要なモノを、必要な時に誰でもすぐに取り出せるようにすること

です。

 

あるものを綺麗に収めることではなく、職場の場合は特に「使いやすくする」ことが大事です。

モノの使いやすさは、能率や生産性に関わってきますので、何かを生み出す場ではとても重要な要素です。

 

整頓のプロセスはわかりやすく3つのステップにまとめました。

[定位置 → 適正量 → 標示]です。

 

整頓のステップ①定位置

何をどこに置くかのモノの定位置を、取り出しやすさ、動線などの利便性を考慮しながら決めていきしましょう。

「これの置き場はここ!」とルールを決めてしまえば、探しモノはなくなります。

 

またこのとき、置き方(向き)もポイントです。

「はさみは柄の方を手前に置く」など、みんなが当たり前だと思っているようなこともキッチリルール化しましょう。

 

皆にとって使いやすい置き場所、置き方がルール化されれば、とても作業が快適になります。

 

整頓のステップ②適正量

特に数が複数あるものなどに対しては、量もきっちり決めましょう。

普段の使用量を計算して、どれくらいが適正な量なのかを割り出し、それをキープできる仕組みを考えましょう。

 

消耗品などは、発注の仕組みなども作ってしまい、誰でもできるようにすれば、無駄がなく、とても効率的になります。

 

整頓のステップ③標示

定位置・適正量を決めたら、仕上げに標示・ラベリングをしましょう。

 

あまり小さすぎるの見えにくいので、パッと見て識別できるように。

誰が見ても一目で分かるように工夫して下さい。

 

キャビネットなどで、フタ・扉がある場合は、取り去ってもらうのが理想です。

中が見えない状態ですと、乱れがちになってしまう上、中のモノが把握しにくいというデメリットがあります。

どうしてもというものを除いては、扉は外してしまいましょう。

 

扉を外さない場合は、中に何が入っているか、なるべく外から分かるように標示をしてください。

 

まとめ

 

最後にもう一度おさらいです。

職場の整理整頓を始める時は

①要るモノと要らないモノに分けて、要らないモノを捨てる
②微妙なモノには期限を決め、赤札を貼っておく
③捨てる基準を決める
④定位置を決める
⑤適正量を決める
⑥標示をする

この順序で行ってください。

そうすれば、職場はとても快適になるのを実感していただけます。

 

一箇所がコンプリートしましたら、他の場所にも展開して、どんどんと整理整頓の輪を広げていってください。

 

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