整理 整頓 職場の整理整頓のコツ

社内のスペースがいつの間にか埋まっている!問題を解決するシンプルな方法

うそ、いつの間に

あなたの会社では、「いつの間にか社内のスペースが埋まってしまった…」なんてことありませんか?

例えば、ある部署が頑張って整理整頓(5S活動)を行い、せっかくスペースをこしらえたのにも関わらず、いつの間にか他の部署がそこにモノを置いてしまう。

 

スペースができる度にそこにモノが置かれ、イタチごっこになっている。

社内でそんなことは起こっていませんでしょうか。

 

5S活動のコンサルティングを担当している会社様でも、活動を始めた段階ではよく目にすることです。

 

もしそのような問題が起こっていたら、見逃さず早急に改善してください。

百害あって一利なしです。

 

「いつの間にか社内のスペースが埋まってしまう」問題のデメリット

例えばこんなデメリットがあります。

  • せっかく整理整頓を行っている部署のモチベーションが下がる
  • 誰のモノか分からず、聞いて回るというムダな時間が発生する
  • 勝手に処分することもできず何年も放置され、スペースのムダ使いになる

色んなムダは全てお金のムダに繋がります。

 

「いつの間にか社内のスペースが埋まってしまう」の対処法

この問題を打開する方法はとてもシンプルです。

それは「ルールを決めること」です。

 

例えば、以下のようなルールです。

  • そのスペースの管轄部署を決める
  • その管轄部署の許可を得てから物を置くようにする
  • そのスペースに置いてモノのルールを明確にする

こうすることで、モノ入ってきた時に同時に仕分けができます。

 

「誰が置いたかわからない!」ということも起こらず、ムダな時間はなくなります。

また、モノを減らすには、捨てる基準を決めることです。

 

「1年使わなかったら処分」とか、「これくらい劣化したら捨てる」という風に、モノ一つひとつにルールを決めて下さい。

そして一つひとつに定位置を決めましょう。

 

ただしルールは立場は関係なく全員が厳守です。

もし守られなければ、守れる工夫をするか、ルール自体を変えて下さい。

 

5S活動の本質は、「ルールを決めて、守ること」です。

「整理・整頓・清掃」にしっかりルールを決めて、それを継続していくことが「清潔」「躾(しつけ)」へと繋がっていきます。

 

組織が大きくなり、社員の数が多くなってくると、それぞれの価値観で動き、こういったことがたくさん起こってきます。

これは「ここにこれを置いた人間が悪い」という問題ではありません。

 

「仕組がない」ことが問題なのです。

このような支障が出たら、社員で話し合ってルールを作ることから始めて下さい。

5Sルールの作り方!5S活動の大半はルール作りである

ルールが増えていくと

ルールが増えていくと、縛られている気がするという意見も出てくるかもしれませんが、それは最初だけです。

 

今ルールがないと思っていても、実はただルールが明確でないだけで、暗黙のルールに従って動いているのです。

ルールは社員を縛るためにあるのではなく、お互いに気持ちよく仕事ができるようにするためのものです。

 

些細な問題でも、一つひとつルールを決めて解決していくことで、だんだんと社内環境は改善されてきます!

さて、

あなたの会社にはどんな問題が生まれていますか?

 

どんなルールがあれば解決できますか?

ぜひ色んな社員さんの言葉に注意を傾けてみて下さい。

 

 

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  • この記事を書いた人

(株)Smile System Support

全国で5S活動研修・セミナー・コンサルティング・講演活動を行っています。5S活動を通して社員一人ひとりが自ら考え行動する組織を作るお手伝いをしています。

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