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整理 整頓 職場の整理整頓のコツ

社内のスペースがいつの間にか埋まっている!問題を解決するシンプルな方法

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うそ、いつの間に

5S活動から社員の【気づく力・考える力・解決する力】が育つ社風づくりをサポートする会社 Smile System Support の代表・上石です。

 

あなたの会社では、「いつの間にか社内のスペースが埋まってしまった…」なんてことありませんか?

例えば、ある部署が頑張って整理整頓(5S活動)を行い、せっかくスペースをこしらえたのにも関わらず、いつの間にか他の部署がそこにモノを置いてしまう。

 

スペースができる度にそこにモノが置かれ、イタチごっこになっている。

社内でそんなことは起こっていませんでしょうか。

 

5S活動のコンサルティングを担当している会社様でも、活動を始めた段階ではよく目にすることです。

 

もしそのような問題が起こっていたら、見逃さず早急に改善してください。

百害あって一利なしです。

 

「いつの間にか社内のスペースが埋まってしまう」問題のデメリット

例えばこんなデメリットがあります。

  • せっかく整理整頓を行っている部署のモチベーションが下がる
  • 誰のモノか分からず、聞いて回るというムダな時間が発生する
  • 勝手に処分することもできず何年も放置され、スペースのムダ使いになる

色んなムダは全てお金のムダに繋がります。

 

「いつの間にか社内のスペースが埋まってしまう」の対処法

この問題を打開する方法はとてもシンプルです。

それは「ルールを決めること」です。

 

例えば、以下のようなルールです。

  • そのスペースの管轄部署を決める
  • その管轄部署の許可を得てから物を置くようにする
  • そのスペースに置いてモノのルールを明確にする

こうすることで、モノ入ってきた時に同時に仕分けができます。

 

「誰が置いたかわからない!」ということも起こらず、ムダな時間はなくなります。

また、モノを減らすには、捨てる基準を決めることです。

 

「1年使わなかったら処分」とか、「これくらい劣化したら捨てる」という風に、モノ一つひとつにルールを決めて下さい。

そして一つひとつに定位置を決めましょう。

 

ただしルールは立場は関係なく全員が厳守です。

もし守られなければ、守れる工夫をするか、ルール自体を変えて下さい。

 

5S活動の本質は、「ルールを決めて、守ること」です。

「整理・整頓・清掃」にしっかりルールを決めて、それを継続していくことが「清潔」「躾(しつけ)」へと繋がっていきます。

 

組織が大きくなり、社員の数が多くなってくると、それぞれの価値観で動き、こういったことがたくさん起こってきます。

これは「ここにこれを置いた人間が悪い」という問題ではありません。

 

「仕組がない」ことが問題なのです。

このような支障が出たら、社員で話し合ってルールを作ることから始めて下さい。

 

 

ルールが増えていくと

ルールが増えていくと、縛られている気がするという意見も出てくるかもしれませんが、それは最初だけです。

 

今ルールがないと思っていても、実はただルールが明確でないだけで、暗黙のルールに従って動いているのです。

ルールは社員を縛るためにあるのではなく、お互いに気持ちよく仕事ができるようにするためのものです。

 

些細な問題でも、一つひとつルールを決めて解決していくことで、だんだんと社内環境は改善されてきます!

さて、

あなたの会社にはどんな問題が生まれていますか?

 

どんなルールがあれば解決できますか?

ぜひ色んな社員さんの言葉に注意を傾けてみて下さい。

 

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